Πώς μπορώ να ελέγξω αποτελεσματικά τα κόστη της επιχείρησής μου;

Κάθε σύστημα ελέγχου έχει τρία βασικά μέρη:

1. ένα προκαθορισμένο, ή αλλιώς πρότυπο επίπεδο επίδοσης,
2. ένα μέτρο της πραγματικής επίδοσης και
3. τη σύγκριση της πρότυπης και πραγματικής επίδοσης.

Ας πάρουμε για παράδειγμα ένα θερμοστάτη ενός κλιματιστικού, ή ενός θερμοσίφωνα, με τον οποίο είμαστε όλοι εξοικειωμένοι. Ο θερμοστάτης αποτελείται από τρία μέρη.

Πρώτον, έχει μια προκαθορισμένη, ή πρότυπη θερμοκρασία, την οποία θέτουμε στο επίπεδο που επιθυμούμε. Αν θέλουμε το νερό του θερμοσίφωνα να ζεσταθεί στους 70^ο C, θέτουμε το θερμοσίφωνα στο πρότυπο των 70 βαθμών.

Δεύτερον, ο θερμοστάτης έχει ένα θερμόμετρο, το οποίο μετρά την πραγματική θερμοκρασία του νερού.

Τρίτον, ο θερμοστάτης συγκρίνει την επιλεγμένη ή πρότυπη θερμοκρασία με την πραγματική θερμοκρασία του νερού. Αν η πραγματική θερμοκρασία είναι χαμηλότερη από την επιλεγμένη, ο θερμοστάτης ενεργοποιεί το θερμοσίφωνα μέχρι την επίτευξη της πρότυπης θερμοκρασίας.

Ένα σύστημα ελέγχου των δαπανών μιας επιχείρησης, λειτουργεί παρόμοια με το θερμοστάτη.

Κατ’ αρχάς, τίθεται ένα προκαθορισμένο, πρότυπο κόστος. Στην ουσία, το πρότυπο κόστος είναι ο προϋπολογισμός για την παραγωγή μιας μονάδας ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας, π.χ. το κόστος ραφής ενός πουκαμίσου. Το κόστος αυτό χρησιμοποιείται ως μέτρο σύγκρισης στο σύστημα ελέγχου της επιχείρησης.

Καθώς, η επιχείρηση παράγει πολλές μονάδες από το προϊόν, χρησιμοποιείται το πρότυπο κόστος ανά μονάδα για τον καθορισμό του συνολικού πρότυπου ή προϋπολογιστικού κόστους παραγωγής. Π.χ. ας υποθέσουμε ότι το κόστος παραγωγής ενός πουκαμίσου είναι 18 € και η επιχείρηση παράγει 1.000 τεμάχια. Το συνολικό προϋπολογιστικό ή πρότυπο κόστος παραγωγής για το δεδομένο πραγματικό επίπεδο παραγωγής των 1.000 τεμαχίων είναι € 18.000. 

Δεύτερον, η επιχείρηση μετρά το πραγματικό κόστος που προκλήθηκε από την παραγωγή των 1.000 πουκαμίσων.

Τρίτον, η επιχείρηση συγκρίνει το πραγματικό, απολογιστικό κόστος με το πρότυπο, προϋπολογιστικό κόστος. Κάθε διαφορά μεταξύ των δύο καλείται απόκλιση κόστους. Η επιχείρηση αξιοποιεί αυτές τις αποκλίσεις για να διαχειριστεί τα κόστη της.

Ασφαλώς, οι επιχειρηματίες δεν έχουν το χρόνο να διερευνήσουν τα αίτια κάθε απόκλισης μεταξύ προϋπολογιστικού και απολογιστικού κόστους. Αυτό που επιλέγουν να κάνουν είναι να εξετάσουν τις αιτίες των σημαντικών αποκλίσεων. Η προσέγγιση παρακολούθησης μόνο των σημαντικών αποκλίσεων καλείται διαχείριση των εξαιρέσεων.

Καθώς οι λειτουργίες της επιχείρησης εκτελούνται σύμφωνα με το σχεδιασμό, τα πραγματικά κόστη και κέρδη τείνουν να συγκλίνουν με τα προϋπολογιστικά. Ωστόσο, σημαντικές παρεκκλίσεις από τον προγραμματισμό, έχουν ως συνέπεια σημαντικές αποκλίσεις κόστους. Οι επιχειρηματίες διερευνούν αυτές τις αποκλίσεις προκειμένου να καθορίσουν τις αιτίες τους και, αν είναι δυνατόν, να λάβουν διορθωτικά μέτρα όταν υποδεικνύονται. 

Τί συνιστά, όμως, σημαντική απόκλιση; Η ερώτηση δεν έχει σαφή απάντηση, καθώς εξαρτάται από το μέγεθος και τον τύπο της επιχείρησης και των διαδικασιών της. Επίσης, η απάντηση αυτής της ερώτησης είναι μέρος της τέχνης της διοίκησης.

Ένας επιχειρηματίας χρησιμοποιεί την κρίση και την εμπειρία του στο να κάνει υποθέσεις, να ποντάρει σε πιθανότητες και να βασίζεται στη διαίσθησή του. Ωστόσο, κάποιοι εμπειρικοί κανόνες δίνουν έμφαση στα εξής:

• το μέγεθος της απόκλισης, και ιδίως το σχετικό (ποσοστιαίο) μέγεθος της απόκλισης
• τις επαναλαμβανόμενες αποκλίσεις
• τις αυξητικές τάσεις στις αποκλίσεις
• τη διακριτική ευχέρεια του επιχειρηματία να ελέγξει τις αποκλίσεις (π.χ. τί νόημα έχει κανείς να παρακολουθεί τις διακυμάνσεις της διεθνούς τιμής του πετρελαίου;)

Τέλος, θα πρέπει να τονιστεί, ότι θα πρέπει να διερευνώνται εξίσου οι θετικές αποκλίσεις, καθώς μπορούν να αποτελούν ευκαιρία υιοθέτησης κάποιας καλής πρακτικής σε ολόκληρη την επιχείρηση.