Σώσε την επιχείρηση σου: Βελτίωσε τις Διαδικασίες τώρα!

Τι μπορείς να κάνεις όταν διαπιστώνεις ότι η επιχείρηση σου δεν λειτουργεί τόσο αποτελεσματικά όσο θα ήθελες; Να Αλλάξεις τις διαδικασίες της.

Τι εννοούμε με αυτό; Ότι θα μελετήσεις τον τρόπο που γίνονται τα σημαντικά πράγματα στην επιχείρησή σου. Και θα διαπιστώσεις ότι σε πολλά θέματα, θα μονολογήσεις από μόνος σου ότι «αυτό δεν αποδίδει καθόλου». Τότε είναι η στιγμή να σκεφτείς στρατηγικά για το πώς θα βελτιώσεις τις διαδικασίες με δραστικό και θεμελιακό τρόπο.

Εν ολίγοις, χρειάζεται να περιορίσεις τα πράγματα που δεν προσθέτουν αξία στον τρόπο λειτουργίας.

Αλλά από πού ξεκινάς προκειμένου να περιορίσεις τις μη αποτελεσματικές διαδικασίες; Ας ξεκινήσουμε να βλέπουμε πιο βαθιά τους σκοπούς της Βελτίωσης Διαδικασιών (BPR).

Ανεξαρτήτως του μεγέθους της επιχείρησής σου, δεν είναι ποτέ πολύ νωρίς να αμφισβητήσεις τον τρόπο που γίνεται η δουλειά. Οι κακές διαδικασίες δημιουργούν προβλήματα που εξαντλούν τους ανθρώπους και την επιχείρηση και ειδικά στις μικρές επιχειρήσεις δεν έχεις αυτή την πολυτέλεια.

Για αυτό, ξεκίνα από τώρα. Μελέτησε τον τρόπο που γίνονται τα πράγματα και ανασχεδίασε ότι δεν λειτουργεί σωστά.

Κύκλος Ζωής της Βελτίωσης Διαδικασιών

Το πρώτο βήμα προκειμένου να ξεκινήσεις, περιλαμβάνει τη θέσπιση των επιχειρησιακών σκοπών, ούτως ώστε να ευθυγραμμιστεί η Διοίκηση των Επιχειρησιακών Διαδικασιών με τους σκοπούς αυτούς.

Έπειτα σειρά έχει η καταγραφή όλων των επιχειρησιακών διαδικασιών εντός του οργανισμού. Στο βήμα αυτό ενδέχεται να διαπιστώσεις ανάγκες για νέες διαδικασίες οι οποίες δεν υφίστανται εκείνη τη στιγμή αλλά έχουν όμως υψηλή προστιθέμενη αξία. Κατά την καταγραφή, καλό είναι οι υφιστάμενες διαδικασίες να τεκμηριώνονται (με συλλογή υποστηρικτικών εγγράφων κ.λπ.).

Στη συνέχεια, οι διαδικασίες πρέπει να ιεραρχηθούν με τη χρήση πολλαπλών κριτηρίων. Στα κριτήρια αυτά εντάσσονται η σχετικότητα της διαδικασίας ως προς τους επιχειρησιακούς σκοπούς, η επίδοση της διαδικασίας σε σχέση με τα διαθέσιμα μέτρα σύγκρισης (benchmarks), καθώς και το ενδεχόμενο οικονομικό όφελος από τη βελτίωση της διαδικασίας.

Μετά την ολοκλήρωση της κατάταξης, επιλέγεται (για προφανείς λόγους) η διαδικασία η οποία θα συνεισφέρει την περισσότερη αξία, εφόσον βελτιωθεί. Το επόμενο βήμα περιλαμβάνει την επιλογή του κατάλληλου εργαλείου βελτίωσης της διαδικασίας. Εφόσον, η επιλεγείσα διαδικασία δεν υφίσταται ή απαιτεί ριζική αλλαγή, ενδείκνυται να ξανασχεδιαστεί από την αρχή, ενώ αν δεν απαιτείται σημαντική αλλαγή, αρκεί μόνο μια μικρή επεξεργασία.

Για την υλοποίηση του σχεδίου βελτίωσης της διαδικασίας μπορούν να αξιοποιηθούν και  οι δυνατότητες που προσφέρουν τα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών. Μετά την υλοποίηση της βελτίωσης, η διαδικασία τυποποιείται εντός του οργανισμού και τίθενται κανόνες για την παρακολούθηση και τη διαχείρισή της.

Αν χρειάζεσαι μία συνοπτική καταγραφή των βημάτων του κύκλου ζωής της βελτίωσης των διαδικασιών αυτή έχεις ως εξής:

Κύκλος ζωής Βελτίωσης Διαδικασιών

1. Θέσπιση επιχειρησιακών σκοπών
2. Απογραφή όλων των επιχειρησιακών διαδικασιών
3. Κατάταξη των επιχειρησιακών διαδικασιών με κριτήριο τη συνεισφορά τους στους επιχειρησιακούς σκοπούς, τα διαθέσιμα μέτρα σύγκρισης και το ενδεχόμενο οικονομικό όφελος
4. Επιλογή της διαδικασίας η οποία θα συνεισφέρει την περισσότερη αξία
5. Επιλογή ανάμεσα σε ήπια και δραστικά εργαλεία βελτίωσης
6. Υλοποίηση της βελτίωσης της διαδικασίας
7. Παρακολούθηση και μέτρηση της διαδικασίας
8. Επανάληψη 4ου βήματος για επιλογή νέας διαδικασίας

Σε περίπτωση λοιπόν που διαπιστώνεις ότι χρειάζεται μικρή ή μεγάλη αλλαγή των διαδικασιών της επιχείρησής σου, πρέπει να αναλάβεις πρωτοβουλία. Και αν θες να αλλάξει η κατάσταση, μπορείς να επικοινωνήσεις μαζί μας.