Πώς μπορώ να αναγνωρίσω τις Δραστηριότητες που εκτελούνται στην επιχείρησή μου;

Για να μπορέσεις να κάνεις την επιχείρησή σου να αποδίδει στο μέγιστο, πρέπει πρώτα από όλα να οργανώσεις τις εργασίες και τις δραστηριότητες που υπάρχουν σε αυτήν. Και για να γίνει αυτό πρέπει να τις αναγνωρίσεις, να τις κατηγοριοποιήσεις και να τις κατατάξεις.

Συνήθως οι επιχειρήσεις καταγράφουν τις δραστηριότητές τους με διαφόρους τρόπους, μεταξύ των οποίων περιλαμβάνονται οι ακόλουθοι:

Η προσέγγιση «από την κορυφή προς τα κάτω»

Για την καταγραφή των δραστηριοτήτων τους πολλές επιχειρήσεις επιλέγουν να συστήσουν ομάδες αποτελούμενες από διευθυντικά στελέχη. Το κύριο πλεονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι ότι η κατάρτιση του καταλόγου των δραστηριοτήτων γίνεται γρήγορα και ανέξοδα.

Η προσέγγιση της ανακύκλωσης

Η επαναχρησιμοποίηση της τεκμηρίωσης των διαδικασιών που αναπτύχθηκε για διαφόρους σκοπούς στο παρελθόν αποτελεί μια εναλλακτική επιλογή. Ουσιαστικά εκφράζει την άποψη «μην επανεφεύρουμε τον τροχό». Πολλές επιχειρήσεις για παράδειγμα, στο πλαίσιο του συστήματος διαχείρισης ποιότητας που έχουν αναπτύξει για την πιστοποίηση τους κατά ISO 9001, έχουν προβεί στην ενδελεχή τεκμηρίωση των διαδικασιών τους. Η ανακύκλωση αυτής της τεκμηρίωσης σε κατάλογο δραστηριοτήτων μπορεί να αποτελεί μια σχετικά απλή δουλειά.

Η συμμετοχική προσέγγιση με τη διενέργεια συνεντεύξεων

Η προσέγγιση αυτή βασίζεται στην συμπερίληψη των εργαζομένων στις ομάδες καταγραφής ή / και στις συνεντεύξεις μαζί τους. Για παράδειγμα, η διενέργεια συνεντεύξεων με το προσωπικό που απασχολείται στην παραγωγή μπορεί να βοηθήσει στην αναγνώριση και κατανόηση των δραστηριοτήτων της παραγωγικής λειτουργίας. Η προσέγγιση αυτή είναι πιθανό να αποδώσει ακριβέστερη καταγραφή και ταξινόμηση των δραστηριοτήτων σε σχέση με τη προσέγγιση «από την κορυφή προς τα κάτω», γιατί η παροχή της πληροφόρησης γίνεται από τους εργαζομένους που εκτελούν τις δραστηριότητες.

Ένας κίνδυνος, ωστόσο, που συνδέεται με τη συμμετοχική προσέγγιση είναι ότι οι εργαζόμενοι ενδεχομένως να μην αποκαλύψουν ειλικρινώς τις εργασίες που εκτελούν, εάν ανησυχούν για τις πιθανές επιπτώσεις που θα επιφέρει η πληροφόρηση αυτή στη διοίκηση. Ένας άλλος κίνδυνος είναι οι εργαζόμενοι να μην είναι σε θέση να προσδιορίσουν επακριβώς τις εργασίες τους (γιατί ενδεχομένως τις εκτελούν μηχανικά, ασυναίσθητα, δεν τις θυμούνται όλες κ.λπ.).

Απαραίτητη Σημείωση

Στο σημείο αυτό θα πρέπει να τονιστεί ότι δεν απασχολούνται παραγωγικά όλοι οι εργαζόμενοι όλες τις ώρες για τις οποίες πληρώνονται. Παρ’ ότι είναι άβολο να παραδεχθεί κανείς απρογραμμάτιστα διαλείμματα και χρόνους αδράνειας, θα πρέπει οι επιχειρήσεις να συνειδητοποιήσουν ότι τέτοιες περιπτώσεις υφίστανται και να τις συμπεριλάβουν στην καταγραφή τους.

Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να καλλιεργήσουν ένα κλίμα που θα καθιστά προτιμότερο για τους απλούς εργαζομένους να αναγνωρίσουν τις μη παραγωγικές δραστηριότητες που εκτελούν και να βοηθήσουν τη διοίκηση να τις ελαχιστοποιήσει, χωρίς τον φόβο ότι μπορεί να κατηγορηθούν για έλλειψη παραγωγικότητας.

Είναι στο χέρι του επιχειρηματία να προάγει την ειλικρίνεια αναζητώντας λύσεις και όχι φταίχτες για τα λάθη, επιβραβεύοντας υπαλλήλους οι οποίοι αναγνωρίζουν και λύνουν προβλήματα. Πολλές επιχειρήσεις το επιτυγχάνουν αυτό υλοποιώντας ένα πρόγραμμα υποβολής προτάσεων βελτίωσης. Άλλες πάλι είναι στο αντίθετο άκρο και φυσικά εκεί υπάρχει πολύ άσχημη κουλτούρα εργασίας, αλλά και μικρή παραγωγικότητα.