Προϋπολογισμός: 5 λόγοι που κάθε επιχείρηση τον χρειάζεται

Ο προϋπολογισμός είναι ένα αναλυτικό σχέδιο, εκφρασμένο σε ποσοτικούς όρους, που προσδιορίζει πώς μια επιχείρηση θα αποκτήσει και θα αξιοποιήσει παραγωγικούς πόρους σε μία συγκεκριμένη χρονική περίοδο (π.χ. μήνας, έτος κ.λπ.).

Η διαδικασία σύνταξης ενός προϋπολογισμού υπηρετεί πέντε βασικούς σκοπούς:

#1 Σχεδιασμός

Ο πιο προφανής σκοπός ενός προϋπολογισμού είναι να ποσοτικοποιήσει ένα σχέδιο δράσης .Η σύνταξη ενός προϋπολογισμού αναγκάζει τους υπαλλήλους μιας επιχείρησης να προγραμματίσουν.

Π.χ. η σύνταξη ενός τριμηνιαίου προϋπολογισμού σε ένα ξενοδοχείο υποχρεώνει τον υπεύθυνο του ξενοδοχείου, τον υπεύθυνο κρατήσεων και τον υπεύθυνο σίτισης να προγραμματίσουν το προσωπικό και τις προμήθειες που θα απαιτηθούν για να ικανοποιήσουν την αναμενόμενη ζήτηση για τις υπηρεσίες του ξενοδοχείου.

#2 Εργαλείο επικοινωνίας και συντονισμού

Για να είναι μια επιχείρηση αποτελεσματική, κάθε τμήμα της επιχείρησης θα πρέπει να γνωρίζει το σχεδιασμό των υπόλοιπων τμημάτων.

Π.χ. ο υπεύθυνος σίτισης ενός ξενοδοχείου θα πρέπει να γνωρίζει τα δεδομένα των κρατήσεων του υπεύθυνου κρατήσεων, ώστε να προγραμματίσει τις ποσότητες προμηθειών που απαιτούνται για την ετοιμασία του πρωινού.

#3 Κατανομή πόρων

Γενικά, οι πόροι μιας επιχείρησης είναι περιορισμένοι και η σύνταξη προϋπολογισμού αποτελεί εργαλείο για κατανομή των πόρων μεταξύ ανταγωνιστικών χρήσεων.

Π.χ. ένα ξενοδοχείο πρέπει να κατανείμει (α) περιορισμένους χρηματικούς πόρους για τη συντήρηση της πισίνας ή την αντικατάσταση των φθαρμένων τραπεζομάντιλων του ξενοδοχείου, (β) το προσωπικό σε υπηρεσίες καμαριέρας ή λάντζας κ.ο.κ., σύμφωνα με τα εκτιμώμενα επίπεδα των δραστηριοτήτων και τις στρατηγικές επιλογές της επιχείρησης.

#4 Διαχείριση της χρηματοοικονομικής και λειτουργικής επίδοσης

Ο προϋπολογισμός είναι ένα σχέδιο και, όπως κάθε σχέδιο, υπόκειται σε αλλαγές. Παρ’ όλα αυτά, ο προϋπολογισμός συνιστά ένα χρήσιμο μέτρο σύγκρισης με το οποίο συγκρίνονται τα πραγματικά αποτελέσματα και πραγματοποιείται ένας απολογισμός.

Π.χ. η σύγκριση των εκτιμώμενων κρατήσεων ενός ξενοδοχείου με τις όντως πραγματοποιηθείσες κρατήσεις μπορεί να αποτελεί μία ένδειξη για την αποτελεσματικότητα του ξενοδοχείου να προσελκύει πελάτες.

#5 Αξιολόγηση της επίδοσης και παροχή κινήτρων

Η σύγκριση των απολογιστικών με τα προϋπολογιστικά στοιχεία βοηθά την επιχείρηση να αξιολογήσει την επίδοση υπαλλήλων, τμημάτων, λειτουργιών ή ακόμα και όλης της επιχείρησης. Καθώς οι προϋπολογισμοί χρησιμοποιούνται για την αξιολόγηση της επίδοσης, μπορούν επίσης να χρησιμεύσουν ως εργαλείο παροχής κινήτρων για υπαλλήλους να αποδίδουν καλά και να επιτυγχάνουν τους στόχους.

Π.χ. πολλές επιχειρήσεις προσφέρουν κίνητρα στους εργαζομένους τους να βελτιώσουν την κερδοφορία της επιχείρησης, προσφέροντας επιπρόσθετη αμοιβή επιβράβευσης σε εργαζομένους που επιτυγχάνουν ή υπερβαίνουν τους προσωπικούς τους στόχους κερδοφορίας, που έχουν τεθεί.

Αν ενδιαφέρεσαι να μάθεις πώς οι πέντε αυτοί σκοποί είναι συναφείς στη διοίκηση μιας μικρομεσαίας επιχείρησης, και να κάνεις τον προϋπολογισμό πολύτιμο εργαλείο, επικοινώνησε μαζί μας.