5 Τρόποι να Μεταδώσεις Σύνθετες Πληροφορίες

Σίγουρα θα έχεις βρεθεί στην ανάγκη να παρουσιάσεις σύνθετες πληροφορίες σε συνεργάτες προκειμένου να προχωρήσει η δουλειά.

Το να επικοινωνήσεις την σπουδαιότητα και το επείγον της υπόθεσης όταν θες να μοιραστείς πολύπλοκες και σύνθετες πληροφορίες με άλλους στην εταιρεία είναι εκ των ουκ άνευ. Και σε έναν κόσμο που το να ανταποκρίνεσαι γρήγορα στις αλλαγές είναι υποχρεωτικό, το να βεβαιωθείς ότι το μήνυμά σου «περνάει» στους άλλους, μπορεί να κάνει τη διαφορά.

Οι προκλήσεις που αντιμετωπίζουμε έχουν γίνει πιο σύνθετες. Η εξωτερική πίεση, τα δύσκολα τεχνολογικά συστήματα και η δομή και ο τρόπος λειτουργίας της επιχείρησης, επηρεάζουν τον τρόπο που επικοινωνούμε, σε σημείο να μας φαίνεται δύσκολο και επίπονο.

Ταυτόχρονα, ζούμε σε έναν κόσμο που επικοινωνεί με φωνητικά μηνύματα λίγων δευτερολέπτων και μηνύματα λίγων λέξεων. Η προσοχή μας έχει γίνει εμπορικό προϊόν, πωλείται και αγοράζεται, και χίλιες αποσπάσεις στο Internet μας κυνηγούν κάθε μέρα.

Έτσι σαν λογική συνέπεια αυτού, και το στυλ επικοινωνίας μας έπρεπε να προσαρμοστεί για να γίνει πιο καθαρό, πιο ακριβώς και πιο θελκτικό για να είναι αποτελεσματικό.

Όταν  όμως το μήνυμα που θες να μεταφέρεις είναι εγγενώς πολύπλοκο, πως γίνεται να μεταδώσεις δύσκολες και σύνθετες πληροφορίες τόσο γρήγορα και με ακρίβεια;

Κι όμως γίνεται.

Η πολυπλοκότητα του μηνύματος σου δεν σημαίνει ότι δεν μπορείς να ακολουθήσεις συγκεκριμένους τρόπους για να κρατήσεις τον ενδιαφέρον των άλλων. Κι αν θες να μάθεις πώς να το κάνεις πιο κάτω θα βρεις 5 επικοινωνιακές αρχές για να λάβεις υπόψη σου:

#1 Να είσαι ακριβής

Υπάρχει ένα γνωστό γνωμικό του Άλμπερτ Αϊνστάιν που λέει: «Αν δεν μπορείς να το εξηγήσεις με απλό τρόπο, τότε δεν το έχεις καταλάβει καλά».

Επιδίωξε να κρατήσεις την εισαγωγή σου κάτω από τις πενήντα λέξεις. Και έπειτα, κάθε κύριο σημείο πρέπει να είναι μία ή δύο προτάσεις το πολύ. Βέβαια δεν είναι τόσο θέμα αριθμού λέξεων, όσο του να έχεις υπόψη να διυλίζεις κάθε πληροφορία στον βασικό κορμό της.

Η απλότητα και η ακρίβεια δεν χρειάζονται μόνο όταν θες να μεταδώσεις περίπλοκες πληροφορίες, αλλά μπορούν να βοηθήσουν και στην εύρεση λύσης για σύνθετα προβλήματα.

Το να μπορείς να ανιχνεύσεις, εστιάσεις και να εκφράσεις ένα δύσκολο θέμα είναι πολύ βασικό στον δρόμο προς την επίλυσή του.

#2 Αφηγήσου περιστατικά

Πολλές φορές όσοι ασχολούνται με τους αριθμούς και την τεχνολογία ξεκινούν με τα δεδομένα και την στατιστική. Και ενώ σίγουρα αυτά κρύβουν δύναμη και δίνουν αμέσως μια εικόνα, αν στηρίζεσαι πολύ στους αριθμούς, θα κάνεις τους ακροατές σου να βαρεθούν γρήγορα.

Αν όμως μεταφέρεις τις πληροφορίες με κάποια αφήγηση τότε ο ακροατής αρχίζει να παρακολουθεί και πάλι με μεγαλύτερο ενδιαφέρον. Χρειάζεται να φέρεις το πρόβλημα στο προσκήνιο και να αναζητήσεις τρόπους επίλυσης. Όταν η αφήγησή σου περιλαμβάνει πραγματικούς αντιπάλους και δυσκολίες, είναι πολύ πιο πιθανό να κρατήσεις ενεργή την φαντασία του ακροατή.

Το να μάθεις να μεταδίδεις περίπλοκες πληροφορίες μέσα από διηγήσεις είναι μια πολύτιμη ικανότητα γιατί προσφέρει βάθος στο θέμα και απεικονίζει όλες τις παραμέτρους (πχ ποιο είναι το πρόβλημα, ποιοι εμπλέκονται, πότε και που εμφανίζεται κλπ).

Με αυτό τον τρόπο οι συμμετέχοντες μπαίνουν αμέσως στη διαδικασία επίλυσης του και δεν είναι εξωτερικοί παρατηρητές όπως με την ξερή παράθεση αριθμών.

Θες να μάθεις τα μυστικά της επικοινωνίας στο γραφείο; Δες εδώ

#3 Αξιοποίησε οπτικά βοηθήματα με τις σύνθετες πληροφορίες

Η έρευνα έχει δείξει ότι όταν τα λεγόμενά σου συνοδεύονται και από οπτικά βοηθήματα, όπως διαφάνειες με σχήματα και σχέδια, τότε είναι πιο πιθανό να τα κατανοήσουν οι παρευρισκόμενοι.

Αν θες να παρουσιάσεις πολύπλοκες πληροφορίες και δεδομένα σε μια ομάδα, τότε είναι καλό πέρα από τα καθαρά δεδομένα να έχεις και οπτικοποίησή τους με διάφορους τρόπους: γραφήματα, περιλήψεις, ιστορικό κλπ.

#4 Χρησιμοποίησε παραλληλισμούς

Όταν ο Steve Jobs προσπάθησε να εξηγήσει πρώτη φορά σε άλλους τι είναι ο προσωπικός υπολογιστής και πως δουλεύει, απογοητεύτηκε όταν οι άλλοι δεν καταλάβαιναν τις τους έλεγε.

Αλλά από αυτό έμαθε ότι όταν θες να μεταδώσεις σύνθετες πληροφορίες πρέπει να χρησιμοποιείς μεταφορές και παραλληλισμούς.

Έτσι έχουν μείνει θρυλικές οι φράσεις του ότι «ο υπολογιστής είναι τα πιο θαυμάσιο εργαλείο που φτιάχτηκε ποτέ. Είναι σαν ένα ποδήλατο για το μυαλό μας». Ή όταν ήθελε να κάνει ζημιά στην ανταγωνιστική IBM το 1984 ότι «οι υπολογιστές της είναι σαν ένας ζωντανός Μεγάλος Αδερφός».

Οι παραλληλισμοί και οι μεταφορές έχουν τη δύναμη να κάνουν «κλικ» στο ακροατήριο δημιουργώντας συσχετισμούς ανάμεσα σε κάτι άγνωστο και σε κάτι οικείο. Αυτό κάνει τις νέες πληροφορίες λιγότερο τρομακτικές και πιο προσιτές.

#5 Αμφισβήτησε τα πάντα

Αμφισβήτησε κάθε ένα από τα σημαντικά σημεία που θες να μεταδώσεις, για να βεβαιωθείς ότι κατανοείς τους ακροατές και την οπτική τους.

Χρειάζεται να αμφισβητείς την κάθε αλήθεια και να την κάνεις τόσο απλή, που θα μπορεί να την καταλάβει ο καθένας, είτε είναι 6 χρονών, είτε είναι 66 χρονών.

Αν θες οι άλλοι να ενδιαφερθούν για αυτό που λες, πρέπει να τους δώσεις ένα λόγο. Πρέπει να τους πεις γιατί. Πρέπει να κατανοήσεις την αξία που προσφέρει η πληροφορία και πως σχετίζεται με τον καθένα ατομικά.

Το να βρεις λοιπόν τρόπους να παρουσιάσεις σύνθετες πληροφορίες και να μεταδώσεις σύνθετες έννοιες είναι δύσκολο, αλλά δεν χρειάζεται να σε φοβίζει. Ακολούθησε τα πιο πάνω βήματα, και πες μας πως πήγε.