Προϋπολογισμός: Εφικτά ή Ιδεατά πρότυπα κόστους;

Σε προηγούμενο άρθρο, μιλήσαμε για τα πρότυπα ή προϋπολογιστικά κόστη, τα οποία θέτει ως στόχο η επιχείρηση. Ωστόσο, γεννάται το ερώτημα: πόσο δύσκολα θα πρέπει να επιτυγχάνονται τα πρότυπα κόστη;

Θα πρέπει να τίθενται πρότυπα τα οποία σπάνια θα υπερβαίνονται από τα πραγματικά κόστη; Ή, μήπως, θα πρέπει τα πρότυπα κόστη να είναι τόσο δύσκολα επιτεύξιμα, που τα πραγματικά κόστη θα τα υπερβαίνουν στις περισσότερες περιπτώσεις;

Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις εξαρτώνται από τους σκοπούς της χρήσης των πρότυπων κοστών και τον τρόπο με τον οποίο τα πρότυπα επηρεάζουν τη συμπεριφορά των εργαζομένων. 

Τα ιδεατά πρότυπα

Τα ιδεατά (ή τέλεια) πρότυπα μπορούν να επιτευχθούν σχεδόν μόνο κάτω από ιδανικές συνθήκες λειτουργίας της επιχείρησης. Τα πρότυπα αυτά, προϋποθέτουν την πλήρη αξιοποίηση της παραγωγικής δυναμικότητας, τις χαμηλότερες δυνατές τιμές αγορών των εισροών, την καλύτερη δυνατή ποιότητα υλικών, καθώς και καμία διακοπή στην παραγωγή, λόγω π.χ. βλάβης κάποιου μηχανήματος ή διακοπής ρεύματος.

Μερικοί επιχειρηματίες θεωρούν, ότι τα ιδεατά πρότυπα αποτελούν σημαντικό παράγοντα υποκίνησης των εργαζομένων. Υποστηρίζουν ότι, καθώς θεωρητικά το πρότυπο είναι επιτεύξιμο, οι εργαζόμενοι έχουν κίνητρο να το προσεγγίσουν στο μέγιστο βαθμό.

Δεν είναι λίγοι, ωστόσο, αυτοί οι οποίοι διαφωνούν. Πιστεύουν ότι τα ιδεατά πρότυπα αποθαρρύνουν τους εργαζομένους, καθώς είναι σχεδόν ανέφικτο να επιτευχθούν. Επίσης, η θέσπιση μη πραγματιστικών προτύπων μπορεί να ενθαρρύνει τους εργαζομένους να «κλέψουν», π.χ. να θυσιάσουν την ποιότητα του προϊόντος, για να επιτύχουν χαμηλότερα κόστη. 

Παραβλέποντας την ποιότητα των πρώτων υλών, ένας υπεύθυνος προμηθειών μπορεί να επιτύχει χαμηλότερα κόστη. Ωστόσο, το χαμηλότερο κόστος μπορεί να συνεπάγεται κακής ποιότητα προϊόντα και ενδεχομένως υψηλότερα, τελικά, κόστη για την αντικατάσταση των ελαττωματικών προϊόντων και τη διαχείριση των παραπόνων των πελατών.

Τα εφικτά πρότυπα

Τα εφικτά πρότυπα απαιτούν αρκετή προσπάθεια, ωστόσο, μπορεί κανείς να προσδοκά ότι θα τα επιτύχει. Τα πρότυπα αυτά προϋποθέτουν μια παραγωγική διαδικασία η οποία είναι αποδοτική κάτω από συνήθεις συνθήκες λειτουργίας και αναγνωρίζουν έκτακτα γεγονότα, όπως η βλάβη ενός μηχανήματος, καθώς και κανονικά επίπεδα φύρας πρώτων υλών. Η επίτευξη των εφικτών στόχων κινητοποιεί τους εργαζομένους, χωρίς να απαιτεί θαύματα.

Πολλοί πιστεύουν ότι τα εφικτά πρότυπα ενθαρρύνουν περισσότερο θετικές και παραγωγικές στάσεις των εργαζομένων σε σχέση με τα ιδεατά.

Επίσης, θα πρέπει να έχουμε υπ’ όψη μας ότι τα πρότυπα (ή προϋπολογιστικά) κόστη χρησιμοποιούνται σε πολλές επιχειρήσεις ως εργαλείο αξιολόγησης των εργαζομένων και επηρεάζουν αποφάσεις όπως προαγωγές, αυξήσεις μισθών, χορήγηση επιπρόσθετης αμοιβής ως επιβράβευση κ.λπ.  Σε αυτήν την περίπτωση, τα πρότυπα επηρεάζουν τη συμπεριφορά των εργαζομένων τόσο θετικά, όσο και αρνητικά.

Για παράδειγμα, η προοπτική ενός μπόνους στον υπεύθυνο προμηθειών ενός εστιατορίου, μπορεί να οδηγήσει στην εξεύρεση φθηνότερων προμηθευτών, την αποφυγή της σπατάλης των υλικών και την αντιμετώπιση των φαινομένων κλοπής προμηθειών από το προσωπικό της επιχείρησης.Μπορεί, ωστόσο, να οδηγήσει στην αγορά χειρότερης ποιότητας κρέατος, το οποίο θα είναι μεν φθηνότερο και θα χαρίσει το μπόνους στον υπεύθυνο προμηθειών, αλλά θα συνιστά παράλληλα αιτία για τη μείωση της πελατείας του καταστήματος (κάτι για το οποίο δεν αξιολογείται ο υπεύθυνος προμηθειών).

Μια τέτοια αρνητική συμπεριφορά είναι πιθανότερο να υιοθετηθεί από τους εργαζομένους, όταν τους αναθέτουν ιδεατά, σχεδόν μη επιτεύξιμα πρότυπα και τους κρίνουν με βάση αυτά. Θα πρέπει πάντα να θυμόμαστε ότι όταν απαιτούνται από τους ανθρώπους παράλογα πράγματα, τότε αυτοί πολύ πιθανόν να «κλέψουν» ή να πουν ψέματα, παρά να προσπαθήσουν να τα πραγματοποιήσουν.