Menu
Το επαγγελματικό email είναι ένα από τα σημαντικότερα εργαλεία για κάθε εργαζόμενο, επιχειρηματία ή ακόμα και για κάποιον που βρίσκεται στη φάση αναζήτησης εργασίας.
Είναι μάλιστα τόσο δημοφιλές σα μέσο επικοινωνίας, που αρκετός κόσμος το προτιμάει έναντι του τηλεφώνου για τις επαγγελματικές επαφές του.
Ο λόγος που γίνεται αυτό, είναι γιατί με το email μπορείς εύκολα να μεταφέρεις πληροφορίες και αρχεία ταυτόχρονα με το μήνυμα που θες και φυσικά ενέχει όλα τα πλεονεκτήματα που έχει ο γραπτός λόγος. Δηλαδή το γεγονός πως είναι εύκολο να ανατρέξεις σε προηγούμενες συνομιλίες για να δεις τι έχει ειπωθεί, τι έχει συμφωνηθεί και να ξαναβρείς αρχεία που χρειάζεσαι.
Όμως, για να το χρησιμοποιήσεις αποτελεσματικά ως επαγγελματικό εργαλείο και να μη σε περάσουν για περίεργο, υπάρχουν μερικοί βασικοί άγραφοι κανόνες που πρέπει να τηρούνται. Ένα, ας πούμε, savoir vivre των επαγγελματικών email.
Στα προσωπικά mails δεν υπάρχει πρόβλημα να χρησιμοποιήσουμε ως όνομα κάποιο ψευδώνυμο ή ακόμα και κάποιο τυχαίο συνδυασμό αριθμών και γραμμάτων για διεύθυνση του email. Όμως τα επαγγελματικά mail είναι κάπως διαφορετικά. Και αυτό γιατί συνήθως το email είναι και η πρώτη επαφή που μπορεί να έχεις με ένα μελλοντικό συνεργάτη, πελάτη, εργοδότη ή εργαζόμενο. Άρα επηρεάζει άμεσα και τη πρώτη εντύπωση.
Η ίδια η διεύθυνση που έχεις επιλέξει, όπως και το μήνυμα σου, πρέπει να αποπνέει επαγγελματισμό, σοβαρότητα και την αίσθηση πως είσαι κάποιος στον οποίο μπορεί κανείς να βασιστεί. Για να βγει αυτή η υπευθυνότητα, είναι σημαντικό να αποφύγεις να χρησιμοποιήσεις διευθύνσεις όπως omadara15@gmail.com ή terminator87@hotmail.com. Αντίθετα, χρησιμοποίησε το όνομα σου ή τη θέση σου στην εταιρία ώστε και ο άλλος να γνωρίζει άμεσα και που στέλνει και που μπορεί να σε βρει.
Αποτελεσματικοί τρόποι επικοινωνίας στον χώρο εργασίας; Δες εδώ
Τα email προσφέρουν μεγάλη ευκολία και αμεσότητα, όμως ο γραπτός λόγος έχει και αυτός τα μειονεκτήματα του. Για αρχή, λείπει το μη λεκτικό στοιχείο της επικοινωνίας που χρησιμοποιούμε στην καθημερινή επαφή, πράγμα που σημαίνει πως ένα μήνυμα μπορεί εύκολα να παρεξηγηθεί ή να ερμηνευτεί διαφορετικά από τις πραγματικές μας προθέσεις.
Επίσης, ως μέσο δεν προσφέρεται για ανάλυση και επέκταση θεμάτων καθώς, μια και πρόκειται στην ουσία για γραπτό λόγο, μπορείς πολύ εύκολα να γίνεις βαρετός και κουραστικός αν μακρηγορείς.
Γι’ αυτό δώσε βάση ώστε τα μηνύματα που λαμβάνουν οι άλλοι από εσένα, να είναι ξεκάθαρα και να μη χρειάζονται περαιτέρω email για επεξηγήσεις (και άρα χάσιμο χρόνου). Επιπλέον δεν πρέπει να είναι υπερβολικά μεγάλα, ώστε να διαβάζονται και να κατανοούνται εύκολα. 
Ο τίτλος που χρησιμοποιείς στο μήνυμα σου είναι μια εξαιρετική ευκαιρία να δώσεις στον παραλήπτη μια γρήγορη περιγραφή, ώστε να καταλάβει περί τίνος πρόκειται, χωρίς να χρειαστεί να διαβάσει όλο το κείμενο του email. Αξιοποίησε τον λοιπόν στο έπακρο και αντί για κάποιον εντυπωσιακό τίτλο, βάλε το «ζουμί» του μηνύματος σου εκεί.
Με αυτόν τον τρόπο γλιτώνετε και οι δύο χρόνο, ειδικά αν πρόκειται για ενδοεταιρική επικοινωνία, καθώς η πληροφορία είναι διαθέσιμη άμεσα με μία ματιά. Αν πάλι πρόκειται για μια καινούρια επαφή, πάλι μια απλή και σύντομη περιγραφή, είναι προτιμότερη, καθώς οι φαντεζί τίτλοι εκπέμπουν περισσότερο προσπάθεια για προσοχή, παρά σιγουριά και αυτοπεποίθηση.
Ένα κείμενο γεμάτο λάθη, δύσκολες λέξεις και κακή δομή, είναι δυσνόητο και μαρτυρεί έλλειψη ενδιαφέροντος και οργάνωσης από την πλευρά του αποστολέα. Γι’ αυτό ποτέ μην αμελείς να ελέγξεις προσεκτικά το κείμενο πριν το στείλεις, για γραμματικά, συντακτικά και ορθογραφικά λάθη. Επίσης, δώσε προσοχή αν έχει γραφτεί σωστά το όνομα του παραλήπτη, της εταιρίας αλλά και οποιουδήποτε άλλου αναφέρεται μέσα στο μήνυμα σου.
Αν βασίζεσαι σε κάποιο πρόγραμμα για αυτόματο έλεγχο στο κείμενο, μην επαναπαύεσαι καθώς τα προγράμματα αυτά δεν ελέγχουν για όλα τα λάθη και πάντα κάτι μπορεί να ξεφύγει.
Πρόσεξε λοιπόν το περιεχόμενο ώστε να μην περιέχει αργκό ή υπερβολικά τεχνική φρασεολογία. Αφενός γιατί θες το μήνυμα σου να αποπνέει σοβαρότητα και υπευθυνότητα και αφετέρου να είναι εύκολα κατανοητό, κάτι που η υπερβολική χρήση τεχνικής φρασεολογίας μπορεί να κάνει πιο δύσκολο, αν ο παραλήπτης δεν είναι εξοικειωμένος.
Όσο λίγο χρόνο και αν έχεις και όσο και αν βιάζεσαι να στείλεις ένα email, πάντα να προσέχεις τον τόνο και το ύφος του κειμένου. Χρειάζεται μεν να δείχνεις ανοιχτός και προσβάσιμος, αλλά ταυτόχρονα το μήνυμα σου πρέπει να αντικατοπτρίζει και τη σχέση που έχεις με τον παραλήπτη.
Και επειδή συνήθως μιλάμε για επαγγελματικές και συναδελφικές σχέσεις, είναι σημαντικό το κείμενο σου να έχει λιγότερο προσωπικό ύφος και να δείχνει καλούς τρόπους.
Γι’ αυτό δώσε προσοχή στο περιεχόμενο, κάνοντάς το απλό και επίσημο. Απόφυγε λοιπόν να το υπερφορτώσεις με αρχεία, εικόνες και περίεργες γραμματοσειρές και ειδικά όταν στέλνεις σε κάποιον για πρώτη φορά, φρόντισε πάντα να έχει τη δομή ενός γράμματος ή μιας επιστολής.
Η γραπτή επικοινωνία, αποτελεί μέρος της συνολική επικοινωνίας που έχουμε με τους συναδέλφους στο χώρο εργασίας και γι’ αυτό είναι πολύ σημαντική.