Μήπως λίγη γραφειοκρατία χρειάζεται;

Είναι σίγουρο πως έχεις συνδέσει κι εσύ τη γραφειοκρατία με το ελληνικό δημόσιο και ότι κακό αυτό συνεπάγεται.

Όταν ακούς τη λέξη γραφειοκρατία, έρχονται στο μυαλό σου επιχειρήσεις, όπου η ιεραρχία (διευθυντές, τμηματάρχες κ.λπ.) είναι αχανής, η λήψη αποφάσεων είναι συγκεντρωμένη στην κορυφή, με αποτέλεσμα οι απλοί υπάλληλοι να μην μπορούν να πάρουν πρωτοβουλία για τίποτε.

Επίσης, θεωρείς ότι ο οργανισμός είναι δυσκίνητος και με δυσθεώρητα κόστη, καθώς ο ένας υπάλληλος εργάζεται για να εξυπηρετήσει τις ανάγκες του άλλου, κι όχι των ενδιαφερομένων μερών, όπως π.χ. οι πελάτες.

Επιπλέον, η επιχείρηση στηρίζεται σε υπερβολικό βαθμό σε γραπτούς κανόνες και σαφείς οδηγίες εργασίας, με αποτέλεσμα να μην μπορεί να ανταποκριθεί στις συνθήκες του περιβάλλοντός της και να μη δημιουργεί αξία για τα ενδιαφερόμενα μέρη.

Η γραφειοκρατία βρίσκεται παντού

Ωστόσο, στοιχεία της γραφειοκρατικής οργάνωσης βρίσκονται σχεδόν σε κάθε μορφή οργάνωσης επιχειρήσεων.

Γιατί συμβαίνει αυτό; Τα παραπάνω προβλήματα είναι σε μεγάλο βαθμό αποτέλεσμα της προσπάθειας των στελεχών να συγκεντρώσουν δύναμη και κύρος, καθώς και να προωθήσουν την καριέρα τους, παρά να εργαστούν για τους σκοπούς της επιχείρησης – και όχι απολύτως εγγενή της γραφειοκρατίας.

Αν σε απασχολούν τέτοια προβλήματα στη λειτουργία της επιχείρησής σου, δες εδώ

Η γραφειοκρατία έχει το ρόλο της

Η γραφειοκρατία είναι μια οργανωτική δομή, όπου οι υπάλληλοι καθίστανται υπόλογοι για τις πράξεις τους, καθώς απαιτείται να δρουν σύμφωνα με ξεκάθαρους κανόνες και διαδικασίες. Ας δούμε τις αρχές της:

• Η γραφειοκρατία στηρίζεται στη θεσμοθετημένη εξουσία, παρά στην ηγεσία. Ένας υπάλληλος οφείλει να συμμορφώνεται προς τον προϊστάμενό του, όχι λόγω της προσωπικότητάς του, του πλούτου ή της κοινωνικής θέσης που κατέχει, αλλά απλά και μόνο επειδή κατέχει εξουσία. Σκεφτείτε το ανάλογο με έναν αστυνομικό και έναν πολίτη.

• Ο καθένας κατέχει το ρόλο του μέσα στην επιχείρηση σύμφωνα με την αξία του και όχι με βάση την κοινωνική του θέση, τη συγγένεια ή την κληρονομικότητα. Οι υπάλληλοι καταλαμβάνουν μία θέση, επειδή είναι ικανοί και κατάλληλοι για αυτή και όχι επειδή είναι «κάποιοι» ή γνωρίζουν κάποιους.

• Οι ευθύνες και οι αρμοδιότητες κάθε ρόλου και οι σχέσεις τους με άλλους ρόλους είναι ξεκάθαρες. Στη γραφειοκρατία είναι σαφώς προσδιορισμένα ποιος λαμβάνει τις αποφάσεις και ποιος εκτελεί τα διάφορα καθήκοντα. Δεν υφίσταται σύγκρουση ρόλου, δηλαδή δύο διαφορετικοί προϊστάμενοι να έχουν αντικρουόμενες απαιτήσεις από ένα υπάλληλο, ούτε αμφισβήτηση ρόλου, δηλαδή ένας υπάλληλος να μην έχει πλήρη αντίληψη των καθηκόντων και των αρμοδιοτήτων του.

• Στη γραφειοκρατία κάθε υφιστάμενος αναφέρεται σε ένα προϊστάμενο, δηλαδή υπάρχει ξεκάθαρη αλυσίδα διαταγών. Σε περίπτωση διαφωνιών, ο υφιστάμενος μπορεί να αναφερθεί στον προϊστάμενο για την επίλυση των συγκρούσεων στο κατώτερο επίπεδο.

• Οι κανόνες, οι καταγεγραμμένες διαδικασίες και τα πρότυπα συμπεριφοράς ελέγχουν τη συμπεριφορά και τις σχέσεις μεταξύ των ρόλων σε μια επιχείρηση. Η ενοποίηση και ο συντονισμός των δραστηριοτήτων στηρίζεται σε αυτούς τους κανόνες και όχι, π.χ. στις προσωπικές σχέσεις και επαφές των υπαλλήλων.

• Οι πράξεις, οι κανόνες και οι αποφάσεις διακινούνται εγγράφως. Η επιχείρηση με αυτό τον τρόπο αποκτά μνήμη και καθίσταται εύκολη η διαδοχή. Αν ένας υπάλληλος εγκαταλείψει το ρόλο του, η επιχείρηση θα συνεχίσει να λειτουργεί κανονικά.

Όπως ίσως μάντεψες σωστά, η γραφειοκρατία είναι ένα σύστημα που επινοήθηκε στη Γερμανία και ασφαλώς είναι αρκετά απρόσωπο και ξένο προς το δικό μας πολιτισμό. Ωστόσο, διαθέτει πολλά θετικά στοιχεία, από τα οποία μπορεί να επωφεληθεί κάθε μορφής επιχείρηση.