Έγκαιρη Διαχείριση: Πώς μπορεί να μεταμορφώσει την επιχείρησή μου

Ο στόχος της έγκαιρης διαχείρισης των διαδικασιών είναι η προμήθεια, παραγωγή και διανομή υπηρεσιών και προϊόντων ακριβώς τη στιγμή που χρειάζεται. Η έγκαιρη διαχείριση δεν πρεσβεύει απλώς την εξάλειψη των αποθεμάτων που μειώνει το κόστος διατήρησής τους, αλλά απαιτεί παράλληλα υψηλής ποιότητας διαδικασίες.

Τα ελαττωματικά προϊόντα είναι ασύμβατα με την έγκαιρη διαχείριση, γιατί, θεωρητικά τουλάχιστον, στα πλαίσια της έγκαιρης διαχείρισης, δεν υπάρχει κάποιο απόθεμα ασφαλείας να αντικαταστήσει το ελαττωματικό προϊόν. Άρα δεν υπάρχουν περιθώρια για λάθη.

Εξαλείφοντας τις πολυδάπανες προσπάθειες για τη διόρθωση ατελειών, η έγκαιρη διαχείριση επιτυγχάνει σύντομους παραγωγικούς κύκλους. Η συνολική προσέγγιση της έγκαιρης διαχείρισης σημαίνει τελικά αποφυγή της σπατάλης και των δραστηριοτήτων μη προστιθέμενης αξίας.

Παράδειγμα για να το κατανοήσεις καλύτερα

Ας σκεφτούμε την προσέγγιση της έγκαιρης διαχείρισης στην ετοιμασία ενός φλιτζανιού καφέ, το οποίο επιθυμούμε να παρασκευαστεί και να προσφερθεί τη στιγμή που το παραγγέλνει ο πελάτης (και ασφαλώς να μην υπάρχουν έτοιμοι καφέδες εκ των προτέρων).

Τι θα συμβεί, όμως, αν η μηχανή του καφέ παρουσιάσει βλάβη εκείνη τη στιγμή; Η προσέγγιση της έγκαιρης διαχείρισης σε αναγκάζει να σκεφτείς όλα όσα θα μπορούσαν να πάνε στραβά και να τα αντιμετωπίσεις εκ των προτέρων.

Αν αξιοποιείς την έγκαιρη διαχείριση θα πρέπει να είσαι σίγουρος ότι όλα όσα μετέχουν στη διαδικασία είναι αξιόπιστα: η μηχανή του καφέ λειτουργεί καλά (ή ακόμα υπάρχει και αναπληρωματική), υπάρχει διαθέσιμος υπάλληλος για να εκτελέσει την παραγγελία, υπάρχει ικανό απόθεμα καφέ και ζάχαρης κ.λπ.

Επίσης, στην έγκαιρη διαχείριση δεν υπάρχει χρόνος για λανθασμένη εκτέλεση της παραγγελίας και αντικατάστασής της, γιατί τότε πολύ απλά δεν θα ήταν στην ώρα της, αλλά με καθυστέρηση.

Συνοψίζοντας, η έγκαιρη διαχείριση δεν επιτρέπει μη αξιόπιστες δραστηριότητες και ελαττωματικούς πόρους στις διαδικασίες.

Τι θα πρέπει όμως να κάνει μια επιχείρηση για να επιτύχει την έγκαιρη διαχείριση;

1^ον Δέσμευση στην ποιότητα 

2^ον Κτίσιμο ευέλικτης δυναμικότητας ή προβλέψιμων παραγγελιών

3^ον Επίτευξη αξιόπιστων σχέσεων με προμηθευτές

4^ον Ανάπτυξη ομαλής ροής των παραγωγικών διαδικασιών

5^ον Διατήρηση ενός καλά εκπαιδευμένου, υποκινούμενου και ευέλικτου εργατικού δυναμικού

6^ον Επίτευξη σύντομων παραγωγικών κύκλων και βελτίωση των χρόνων εξυπηρέτησης του πελάτη

Οι επιχειρήσεις μπορούν να επωφεληθούν από την έγκαιρη διαχείριση, ακόμα και αν δεν μπορούν να εφαρμόσουν και τις έξι παραπάνω αρχές σε απόλυτο βαθμό.

Αν επιθυμείς και κατανοήσεις καλύτερα τις έξι αυτές αρχές και να βρεις τρόπο να τις εφαρμόσεις στην επιχείρησή σου, τότε είμαστε στη διάθεσή σου.