Ο μύθος του Open Plan office: Βοηθάει τελικά στην καλύτερη συνεργασία στον εργασιακό χώρο;

Οι περισσότερες εταιρίες έχουν υιοθετήσει τα γραφεία open plan. Έχει νόημα όμως;

Τα γραφεία τύπου ανοιχτού χώρου (open plan) εισήλθαν τα τελευταία χρόνια στους εργασιακούς χώρους με στόχο να αυξήσουν την παραγωγικότητα της ομάδας και να βοηθήσουν στην καθημερινή αλληλεπίδραση μέσα στους χώρους του γραφείου.

Εκεί που παλιά υπήρχαν τοίχοι και μικρά γραφεία, πλέον έχουν αντικατασταθεί από ανοιχτούς χώρους μέσα στους οποίους οι εργαζόμενοι συνυπάρχουν.

Η λογική απλή: εάν οι εργαζόμενοι περνούν περισσότερο χρόνο μαζί, τόσο πιο εύκολη φαντάζει η καθημερινή συνεργασία μεταξύ τους. Παράλληλα, το κόστος δημιουργίας ενός open plan χώρου ήταν πολύ μικρότερο αφού έκανε την δημιουργία γραφείων ευκολότερη, δίνοντας το δικαίωμα σε πολύ πιο εύκολες αναδιοργανώσεις χώρων. Είναι όμως τελικά όλα τόσο ιδανικά όσο παρουσιάζονται;

Μια πρόσφατη έρευνα ερευνητών του Harvard έρχεται να ανατρέψει τα δεδομένα όπως τα γνωρίζαμε. Οι ερευνητές κατάφεραν για πρώτη φορά, σύμφωνα με τη δήλωση τους, να μετρήσουν τις πραγματικές συνθήκες αλληλεπίδρασης σε open plan περιβάλλοντα, χρησιμοποιώντας αισθητήρες σώματος με τους οποίους μέτρησαν τις πραγματικές αλληλεπιδράσεις μεταξύ των υπαλλήλων.

Ο στόχος τους ήταν να δουν κατά πόσο το γραφείο τύπου open plan ενισχύει τις καθημερινές αλληλεπιδράσεις και συνεργασία. Στη συνέχεια συνέκριναν τις προσδοκίες που υπάρχουν για αυτούς τους εργασιακούς χώρους με τις μετρήσεις τους.

Το πείραμα τους έδειξε ότι οι ανθρώπινες αλληλεπιδράσεις και η πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνία μειώθηκε δραστικά σε εργασιακούς χώρους τύπου open plan. Συγκεκριμένα οι καθημερινές αλληλεπιδράσεις των υπαλλήλων μειώθηκαν δραστικά, με τη μείωση να φτάνει μέχρι και στο 70%.

Η έλλειψη της πιο προσωπικής καθημερινής επικοινωνίας αντικαταστήθηκε σε κάποιο βαθμό με τη χρήση εικονικών, ψηφιακών τρόπων επικοινωνίας. Η χρήση προγραμμάτων αποστολής στιγμιαίων μηνυμάτων και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυξήθηκε από 20-50%.

Θες να βελτιστοποιήσεις την απόδοση των υπαλλήλων σου; Δες εδώ

Αυτό που έχει ενδιαφέρον είναι ότι οι εργαζόμενοι ταυτόχρονα παρουσίασαν και μεγάλη μείωση της παραγωγικότητας τους, όπως αναφέρθηκε από τα διευθυντικά στελέχη της εταιρείας (τα οποία βαθμολόγησαν την παραγωγικότητα με τα ίδια εργαλεία που χρησιμοποιούσαν πάντα).

Η τελευταία μπορεί να εξηγηθεί από την έλλειψη της κατά πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνίας (που είναι μια πολύ αποτελεσματική μορφή επικοινωνίας) και την αντικατάσταση της σε κάποιο βαθμό από τη χρήση email.

Τα email γενικότερα χρειάζονται πολύ περισσότερο χρόνο σύνταξης συγκριτικά με την απευθείας επικοινωνία. Ο γραπτός λόγος (email, μηνύματα στο skype, κινητό) πρέπει πολλές φορές να είναι πιο αναλυτικός και πολύ πιο χρονοβόρος από την απευθείας συνομιλία.

Τα παραπάνω αποτελέσματα δεν θα πρέπει να μας παραξενεύουν όμως. Η κοινωνικοποίηση του ανθρώπου και η συνεργασία περνάει πρώτα μέσα από τον εαυτό μας. Με λίγα λόγια εάν μέσα στην καθημερινότητα μας δεν υπάρχει ευκαιρία να νιώσουμε μόνοι και κάπως προστατευμένοι δεν μπορούμε να ανοιχτούμε προς τα έξω.

Δεν είναι τυχαίο που στα open plan γραφεία η έλλειψη τοίχων πολλές φορές αντικαθίσταται από τα αγαπημένα γραφεία στη γωνία, από στοίβες βιβλίων, από ακουστικά που προσπαθούν να χτίσουν τα τείχη που λείπουν (που τα τελευταία ταυτόχρονα μας κάνουν να δείχνουμε και πολυάσχολοι).

Αυτός είναι και ο λόγος που στα γραφεία open plan βλέπουμε τη χρήση των ψηφιακών μέσων να αντικαθιστά την αλληλεπίδραση των ατόμων: το email μας δίνει μια ψευδαίσθηση απόστασης και ορίων που δεν έχουμε στο φυσικό μας χώρο.

Έχοντας δουλέψει για χρόνια στην Ευρώπη σε διαφορετικούς εργασιακούς χώρους, δεν μπορώ παρά μόνο να συμφωνήσω ότι η συνεργασία περνάει μέσα από τις στιγμές της ιδιωτικότητας. Εκεί που νιώθουμε ότι έχουμε τη γωνίας μας. Οι ανοιχτοί χώροι γραφείων δεν βοηθάνε τη συνεργασία και την καθημερινή επικοινωνία, γιατί πολύ απλά ξέρουμε ότι μας ακούνε και άλλοι και ότι μπορεί να ενοχλούμε.

Όπως μου είπε κάποτε ένας συνάδελφος νιώθεις πολλές φορές ότι είσαι κλειστός μέσα σε μια γυάλα ενυδρείου, όπου και να κοιτάξεις κάποιος σε βλέπει. Τα όρια (τα όποια δεν είναι πάντα φυσικά αντικείμενα) σε ψυχολογικό επίπεδο μας βοηθάνε πολλές φορές να αντιληφθούμε καλύτερα το περιβάλλον μας και να δούμε συσχετίσεις. Αφού υπάρξουν όλα αυτά και η ψυχολογική μας ανάγκη για ιδιωτικότητα καλυφθεί μας είναι πιο εύκολο να αναζητήσουμε τον άλλον, τη συνεργασία, την κοινότητα.

Αυτό που λέει η έρευνα δεν είναι ότι πρέπει απαραίτητα ο καθένας να έχει το μοναδικό του χώρο. Ένας χώρος που για κάποιες στιγμές είναι μόνο δικός μας είναι συνήθως αρκετός. Μια μικρή γωνιά πολλές φορές μπορεί να είναι αρκετή για να μας δώσει αυτή την αίσθηση ιδιωτικότητας.