Γιατί θα πρέπει να διαχειρίζομαι Αποτελεσματικά τις Δραστηριότητες της επιχείρησής μου;

Οι επιχειρηματίες πολύ συχνά εστιάζουν την προσοχή τους στην επίτευξη της τελικής κερδοφορίας. Αυτό είναι αρκετά λογικό, καθώς οι επιχειρήσεις υπάρχουν πρωτίστως για να παράγουν κέρδη. Ωστόσο, τα κέρδη αυτά δεν παράγονται αυτόματα, ούτε με τρόπο μαγικό. Η κερδοφορία της επιχείρησης προϋποθέτει πιστούς και ικανοποιημένους πελάτες, κάτι που απαιτεί η επιχείρηση να λειτουργεί σωστά.

Για το λόγο αυτό ο επιχειρηματίας θα πρέπει να αφιερώσει μέρος από τον πολύτιμο χρόνο του για να διαχειρισθεί αποτελεσματικά τις δραστηριότητες της επιχείρησής του, καθώς κάτι τέτοιο θα τον βοηθήσει να:

#1. Αναγνωρίζει και μετρά το κόστος των δραστηριοτήτων που προσθέτουν ή όχι αξία για τους πελάτες

Μια επιχείρηση θα πρέπει να διαχωρίζει τις δραστηριότητες της σε δραστηριότητες προστιθέμενης αξίας ή μη και να αξιολογεί κάθε δραστηριότητα ως υψηλής ή χαμηλής προστιθέμενης αξίας, ανάλογα με την αντίληψη που έχουν οι πελάτες της επιχείρησης. Συνυπολογίζοντας το κόστος και την προστιθέμενη αξία κάθε δραστηριότητας, η επιχείρηση θα πρέπει να εντοπίζει ευκαιρίες για την ενίσχυση των δραστηριοτήτων προστιθέμενης αξίας και τη μείωση ή εξάλειψη των δραστηριοτήτων μη προστιθέμενης αξίας 

#2. Επιτύχει το βέλτιστο επίπεδο κόστους

Το βέλτιστο επίπεδο κόστους ορίζεται ως το υψηλότερο κόστος ενός προϊόντος ή υπηρεσίας, το οποίο ικανοποιεί τόσο τις ανάγκες των πελατών, όσο και τους στόχους κερδοφορίας της επιχείρησης. Πολύ συχνά, για τη μείωση του κόστους στο βέλτιστο επίπεδο, προτείνονται οριζόντιες μειώσεις, στη λογική του μοιράσματος των βαρών μεταξύ των τμημάτων και των πόρων της επιχείρησης. Η λογική αυτή, ωστόσο, δεν είναι επωφελής για την επιχείρηση γιατί αγνοεί τις πηγές της σπατάλης, τις δραστηριότητες μη προστιθέμενης αξίας. Επίσης, πολλές φορές επικρατεί η λογική της μείωσης των υψηλότερων δαπανών, ως άμεση λύση. Η πρόταση αυτή μπορεί να αποτελεί ένα σωσίβιο στην κρίση, μακροχρόνια όμως η επιχείρηση επωφελείται μόνο από την εξάλειψη των δραστηριοτήτων μη προστιθέμενης αξίας, κάτι που μπορεί να επιτευχθεί μόνο μέσω του ανασχεδιασμού των διαδικασιών.

#3. Αναγνωρίζει ευκαιρίες βελτίωσης των διαδικασιών της επιχείρησης

Όποιος συγχρωτίζεται με ένα τετράχρονο παιδί, γνωρίζει ότι πολύ συχνά ρωτά επαναλαμβανόμενα την ερώτηση «γιατί;». Αυτή τη λογική διαδικασία διερεύνησης θα πρέπει οι ενήλικες να ανακαλύψουν ξανά στην αναζήτηση του λόγου για τον οποίο οι επιχειρήσεις επιμένουν να εκτελούν δραστηριότητες μη προστιθέμενης αξίας. Ρωτώντας επαναλαμβανόμενα «γιατί;» (θεωρείται ότι 5 διαδοχικά «γιατί;» είναι συνήθως επαρκή) θα οδηγηθούν στη ρίζα της αιτίας της εκτέλεσης μιας δραστηριότητας. Οπότε αυτό που απομένει είναι η εξάλειψη της ρίζας, δηλαδή της απάντησης στο πέμπτο «γιατί;».

#4. Αξιολογεί το βαθμό αξιοποίησης της παραγωγικής δυναμικότητας, κάνοντας διάκριση μεταξύ διαθέσιμων και χρησιμοποιούμενων πόρων

Έστω ότι μια επιχείρηση μπορεί να μισθώνει μια αποθήκη για € 300. Όταν διαχειρίζεται αποτελεσματικά τις δραστηριότητες της, είναι σε θέση να γνωρίζει ότι χρησιμοποιεί π.χ. μόλις το 60% του διαθέσιμου χώρου, άρα γνωρίζει ότι μόλις τα € 180 κοστολογούνται στα προϊόντα που προσφέρει και δεν χρεώνει το σύνολο της δαπάνης στο κόστος των προϊόντων της. Επίσης, γνωρίζει ότι αν εφαρμόσει μια βελτιωμένη μέθοδο αποθήκευσης μπορεί να εξοικονομήσει 10% του χώρου και να κοστολογήσει κατά € 30 λιγότερα τα προϊόντα της (στα € 150), δε θα μειώσει όμως τη δαπάνη της, η οποία θα παραμείνει στα € 300.

Συνοψίζοντας, μια επιχείρηση για να βγάζει χρήματα, θα πρέπει να λειτουργεί σωστά. Για το λόγο αυτό ο επιχειρηματίας θα πρέπει να αξιοποιεί τα εργαλεία της Διοίκησης των Επιχειρησιακών Διαδικασιών αποτελεσματικά για να έχει το συνεχή έλεγχο των λειτουργιών της επιχείρησής του.