Αποτελεσματική διαχείριση του Χρόνου στις επιχειρήσεις

Ο χρόνος μας πιέζει όλους, αλλά ειδικά στο επιχειρηματικό τοπίο ακόμα πιο πολύ. Τώρα πια οι συνθήκες αλλάζουν από λεπτό σε λεπτό και χρειάζεται συνεχής εγρήγορση.

Ο ανταγωνισμός που επικρατεί στις αγορές είναι ακόμα πιο σκληρός και πιέζει τις επιχειρήσεις για ολοένα και συντομότερους χρόνους:

• ανάπτυξης νέων προϊόντων και υπηρεσιών, που αποτελεί την περίοδο μεταξύ της σύλληψης της ιδέας για ένα νέο προϊόν και της πρώτης πώλησής του σε πελάτη
• απόκρισης στα αιτήματα των πελατών, που αποτελεί το χρόνο μεταξύ της υποβολής ενός αιτήματος από έναν πελάτη για μια παραγγελία ή μια εξυπηρέτηση και της παράδοσης του προϊόντος ή της υπηρεσίας στον πελάτη
• παραγωγικού κύκλου, που αποτελεί το χρόνο που μεσολαβεί μεταξύ της έναρξης και της ολοκλήρωσης της παραγωγής, περιλαμβανομένης της διόρθωσης των ατελειών

Ως αποτέλεσμα, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εστιάζουν τις προσπάθειές τους, στη βελτίωση των τριών αυτών διαστάσεων του χρόνου σε όλες τις δραστηριότητές τους. Απαιτείται, δηλαδή, για όλες τις κύριες δραστηριότητες της επιχείρησης να τεθούν ως στόχοι χρονικοί περιορισμοί.

Η βελτίωση π.χ. στους χρόνους απόκρισης των πελατών μπορεί να απαιτεί απλοποίηση και συντόμευση των διαδικασιών και, σχεδόν πάντα, απαιτεί βελτίωση της ποιότητας. Η χαμηλή ποιότητα, που απαιτεί επιθεώρηση, δοκιμές, διορθώσεις κ.λπ., αποτελεί κύρια αιτία σπατάλης χρόνου. Η εξάλειψη των αιτιών της χαμηλής ποιότητας μπορεί, κατά συνέπεια, να συντομεύσει τους χρόνους των διαδικασιών εντυπωσιακά. Οι προσεγγίσεις της έγκαιρης διαχείρισης αντιμετωπίζουν ταυτόχρονα τα ζητήματα του χρόνου και της ποιότητας, καθώς ο χρόνος και η ποιότητα είναι άρρηκτα συνδεδεμένοι.

Μερικές ιδέες για τη συντόμευση των επιχειρησιακών χρόνων αποτελούν:

• η ανάθεση, σε δια-λειτουργικές ομάδες, της ανάπτυξης νέων προϊόντων με συγκεκριμένους στόχους κόστους και χρόνου
• η χρήση εξειδικευμένων εργαλείων ανάπτυξης νέων προϊόντων
• η χρήση συγκριτικών πρότυπων χρόνων
• η αξιοποίηση των εταιρικών δικτύων και του διαδικτύου
• ο προγραμματισμός των πόρων για την αποφυγή συμφόρησης και η διατήρηση υπερβάλλουσας δυναμικότητας για απρογραμμάτιστες, αλλά πολύ κερδοφόρες, παραγγελίες
• η εξάλειψη των δραστηριοτήτων χαμηλής ποιότητας ή μη προστιθέμενης αξίας, όπως ο χρόνος για τη διόρθωση των λαθών

Το παλιό ρητό «ο χρόνος είναι χρήμα» είναι περισσότερο επίκαιρο παρά ποτέ. Μεγαλύτερη διάρκεια στους χρόνους των διαδικασιών συνεπάγεται υψηλότερες δαπάνες για ανθρώπινους και φυσικούς πόρους και υψηλότερο κόστος για χαμένες ευκαιρίες.

Στην πραγματικότητα, ο χρόνος μπορεί να αποτελεί τον πιο δυσεύρετο πόρο. Οι επιχειρήσεις μπορεί να έχουν πάντα καλές ιδέες για να βγάλουν χρήματα, αλλά η αύξηση της δυναμικότητας και των ικανοτήτων χωρίς τη βελτίωση των διαδικασιών και της ποιότητας διαιωνίζουν την αναποτελεσματικότητα που μειώνει την ανταγωνιστικότητα. Ενδιαφέρουσες εναλλακτικές μπορεί να αγνοούνται γιατί δεν επαρκεί ο χρόνος να αξιολογηθούν οι ευκαιρίες.

Φυσικά, πέραν από την επιχείρηση ως οντότητα, σωστές τακτικές διαχείρισης χρόνου πρέπει να υιοθετούν και οι εργαζόμενοι και τα στελέχη της. Περισσότερες πληροφορίες για αυτό όμως, μπορείς να βρεις εδώ.