Πώς να απολογείσαι με σωστό τρόπο στη δουλειά σου

Κατά πάσα πιθανότητα, όπως όλοι μας, κάνεις κι εσύ διάφορα λάθη στη δουλειά και κατά διαστήματα χρειάζεται να απολογείσαι για αυτά.

Είναι κι αυτό μέρος του να εργάζεσαι.

Όμως οι περισσότεροι δεν το πολύ-σκεφτόμαστε όταν πρόκειται να απολογηθούμε. Ειδικά όταν νιώθουμε ότι δεν είμαστε 100% υπεύθυνοι για ότι συνέβη. Έτσι συνήθως ψελλίζουμε κάτι σαν απολογία, προσπαθούμε να βρούμε και κάποια καλή δικαιολογία και θεωρούμε ότι έτσι καθαρίσαμε. Μόνο που για το αφεντικό σου όχι μόνο δεν αρκεί αυτό, αλλά του δημιουργείς και κακή εικόνα για εσένα.

Να λοιπόν τα πέντε βήματα για μια ειλικρινή, επαγγελματική και αξιοσέβαστη απολογία, αν θες να αποφύγεις αυτό το πρόβλημα.

#1 Πέρνα το μήνυμα με κομψό τρόπο

Ίσως είναι αναμενόμενο, αλλά οι περισσότεροι από εμάς διστάζουν να πουν τη λέξη «συγγνώμη» στον εργασιακό χώρο.

Υπάρχει λύση όμως. Μπορεί αντί για το «συγγνώμη» να πεις «λυπάμαι». Πρακτικά θα έχεις το ίδιο αποτέλεσμα.

Το βασικό όμως είναι ανεξαρτήτως του τι έγινε ή του πόσο απρόβλεπτη ήταν η κατάσταση, αν έφταιγες εσύ, να απολογηθείς και να δείξεις ότι κατανοείς το πρόβλημα.

#2 Γίνε συγκεκριμένος

Εξήγησε για ποιο πράγμα ακριβώς απολογείσαι, ώστε το άλλο μέρος να γνωρίζει ότι δεν στεναχωριέσαι απλά για το γεγονός ότι είσαι σε αυτή την κατάσταση, αλλά ότι απολογείσαι για αυτό που σε έφτασε εκεί. Κάνε το ξεκάθαρο ότι κατανοείς τις συνέπειες του λάθους σου.

Απλά και μόνο αναφέροντας τι είναι αυτό για το οποίο στεναχωριέσαι, δείχνει στον άλλο ότι γνωρίζεις γιατί κάνετε αυτή τη συζήτηση.

Επιπλέον, ένα βήμα που μπορείς να κάνεις, είναι να αναλάβεις την ευθύνη που σου αναλογεί για το γεγονός, χωρίς όμως απαραίτητα να πάρεις τη συνολική ευθύνη για ότι έγινε (ειδικά αν συμμετείχαν και άλλοι). 

#3 Εστίασε στη γλώσσα σώματος σου

Το έχουμε πει πολλές φορές πως οι λέξεις αποτελούν μόνο το 7% της επικοινωνίας. Η γλώσσα σώματος που χρησιμοποιείς, ο τόνος σου, η οπτική επαφή, όλα αυτά αντικατοπτρίζουν πως νιώθεις για αυτό που έγινε, οπότε φρόντισε να είναι όλα σε συμφωνία μεταξύ τους.

Σκέψου το και αλλιώς: Αν κάποιος σου ζήταγε συγγνώμη, ενώ σταύρωνε τα χέρια του και κοιτούσε απλανώς γύρω γύρω, θα πίστευες ότι το εννοεί πραγματικά;

Οπότε, εσύ κοίτα το άτομο με το οποίο μιλάς. Κράτα το σώμα σου ανοικτό και χαλαρό (τα χέρια στο πλάι, οι ώμοι προς τα πίσω). Μην χαμογελάς, αλλά μην είσαι και βλοσυρός.

Αν πιστεύεις ότι θα είσαι πολύ νευρικός όταν θα απολογείσαι, είτε επειδή έκανες ένα πολύ σημαντικό λάθος είτε επειδή ο αποδέκτης είναι βλοσυρός και επιβλητικός, τότε πρόβαρε στο μυαλό σου αυτά που πρόκειται να πεις, ώστε να είσαι πιο έτοιμος την κρίσιμη στιγμή.

#4 Απόφυγε τις δικαιολογίες

Είναι αλήθεια σχεδόν ενστικτώδες να προσπαθήσουμε να δικαιολογηθούμε με το που βγει κάποιο πρόβλημα στην επιφάνεια. Δεν θέλουμε να δείξουμε κακοί στη δουλειά μας, οπότε πολλές φορές συνεχίζουμε την απολογία μας με ένα «αλλά» ή «όμως» εξηγώντας γιατί, κατά κάποιον τρόπο, τελικά δεν φταίγαμε εμείς.

Όμως το να απολογείσαι αυθεντικά σημαίνει να παραδεχτείς ότι έκανες λάθος και να το αποδεχτείς ως γεγονός. Οπότε, αντιστάσου στην τάση να κολλήσεις μαζί και μια δικαιολογία.  Σίγουρα, μερικές φορές την απολογία σου μπορεί να ακολουθήσει και μια άβολη σιωπή, όμως χρειάζεται να αποδεχτείς ότι τα πράγματα δεν διορθώνονται πάντα αυτόματα.

#5 Πρότεινε διορθωτική δράση

Αφότου λοιπόν απολογηθείς, δείξε ότι είσαι διατεθειμένος να λύσεις το πρόβλημα. Εναλλακτικά, αν δεν μπορεί να διορθωθεί πια (γιατί ότι έγινε, έγινε), τότε εξήγησε πως με τις πράξεις σου θα αποφευχθεί το ίδιο πρόβλημα από το να παρουσιαστεί ξανά στο μέλλον.

Θες να μπορείς να διαχειρίζεσαι με επιτυχία τις εργασιακές δυναμικές; Δες εδώ

Ένα παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι ξέχασες να στείλεις ένα email σε έναν πελάτη για λογαριασμό του αφεντικού σου, όπως σου είχε ζητήσει ο τελευταίος.

Στο παρελθόν, μπορεί να έλεγες ένα ξερό:

«Συγγνώμη γι’ αυτό.»

Τώρα πια όμως θα λες:

«Λυπάμαι που ξέχασα να στείλω το email στον Χ πελάτη τη Δευτέρα. Ξέρω ότι ανέμεναν ότι θα το λάβουν και ότι ίσως αυτό να έδωσε κακή εικόνα για εμάς. Τώρα πια το σημείωσα στην Ατζέντα μου ώστε κάθε Δευτέρα στο εξής να φεύγει στην ώρα του με συνέπεια.»

Έχε κατά νου, πως είναι αρκετά πιθανό ακόμα και τα προηγούμενα βήματα να μην μειώσουν εντελώς την ένταση. Και η αλήθεια είναι πως όλοι κάνουμε λάθη. Δεν είναι ωραίο να τα κάνουμε και να πρέπει να απολογούμαστε με τις συνέπειες τους, αλλά έτσι είναι η (επαγγελματική) ζωή.

Όμως σταδιακά θα διαπιστώσεις ότι με τις καλύτερες διατυπώσεις που θα υιοθετήσεις στο εξής, τα άλλα πρόσωπα θα βλέπουν και τις καλές σου προθέσεις, αλλά και την σοβαρότητά σου ως επαγγελματίας. Και θα είσαι οκ με το γεγονός ότι χρειαζόταν να απολογηθείς.