Workload Management: Πόσο και τι είδους Προσωπικό χρειάζεται να απασχολεί η επιχείρησή μου;

Αν αναρωτιέσαι πόσα άτομα χρειάζεται η επιχείρησή σου για να λειτουργεί ομαλά και πως μπορείς να τα υπολογίσεις αυτά, βρίσκεσαι στο σωστό σημείο.

Δεν χρειάζεται να το πας στο περίπου, μπορείς να το κάνεις με ακρίβεια, αρκεί να εκτιμήσεις ποιο είναι το φόρτο εργασίας (workload) και να το διαχειριστείς κατάλληλα.

Η διαχείριση του φόρτου εργασίας (workload management) είναι ένας κλάδος του management που παρεμβαίνει στην στελέχωση της επιχείρησης, στον προγραμματισμό των εκτελούμενων εργασιών της και στην κατανομή του προσωπικού με στόχο τη βελτιστοποίηση της παραγωγικότητας της επιχείρησης. Οι παρεμβάσεις αυτές πραγματοποιούνται υπό τον περιορισμό των επιθυμητών βαθμών:

(α) αξιοποίησης του προσωπικού,

(β) ικανοποίησης των πελατών,

(γ) ικανοποίησης του προσωπικού και

(δ) κόστους λειτουργίας της επιχείρησης,

που έχουν τεθεί ως στόχοι από τη διοίκηση της επιχείρησης.  Αν θέλαμε να αποδώσουμε σχηματικά τις παραμέτρους, θα είχαν κάπως έτσι:

Ο συνυπολογισμός αυτών των παραμέτρων αποσκοπεί στην μέγιστη παραγωγικότητα, η οποία αρχικά επηρεάζεται από την Στελέχωση, το Πλάνο σου και την ανακατανομή των Πόρων.

Με την αποτελεσματική διαχείριση του φόρτου εργασίας επιτυγχάνεται  ο προσδιορισμός των ισοδυνάμων πλήρους απασχόλησης σε κάθε κατηγορία Προσωπικού που απαιτούνται για τη εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης.

Για να επιτευχθεί αυτό, πρέπει να υπολογιστούν οι πρότυποι χρόνοι εργασίας, οι οποίοι ορίζονται ως ο εργάσιμος χρόνος που απαιτείται για την παροχή μιας συγκεκριμένης μονάδας μέτρησης της υπηρεσίας, ούτως ώστε να διασφαλίζεται το κατάλληλο επίπεδο ποιότητας της υπηρεσίας αυτής.

Ο απαιτούμενος χρόνος εργασίας διορθώνεται με τον επιθυμητό συντελεστή αξιοποίησης προσωπικού. Καθώς η ανθρώπινη φύση δεν επιτρέπει την αδιάλειπτη εργασία, για κάθε ενέργεια αναγνωρίζονται χορηγήσεις χρόνου ή νεκροί χρόνοι, ανάλογα με το βαθμό απαιτητικότητας της ενέργειας αυτής.

Τέλος, πρέπει να προσδιορίσεις τον απαιτούμενο αριθμό εργαζομένων σε όρους ισοδυνάμων πλήρους απασχόλησης (1 εργαζόμενος = 1 ισοδύναμο πλήρους απασχόλησης).

Όπως βλέπεις λοιπόν, προκειμένου να μπορείς να αξιοποιείς στο μέγιστο το Προσωπικό της επιχείρησής σου, χρειάζεται να κάνεις σαφείς υπολογισμούς με καλό πλάνο και προγραμματισμό, κάτι στο οποίο μπορούμε να σε βοηθήσουμε έμπρακτα.