4 αντιλήψεις για τον Χρόνο που σου κάνουν κακό

Αν δυσκολεύεσαι να διαχειριστείς τον χρόνο και το πρόγραμμά σου και δεν βρίσκεις αρκετό χρόνο μέσα στην ημέρα για να κάνεις όλα όσα έχεις αναλάβει, ίσως αρχίσεις να αναρωτιέσαι αν απλά δεν έχεις βρει ακόμα την σωστή τακτική διαχείρισης χρόνου.

Όπως και να έχει, η αντίληψη που έχεις για τον χρόνο και τα καθήκοντά σου, μπορεί να είναι λανθασμένη και να σου δημιουργεί προβλήματα. Να λοιπόν τέσσερις από τις μεγαλύτερες παρεξηγήσεις για τον χρόνο και την διαχείριση του στο γραφείο, που μπορούν πραγματικά να σε δυσκολέψουν ή / και να βλάψουν την καριέρα σου.

1. «Πάντα υπάρχει χρόνος μέσα στην εβδομάδα να κάνω αυτό που θέλω/πρέπει, αρκεί να διαχειριστώ σωστά το χρόνο μου».

Αυτό μπορεί να είναι αλήθεια ως ένα σημείο, αλλά όχι πάντα. Πολύ συχνά οι άνθρωποι αντιμετωπίζουν τα συστήματα και τις τεχνικές Διαχείρισης Χρόνου ως μαγικές λύσεις για ένα πρόγραμμα που απλά είναι φορτωμένο με πολύ περισσότερα από όσα μπορεί να κάνει κάποιος μέσε σε μια ημέρα.

Όταν αυτή είναι η περίπτωσή σου, τότε η λύση δεν είναι να ψάχνεις πιο εξελιγμένες τεχνικές Διαχείρισης Χρόνου. Στην πραγματικότητα αυτό μάλλον θα σε βλάψει, δημιουργώντας σου ενοχές που δεν μπορείς να καταφέρεις τα πάντα. Επιπλέον έτσι δεν θα αντιμετωπίσεις την πηγή του προβλήματος.

Όταν απλά δεν υπάρχει αρκετός χρόνος μέσα στην εβδομάδα για να κάνεις όλα όσα θέλεις ή χρειάζεται, τότε η λύση είναι να ξαναδείς όλα αυτά που έχεις αναλάβει να κάνεις. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι πρέπει να μιλήσεις με τον προϊστάμενο ή να βάλεις προτεραιότητες στη δουλειά και τη ζωή σου. Όποια και αν είναι η λύση, πάντα ξεκινάει με το να είμαστε απόλυτα ειλικρινείς με το τι μπορούμε και τι δεν μπορούμε να κάνουμε. Αλλά και με την συνειδητοποίηση ότι δεν μπορούμε να τα έχουμε όλα.

2. «Θα φανεί άσχημο, αν πω Όχι»

Στην πράξη αυτό που δείχνει άσχημο είναι να αναλαμβάνουμε περισσότερα πράγματα από όσα μπορούμε να διαχειριστούμε και μετά είτε να μην αποδίδουμε στο επιθυμητό επίπεδο ή να τα παρατάμε εντελώς. Όλο αυτό είναι πολύ πιο άσχημο από το να πούμε εξαρχής: «Είμαι εντελώς πηγμένος αυτή την περίοδο, οπότε δε νομίζω ότι μπορώ να το αναλάβω αυτό, χωρίς να πάει κάτι άλλο πίσω».

Και για να είμαστε ξεκάθαροι, το να αρνηθείς δεν σημαίνει να πεις ένα «ξερό» όχι. Ανάλογα με το σε ποιον μιλάς, μπορεί να είναι «μπορώ να το κάνω, μόνο αν αφήσουμε λίγο πίσω το Χ και Υ» ή «πολύ θα το ήθελα, αλλά έχω τόσα να κάνω που δεν βλέπω τρόπο να χωρέσει» ή «είναι εκπληκτική ιδέα, αλλά είμαι φουλ με το Χ αυτές τις μέρες».

Γιατί φυσικά χρειάζεται να σκεφτείς και ποιο είναι το ακροατήριο σου. Για παράδειγμα, δεν λες όχι εύκολα στον CEO. (Αν και ακόμα και σε τέτοιες περιπτώσεις, υπάρχουν φορές που ίσως πρέπει να το κάνεις. Απλά θα χρειαστεί ειδική προσοχή ο τρόπος).

3. «Αν μου δίνουν συνέχεια δουλειά, σημαίνει ότι περιμένουν να βρω έναν τρόπο να την κάνω κι αυτήν».

Αν ο προϊστάμενός σου συνέχεια σου φορτώνει δουλειά, ίσως νομίζεις ότι περιμένει να την κάνεις όλη μαζί. Στο κάτω κάτω ξέρει το φόρτο εργασίας που έχεις, σωστά; Στην πραγματικότητα όμως πολλοί προϊστάμενοι περιμένουν από εσένα να διαχειριστείς μόνος σου τον χρόνο και να τους απασχολήσεις μόνο όταν υπάρχει κάποιο πρόβλημα.

Άρα όσο δεν μιλάς, υποθέτουν ότι έχεις χώρο να αναλάβεις και άλλα πράγματα. Αν όμως θέσεις το θέμα («Είμαι πολύ φορτωμένος με την τάδε υπόθεση και δεν μπορώ να κάνω και αυτά τις επόμενες δύο εβδομάδες»), οι προϊστάμενοι που έχουν κοινή λογική θα σε βοηθήσουν να βάλεις προτεραιότητες, θα σε ξεφορτώσουν από κάτι, θα φέρουν έξτρα βοήθεια ή γενικά θα προσπαθήσουν να σκεφτούν κάποια λύση.

Όμως για να γίνει αυτό, όπως λέμε και στο σεμινάριό μας στα Office Politics, θα πρέπει να θέσεις το θέμα με ωραίο τρόπο, που να μην σε κάνει να δείχνεις τεμπέλης ή φυγόπονος. Και να μην υποθέτεις ότι γνωρίζουν, αν δεν πεις εσύ κάτι.

4. «Θα το κάνω την τελευταία στιγμή»

Αν αφήνεις να περάσει ο χρόνος προτού κάνεις κάτι και κινητοποιείσαι λίγο μόλις πριν την τελική διορία, ουσιαστικά βάζεις τον εαυτό σου σε θέση αποτυχίας. Μερικές φορές αυτή η στρατηγική οριακά θα λειτουργήσει. Αλλά τι γίνεται με όλες τις άλλες φορές που θα προκύψει μια αναποδιά ή που πραγματικά δεν θα προλάβεις;

Ή τι γίνεται αν ξεκινήσεις να το δουλεύεις τελευταία ώρα, για να αντιληφθείς λίγο μετά ότι χρειάζεσαι να λάβεις πληροφορίες και από κάποιον άλλο; Για αυτό καλό για εσένα τον ίδιο μακροχρόνια είναι να προβλέπεις αρκετό χρόνο για κάθε εργασία, ώστε να προλαμβάνεις και τυχόν ατυχίες και να μην τρέχεις τελευταία ώρα να μπαλώσεις τα πράγματα.

Το να μειώσεις την αναβλητικότητα, όπως λέμε στο Σεμινάριο Διαχείρισης Χρόνου, γίνεται πολύ εύκολα με συγκεκριμένες στρατηγικές που εξηγούμε, ώστε να μπορείς να είσαι πιο παραγωγικός.