Ανέλαβες την υλοποίηση κάποιου έργου; Προσοχή στις κακοτοπιές…

Η διαχείριση και υλοποίηση έργων απαιτεί προσοχή στην ποιότητα, την ικανοποίηση του πελάτη, τα κόστη, καθώς και την προσήλωση στα χρονοδιαγράμματα.

Όταν τα έργα καθυστερούν ή τα κόστη υπερβαίνουν τα αναμενόμενα, πολλοί διαχειριστές έργων μπαίνουν στον πειρασμό να κάνουν συμβιβασμούς στην ποιότητα ή ακόμα και να εξαπατήσουν. Τέτοιες συμπεριφορές, ωστόσο, δεν οδηγούν μια επιχείρηση στην επιτυχία, τουλάχιστον μακροπρόθεσμα.

Η καλλιέργεια της φήμης μιας επιχείρησης σχετικά με την ποιότητα και την τιμιότητά της γεννά περισσότερες ευκαιρίες απ’ ό,τι ο κοντόφθαλμος τυχοδιωκτισμός.

Μεγάλες επιχειρήσεις (κατασκευαστικές εταιρείες, αμυντικές βιομηχανίες, ερευνητικοί οργανισμοί κ.λπ.) κατά καιρούς έχουν κατηγορηθεί για απρέπειες στον καταλογισμό κοστών στα διάφορα έργα τους, που σε ορισμένες περιπτώσεις έχουν καταλήξει σε δικαστικές διαμάχες, κατεστραμμένες σταδιοδρομίες, μεγάλα πρόστιμα ή ακόμα και φυλακίσεις.

Οι απρέπειες αυτές γενικά απορρέουν από τις ακόλουθες ενέργειες, ανεξαρτήτως του αν πρόκειται για μικρό ή μεγάλο έργο:

• Εσφαλμένη αναφορά του βαθμού ολοκλήρωσης ενός έργου. Ορισμένα συμβόλαια συνδέουν τις πληρωμές με το ποσοστό ολοκλήρωσης ενός έργου με αποτέλεσμα να δημιουργείται κίνητρο υπερεκτίμησης του βαθμού ολοκλήρωσης του έργου για την επίσπευση των πληρωμών του.
• Καταλογισμός κοστών σε λάθος έργα. Στις περιπτώσεις που προβλέπεται η πληρωμή ενός έργου βάσει του κόστους του πλέον κάποιας αμοιβής δημιουργείται το κίνητρο υπερκαταλογισμού δαπανών για την αύξηση της πληρωμής (στην οποία μπορεί να προστίθενται και τα «σπασμένα» κάποιου άλλου ανεπιτυχούς έργου)
• Διαστρέβλωση του κόστους ενός έργου. Σε ορισμένες περιπτώσεις είναι γνωστό το κόστος ενός έργου, ωστόσο παραποιούνται τα στοιχεία είτε για τη χρέωση μεγαλύτερης αμοιβής, είτε για την εξασφάλιση υψηλότερης χρηματοδότησης από κάποια τράπεζα.

Η σκόπιμη διαστρέβλωση των στοιχείων απέχει πολύ από τη σύναψη μιας σύμβασης που είναι επωφελής για τα συμφέροντα της επιχείρησης. Οι συμφωνίες των έργων είναι αποτέλεσμα διαπραγματεύσεων, όπου κάθε πλευρά πασχίζει για ευνοϊκούς όρους. Η απειρία είναι συχνά πηγή απογοήτευσης, ωστόσο η αδυναμία κατανόησης των όρων και των ρητρών ενός συμβολαίου δεν θεμελιώνει δικαίωμα ανάκτησης ζημιών ή ακύρωσης της σύμβασης.

Ειδικά στις συμβάσεις έργων, είναι σημαντικό για τα μέρη που συμφωνούν στη χρηματική απόδοση των δαπανών του έργου να ορίσουν επακριβώς τις αποδεκτές δαπάνες που περιλαμβάνει το έργο και τον τρόπο αναγνώρισής τους.

Η εμπειρία έχει δείξει ότι είναι καλύτερο για το έργο, τον πελάτη και τη φήμη του εργολήπτη όταν:

• Ο εργολήπτης και ο πελάτης συμφωνούν λεπτομερώς τι καλύπτει και τι δεν καλύπτει η σύμβαση για την υλοποίηση του έργου
• Οι αλλαγές συμφωνούνται από κοινού πριν την υλοποίηση τους από τον εργολήπτη
• Οι διαφορές επιλύονται φιλικά, χωρίς την καταφυγή σε δικαστικές διαδικασίες, όπου αυτό είναι εφικτό

Στις περισσότερες περιπτώσεις τα προβλήματα προκύπτουν από την αδυναμία παρακολούθησης και διασφάλισης της επιτυχούς διαχείρισης των έργων, καθώς και της άγνοιας των συμπεριφορών που συνδέονται με την υλοποίηση έργων. Η γνώση των βέλτιστων τεχνικών και μεθόδων μπορεί να γλιτώσει τόσο τους εργολήπτες όσο και τους πελάτες από πολλές κακοτοπιές.

Σε περίπτωση που έχεις αναλάβει κάποιο, μικρό ή μεγάλο, έργο, μπορούμε να σε βοηθήσουμε να το σχεδιάσεις και υλοποιήσεις σωστά.