Καταμερισμός Εργασιών: Πώς να οργανώσω τους ανθρώπους στην επιχείρησή μου;

Η βασική σχεδιαστική πρόκληση που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις είναι η αποτελεσματική διαχείριση της αυξανόμενης περιπλοκότητας των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων τους.

Στην αρχή, σε μια μικρή επιχείρηση, οι ίδιοι οι επιχειρηματίες εκτελούν σχεδόν όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης και ο καταμερισμός εργασιών είναι χαμηλός.

Καθώς ο όγκος της δουλειάς αυξάνει, οι επιχειρήσεις καλούνται να αυξήσουν τον καταμερισμό των εργασιών και να αποφασίσουν ποιος κάνει τι. Με άλλα λόγια, καλούνται να διαφοροποιήσουν την οργάνωσή τους και να κατανείμουν ανθρώπους και πόρους σε καθήκοντα.

Το παράδειγμα του εστιατορίου

Ας πάρουμε για παράδειγμα ένα εστιατόριο. Όταν πρωτοάνοιξε το εστιατόριο, οι ιδιοκτήτες του, ένα ζευγάρι, εκτελούσε όλα τα καθήκοντα, τόσο στην κουζίνα, όσο και στην εξυπηρέτηση των τραπεζιών, με τη βοήθεια μόνο ενός σερβιτόρου. Ήδη, ο φόρτος εργασίας ήταν αυξημένος, οι ιδιοκτήτες έπρεπε να αγοράζουν τις προμήθειες, να μαγειρεύουν, να εξυπηρετούν τα τραπέζια, να φροντίζουν για την καθαριότητα του χώρου, να εισπράττουν από τους πελάτες και να κρατούν τους λογαριασμούς του καταστήματος.

Σιγά σιγά, και καθώς το εστιατόριο γινόταν όλο και πιο δημοφιλές για την καλή κουζίνα και το ευχάριστο περιβάλλον του, απαιτήθηκε η πρόσληψη σερβιτόρων, βοηθών σερβιτόρων, ανθρώπων για τη λάντζα κ.λπ. 

Στην πορεία, έγινε εμφανής η ανάγκη ένας από τους δύο ιδιοκτήτες να αναλάβει την εξυπηρέτηση των πελατών και ο άλλος να επιβλέπει την κουζίνα, καθώς η αυξημένη κίνηση οδήγησε σταδιακά στην απώλεια της προσωπικής επαφής με τον πελάτη.

Παράλληλα, προσελήφθηκαν μάγειροι, ταμίας, ενώ για την επιμελητεία της λειτουργίας του εστιατορίου συνήφθηκε συνεργασία με λογιστή, καθαρίστρια κ.λπ. Για την επίβλεψη της επιμελητείας, προσελήφθηκε υπεύθυνος του εστιατορίου, ο οποίος αναπλήρωνε και τους ιδιοκτήτες στις μέρες αργίας τους. Δημιουργήθηκε έτσι μια επιχείρηση που απασχολούσε 29 άτομα προσωπικό.

Βλέπουμε λοιπόν, ότι σταδιακά δημιουργήθηκαν:

• Ρόλοι (π.χ. μάγειρας, βοηθός μάγειρα, λάντζα κ.λπ.) που είναι ένα σύνολο συμπεριφορών που προσδοκόνται από έναν υπάλληλο και οι οποίες σχετίζονται με τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί και τη θέση του στην επιχείρηση
• Λειτουργίες (π.χ. κουζίνα, εξυπηρέτηση τραπεζιών κ.λπ.) που είναι ένα σύνολο ανθρώπων που εργάζονται μαζί, έχουν παρόμοιες δεξιότητες ή χρησιμοποιούν ίδια εργαλεία, τεχνικές και γνώσεις για να εκτελέσουν τα καθήκοντά τους
• Επιχειρησιακές περιοχές (π.χ. διάφορα καταστήματα σε μια αλυσίδα εστιατορίων) που αποτελούν ένα σύστημα λειτουργιών που παράγουν ένα συγκεκριμένο προϊόν ή υπηρεσία

Καταμερισμός εργασιών και ανάγκη για ιεραρχία

Παράλληλα, σε ορισμένους ρόλους (π.χ. υπεύθυνος κουζίνας) δόθηκε εξουσία, η δύναμη, δηλαδή, να καθιστούν άλλους ανθρώπους υπόλογους για τις πράξεις τους και να λαμβάνουν αποφάσεις για τη χρήση των πόρων. Δημιουργήθηκε δηλαδή μια ιεραρχία με σχέσεις προϊσταμένου και υφισταμένου.

Ο λόγος ύπαρξης της ιεραρχίας, είναι ότι όταν ένα άτομο κατανοεί ξεκάθαρα τις ευθύνες του ρόλου του και τι απαιτεί ο προϊστάμενός του από το συγκεκριμένο ρόλο, τότε καθίσταται δυνατός ο έλεγχος της επιχείρησης. Είναι εφικτός, δηλαδή, ο συντονισμός και η παρακίνηση των υπαλλήλων προκειμένου να εργάζονται για τα συμφέροντα της επιχείρησης.

Επομένως, για την αποτελεσματική οργάνωση των ανθρώπων σε μια επιχείρηση, απαιτείται η εξειδίκευση και καταμερισμός εργασιών που εκτελεί ο καθένας με τη δημιουργία ρόλων, λειτουργιών και επιχειρησιακών περιοχών και η δημιουργία μιας ιεραρχίας που θα συντονίζει και θα παρακινεί τους ανθρώπους να εργάζονται σύμφωνα με τους σκοπούς της επιχείρησης.