Οργάνωση και Προβλήματα: 2 αναγκαίες αρχές στο management, πού ίσως δεν έχεις σκεφτεί

Δύο βασικές αρχές του management που συχνά αγνοείς.

Οι αρχές στην διοίκηση είναι πολλές και, μέχρι στιγμής φυσικά, δεν υπάρχει κάποιο βιβλίο που να τις περιλαμβάνει όλες. Καλό λοιπόν είναι να αναφερόμαστε σε αυτές, όσο συχνά χρειάζεται, καθώς νέες συνθήκες και περιστάσεις εμφανίζονται καθημερινά και προκαλούν τις ικανότητες μας.

Σήμερα όμως θέλω να αναφερθώ σε δύο συγκεκριμένες αρχές, τις οποίες μάλιστα συνειδητοποίησα πρόσφατα, όταν χρειάστηκε να αντιμετωπίσω ορισμένες εργασιακές προκλήσεις.

Η υπερβολική οργάνωση μπορεί να είναι προβληματική

Ως επιχειρηματίας είναι λογικό να θέλεις τα πάντα στην επιχείρηση σου να λειτουργούν ομαλά, σαν ένα καλοκουρδισμένο ρολόι. Θεωρείς ότι όσο περνάει από το χέρι σου, τα πάντα θα έχουν μία αρμονική ισορροπία και όλοι θα είναι ευχαριστημένοι. Έτσι στρέφεσαι στην υλοποίηση της απόλυτης οργάνωσης!

Φυσικά και η οργάνωση είναι σημαντική σε κάθε επιχείρηση και φυσικά δεν θα υπάρξει κάποιος που να ισχυριστεί το αντίθετο (κανένας επιχειρηματίας δεν θέλει να φαίνεται τσαπατσούλης και μία τέτοια δήλωση μπορεί να τον εκθέσει.). Ας δούμε όμως μαζί και μία άλλη οπτική γωνία.

Ένα από τα πολλά χαρακτηριστικά του ανθρώπου είναι να υπερβάλει σε οτιδήποτε μπορεί να του προσφέρει θετικό αποτέλεσμα στην καθημερινότητα του (είτε αυτό λέγεται προσωπική ζωή, είτε επαγγελματική). Έτσι, σε χρόνο μηδέν, οι οργανωτικές μας τάσεις μπορούν να μετατραπούν σε νευρωτικές εμμονές!

Καταλήγεις να οργανώνεις ανούσιες λεπτομέρειες και πράγματα τα οποία στην πραγματικότητα δεν σε βοηθούν ουσιαστικά πουθενά. Και εν τέλει αντικαθιστούν την αυθεντική καινοτομία.

Πλέον η οργάνωση έχει γίνει «κύριος» του εαυτού της αντί εργαλείο δικό σου.

Σίγουρα πολλοί πελάτες μας έχουν δει αυτή την θεωρία στην πράξη: η υπερβολική οργάνωση το μόνο που κάνει είναι να σαμποτάρει την πραγματική οργάνωση.

Είναι λοιπόν πιο συνετό να τηρείς τους γενικούς κανόνες οργάνωσης, παρά να προσπαθείς να τακτοποιήσεις και την παραμικρή λεπτομέρεια. Οι άνθρωποι δημιούργησαν την οργάνωση, όχι το αντίστροφο.

Παραχώρησε λοιπόν το κομμάτι της οργάνωσης στους ανθρώπους που είναι αρμόδιοι και παράλληλα σταμάτα να επεμβαίνεις συνεχώς και να δίνεις σαφείς οδηγίες για το τι θέλεις από εκείνους.

Επιπλέον, μία αλληλοεπικάλυψη της ευθύνης κατά την ανάθεση καθηκόντων θα μπορούσε να προσφέρει ένα ακόμα θετικό αποτέλεσμα.

Δεν είναι απαραίτητα κακό να ασχολούνται με ένα έργο περισσότερα άτομα. Ο πλεονασμός σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να επιφέρει έναν υγιή ανταγωνισμό ο οποίος αυξάνει την απόδοση και την παραγωγικότητα μέσα στην επιχείρηση. Ας το παραδεχτούμε! Ποιος επιχειρηματίας δεν θα το ήθελε αυτό;

Θες να αυξήσεις την απόδοση της επιχείρησης σου; Δες εδώ

Δεν χρειάζονται όλα τα προβλήματα άμεση λύση

Έχεις «πιάσει» ποτέ τον εαυτό σου να ανησυχεί για κάποιο πρόβλημα το οποίο, με κάποιο μαγικό τρόπο, λύνεται μόνο του μέσα στο επόμενο δευτερόλεπτο; Συνειδητοποίησες ποτέ εκ των υστέρων ότι εάν είχες αφήσει την επίλυση ενός θέματος για αργότερα, ίσως οι εξελίξεις των επομένων ημερών να σε βοηθούσαν στο να το λύσεις ευκολότερα;

Οι άνθρωποι που, λόγω χαρακτήρα, νιώθουν πως πρέπει να δράσουν άμεσα απέναντι σε ένα πρόβλημα, δυσκολεύονται να καταλάβουν ότι όταν αντιμετωπίζουν ένα πρόβλημα γρήγορα, μπορεί να καταλήξουν να κάνουν περισσότερο κακό απ’ ότι καλό.

Παρόλο που το ένστικτό τους τούς λέει ότι πρέπει να το λύσουνάμεσα και με επιτυχία.

Όταν ερχόμαστε αντιμέτωποι με ένα καινούργιο, «άγνωστο», πρόβλημα, η καλύτερη μας επιλογή είναι να το καθυστερήσουμε. Όχι να το αγνοήσουμε, αλλά να αναζητήσουμε προσωρινές λύσεις.

Έτσι αποφεύγουμε να αντιμετωπίσουμε το πρόβλημα αλαζονικά και απερίσκεπτα, αποφεύγοντας παράλληλα και τις μετέπειτα αρνητικές συνέπειες.

Επίσης με αυτόν τον τρόπο, αν δεν είναι ξεκάθαρο απ’ την αρχή ποιο ακριβώς είναι το πρόβλημα, κερδίζουμε χρόνο και αποκτάμε μία πιο ολοκληρωμένη οπτική γωνία.

Ένα παράδειγμα

Καθώς η αρχαία Ρώμη άρχισε να αυξάνει την δύναμη της, ήρθε σε σύγκρουση με τους κατοίκους των γειτονικών περιοχών στην Ιταλία.

Οι κάτοικοι των γειτονικών πόλεων παρακολουθούσαν με τρόμο την επέκταση της αρχαίας αυτής δύναμης καθώς και την παγίωση της εξουσίας της στις γύρω περιοχές.

Αντί όμως να αναζητήσουν μία συνεργασία με την Ρώμη, ο φόβος και η ζήλια τούς οδήγησαν στο να ενωθούν μεταξύ τους απέναντι στη Ρώμη. Ξεκίνησαν λοιπόν να ψάχνουν τρόπους να εμποδίσουν την επερχόμενη επέκταση και εξέλιξη της σε ένα από τα μεγαλύτερα πολιτικά και ιστορικά σημεία του κόσμου.

Αρχικά, η αντίδραση αυτή φαίνεται να είναι απολύτως φυσιολογική. Από μία άλλη οπτική γωνία όμως, ίσως να ήταν καλύτερα να μην της είχαν επιτεθεί. Κάθε φορά που επιτίθονταν στην Ρώμη, το μοναδικό που κατάφερναν ήταν να την κάνουν πιο δυνατή με αποτέλεσμα φυσικά να μην μπορούν να την υπερνικήσουν.

Εάν η Ρώμη δεν ένιωθε να απειλείται τόσο από τους γείτονες της, ίσως να μην πετύχαινε, με την σειρά της, την απότομη αύξηση των στρατιωτικών της δυνάμεων και την ανάπτυξη της γενικότερα.

Ένας ακόμα λόγος που είναι σημαντικό να μην ασχολούμαστε τόσο αποφασιστικά με καινούργια προβλήματα, είναι το ότι πολλές φορές είναι δύσκολο να αναγνωρίσουμε ένα καινούργιο πρόβλημα.

Ο ανθρώπινος εγκέφαλος είναι κατά βάση αισιόδοξος και δεν του αρέσει να συναντάει εμπόδια και προβλήματα, οπότε αργεί και να τα αναγνωρίσει. Από την άλλη, πολλές φορές συμβαίνει και το αντίθετο! Κάτι μπορεί να εμφανίζεται ως πρόβλημα ενώ στην πραγματικότητα δεν είναι.

Χρειαζόμαστε χρόνο για την κατανόηση μίας κατάστασης και τον κερδίζουμε μέσω της χρήσης προσωρινών λύσεων. Διαχειριζόμαστε την κατάσταση καθημερινά με μικρές λύσεις έως ότου να μας είναι απόλυτα ξεκάθαρο πώς πρέπει ακριβώς να την χειριστούμε. Επιπλέον, αφήνοντας κάτι σε αναμονή μπορεί και να καλυτερεύσει από μόνο του!

Αυτές λοιπόν είναι οι δύο αρχές οι οποίες περιστασιακά έρχονται στην σκέψη μου. Φυσικά, όπως όλα τα πράγματα, δεν πρέπει να εφαρμοστούν στην υπερβολή,

ούτε πρέπει να αποτελούν δικαιολογίες προκειμένου κάποιος να μείνει άπραγος απέναντι σε μια πρόκληση.

Πρόκειται, ωστόσο για δύο αρχές που πρέπει σίγουρα να τις λάβεις υπόψη όταν τρέχεις στον στίβο του management και της διοίκησης.