Βάλε Πρόγραμμα: 6 τακτικές για να κάνεις περισσότερα σε λιγότερο χρόνο

Αν έχεις νιώσει αυτό το άσχημο συναίσθημα του να πηγαίνεις την Δευτέρα το πρωί στη δουλειά και να ανακαλύπτεις ότι το πρόγραμμα σου είναι φορτωμένο για όλη την εβδομάδα, χωρίς να σου αφήνει χρόνο να δουλέψεις σε κάποια σημαντικά πράγματα, ή το εξίσου άσχημο συναίσθημα του να φτάνει Παρασκευή και να μην έχεις ιδέα του τι κατάφερες να κάνεις μέσα στην εβδομάδα, τότε το πρόγραμμα σου μπορεί να είναι ταυτόχρονα και το πρόβλημα και η λύση.

Βλέπεις, ο τρόπος με τον οποίο διαχειριζόμαστε τον χρόνο μας, όχι μόνο λέει πολλά για εμάς, αλλά πολλές φορές κρίνει και το πόσο πολύ θα προχωρήσουμε στην καριέρα μας.

Πιο κάτω σου καταγράφουμε 6 στρατηγικές για να διαχειρίζεσαι καλύτερα το πρόγραμμα σου, με έναν τρόπο που θα σε βοηθήσει να αξιοποιείς τον χρόνο σου στην κατεύθυνση που εσύ επιθυμείς.

1. Προγραμμάτισε meeting με τον … εαυτό σου

Όπως θα προγραμμάτιζες ραντεβού και meeting με άλλους συναδέλφους, κάνε το ίδιο και με τον εαυτό σου. Για κάποιο λόγο κανονίζουμε meeting με άλλους χωρίς κανένα δισταγμό, αλλά δεν σκεφτόμαστε να προγραμματίσουμε χρόνο και για εμάς και τις δικές μας δουλειές. Ταυτόχρονα, συχνά απογοητευόμαστε ή εκνευριζόμαστε που δεν βρίσκουμε χρόνο να συγκεντρωθούμε και να εστιάσουμε σε πράγματα χωρίς να μας διακόψουν.

Η απάντηση σε αυτό είναι να ορίζουμε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα για τον εαυτό μας, όπου θα μπορούμε να δουλέψουμε πάνω στα δικά μας πράγματα, και σε αυτό τον χρόνο να μην είμαστε διαθέσιμοι για τους άλλους (όπως ακριβώς θα συνέβαινε αν ήμασταν σε ένα meeting δηλαδή). Μερικοί managers μάλιστα προσπαθούν να ορίζουν μία συγκεκριμένη μέρα για να το κάνουν αυτό, κρατώντας την χωρίς καθόλου meeting και άλλες περισπάσεις.

2. Έλεγχε το email σου σε συγκεκριμένες ώρες

Αν έχεις συνηθίσει και εσύ να ελέγχεις το email σου, καθ’ όλη τη διάρκεια της ημέρας, όποτε βρίσκεις μια ελεύθερη στιγμή ή όποτε σε έρχεται μία νέα ειδοποίηση, τότε ήδη γνωρίζεις ότι κάθε νέο email μπορεί να σε απορροφήσει, να σου αποσπάσει τη συγκέντρωση και να πάρει την προσοχή σου από τα πιο επείγοντα και σημαντικά θέματα.

Γι’ αυτό προσπάθησε να ορίζεις συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα μέσα στην ημέρα για να ελέγχεις το email σου, και μην ασχολείσαι μαζί του εκτός αυτού του χρόνου. Βέβαια, είναι μια χαρά το να ρίχνεις μια ματιά και άλλες ώρες για να βεβαιωθείς ότι δεν έχει προκύψει κάτι εξαιρετικά επείγον, αλλά κράτα την επεξεργασία των συνηθισμένων email εντός των προγραμματισμένων διαστημάτων. Η αλήθεια είναι πως αυτό ίσως απαιτήσει λίγη προσπάθεια, αλλά είναι βέβαια πως θα σε βοηθήσει να δεις μεγάλη διαφορά στην παραγωγικότητα σου.

3. Προγραμμάτισε τον Ελεύθερο Χρόνο σου

Αν θες ελεύθερο χρόνο, βάλε τον κι αυτόν στο πρόγραμμα. Διαφορετικά είναι πιθανό να «ποδοπατηθεί» από άλλες ασχολίες. Για παράδειγμα, αν γνωρίζεις ότι θα έχεις μια πολύ φορτωμένη και αγχωτική εβδομάδα από τη Δευτέρα μέχρι την Πέμπτη, ίσως θα θες να προγραμματίσεις δύο ώρες αργά την Πέμπτη για να χαλαρώσεις. Και μόνο που θα τον καταγράψεις στο Πρόγραμμα σου και ο ελεύθερος χρόνος «επισημοποιείται» είναι και πιο πιθανό να τηρηθεί.

4. Γκρούπαρε παρόμοιες δραστηριότητες μαζί

Είναι δύσκολο να εναλλάσσεσαι συνέχεια ανάμεσα σε meeting και ατομική εργασία και ξανά meeting και τούμπαλιν. Αν όμως γκρουπάρεις τις ομοειδείς δραστηριότητες μαζί, είναι πολύ πιο πιθανό να είσαι και παραγωγικότερος με την κάθε μία.

Για παράδειγμα, αν έχεις αρκετά meeting εκτός του γραφείου, προσπάθησε να τα ορίσεις όλα την ίδια ημέρα. Το ίδιο και αν έχεις να κάνεις πολλά τηλέφωνα. Όρισε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για να τα διεκπεραιώσεις όλα στη σειρά. Με αυτό τον τρόπο δεν θα χρειάζεται να διακόπτεις συνεχώς μέσα στην ημέρα και να χάνεις την συγκέντρωσή σου πηγαίνοντας από το ένα πράγμα στο άλλο.

5. Απόφυγε τα χρονοβόρα meeting

Όταν προγραμματίζουν κάποιο meeting, οι περισσότεροι άνθρωποι τα κανονίζουν σε μονάδες της μιας ώρας. Πολύ συχνά όμως, δεν χρειάζεται τόσο χρόνος, οπότε το meeting «ξεχειλώνει» προκειμένου να καλύψει τον προγραμματισμένο χρόνο. Για αυτό προσπάθησε να περιορίζεις αυτό τον χρόνο, ρωτώντας αν 30 λεπτά θα είναι αρκετά. Οι πιο πολλοί άνθρωποι θα συμφωνήσουν με αυτό και θα γλυτώσεις πολύτιμο χρόνο.

6. Δες τη μεγάλη εικόνα

Κατά διαστήματα κάνε ένα βήμα πίσω και κοίτα από τι αποτελείται το πρόγραμμα σου. Δείχνει με ακρίβεια ποιες είναι οι προτεραιότητές σου; Ή είναι κάπως εκτός ισορροπίας; Για παράδειγμα, ίσως παρατηρήσεις ότι το ημερολόγιο σου είναι γεμάτο από meeting μικρής σημασίας και δεν αφήνει αρκετό χρόνο ελεύθερο για τις υψηλότερες προτεραιότητες.

Εάν ισχύει αυτό, τότε είναι ένα σήμα για να αρχίσεις να προγραμματίζεις τον χρόνο σου διαφορετικά, να λες όχι σε meeting ή δραστηριότητες που σου ξοδεύουν χρόνο και δεν έχουν αξία, προκειμένου να μένει χώρος και για όσα είναι σημαντικά.

Όπως εξηγούμε και στο σεμινάριο Διαχείρισης Χρόνου, πολύ συχνά ο τρόπος με τον οποίο προγραμματίζουμε τον χρόνο μας δεν συμβαδίζει με το πώς λέμε ότι θέλουμε να χρησιμοποιούμε τον χρόνο μας. Και μόνο μια πιο στρατηγική ματιά στον τρόπο που τον καταναλώνουμε, μπορεί να μας καταδείξει ότι γίνεται αυτό.