Πώς να αποτρέψεις τους συναδέλφους από το να σε καθυστερούν

Είναι συχνό φαινόμενο να θέλουμε να δουλέψουμε και οι άλλοι να μας καθυστερούν.

Όλοι έχουμε τέτοιες μέρες. Μέρες που είμαστε στο γραφείο ακριβώς στις 09.00 το πρωί, έτοιμοι να περάσουμε μια πολύ παραγωγική μέρα. Έχουμε ετοιμάσει και το πλάνο μας για να ολοκληρώσουμε όλες τις δουλειές μας μέχρι το τέλος της ημέρας.

Και όταν κοιτάμε ξανά το ρολόι μας, είναι 19.00, και έχουμε διαγράψει μόνο μια δουλειά από την, όλο και αυξανόμενη, λίστα μας. Σε αυτό το σημείο ήδη είμαστε πολύ κουρασμένοι για να κάνουμε κάτι άλλο και φεύγουμε για το σπίτι αναρωτώμενοι που στο καλό πήγε όλος ο χρόνος μας.

Αφού το έχω πάθει αυτό κι ο ίδιος περισσότερες φορές απ’ ότι θα ήθελα να παραδεχτώ, τελικά σταμάτησα να αναρωτιέμαι τι γίνεται.

Συνειδητοποίησα ότι ακόμα και οι καλύτερες των προθέσεων δεν αρκούν, γιατί κανείς μας δεν δουλεύει μόνος του. Όλοι έχουμε συναδέλφους που ζητούν την προσοχή μας, email που δεν σταματούν να έρχονται και meeting που τραβούν πολύ χρόνο και τελικά μας καθυστερούν.

Σε μια εποχή που ο χρόνος και η προσοχή θεωρούνται πολύτιμα αγαθά, οι πιο πετυχημένοι εργαζόμενοι είναι εκείνοι που όχι μόνο διαχειρίζονται τον χρόνο τους, αλλά που διαχειρίζονται και τον χρόνο των άλλων αποτελεσματικά, με σκοπό να μην αφήνουν άλλους να τους καθυστερούν. Έτσι επιτρέπουν στον εαυτό τους να έχει περισσότερη κυριαρχία στο πρόγραμμα της ημέρας για να κάνουν περισσότερα πράγματα.

Οπότε, ο καλύτερος τρόπος να διαχειρίζεσαι το χρόνο σου είναι να προβλέπεις και τις κινήσεις των άλλων. Και να τους βοηθάς για να σε βοηθούν.

Προκειμένου να υπάρχει καλύτερη πρακτική εφαρμογή, χώρισα τους εργαζόμενους με τους οποίους αλληλεπιδράς συχνά σε τρεις γενικές κατηγορίες.

#1 Η νέα πρόσληψη: Βοήθα να βάλει προτεραιότητες

Όταν ξεκινάς μια νέα δουλειά νιώθεις ενθουσιασμό και εξάντληση ταυτόχρονα. Οι περισσότερες νέες προσλήψεις επιθυμούν να έχουν μεγάλη επίδραση από την αρχή, προκειμένου να αποδείξουν στην εταιρία ότι έκανε τη σωστή επιλογή προσλαμβάνοντάς τους.

Αλλά, από την εμπειρία μου, τόσο ως νέος εργαζόμενος, όσο και ως έμπειρος συνάδελφος, είναι εύκολο να μπλοκάρεις από τις πολλές πληροφορίες, ονόματα, συστήματα και διαδικασίες.

Αυτό που κάθε νέος εργαζόμενος χρειάζεται δεν είναι περισσότερες πληροφορίες, αλλά έναν τρόπο να τις βάζει σε σειρά. Με αυτό τον τρόπο μπορεί να επιστρέψει στα πιο σημαντικά κομμάτια της δουλειάς και να αρχίσει να αποδίδει, γνωρίζοντας ότι τα υπόλοιπα θα έρθουν με τον καιρό. 

Μπορεί να σου ακούγεται χρονοβόρο, αλλά είναι πιο εύκολο απ’ ότι νομίζεις:

Όταν έρθει και σου ζητήσει βοήθεια, πες του να καταγράψει όλες τις εργασίες που έχει να κάνει. Έπειτα βοήθησέ τον να τις ταξινομήσει με σειρά προτεραιότητας (υψηλή, μέτρια, χαμηλή) και να καταλάβει πόση περίπου ώρα πρέπει να διαθέσει σε κάθε μία.

Ο στόχος εδώ είναι να τον βοηθήσεις εξαρχής να καταλάβει πως πρέπει να οργανώσει τη μέρα του, ώστε να μην σε διακόπτει συνέχεια με απορίες για το τι πρέπει να κάνει.

#2 Ο συνάδελφος: Επικοινώνησε ξεκάθαρα

Είτε πρόκειται για meeting χωρίς σκοπό, είτε για δουλειά που πρέπει να ξανακάνεις επειδή δεν υπήρχε καλή επικοινωνία, είτε για αγγαρείες χωρίς προφανή στόχο, το τελικό αποτέλεσμα είναι ίδιο: πρόκειται για χαμένο χρόνο και πράγματα που σε καθυστερούν χωρίς λόγο.

Κι αν θες στο τέλος της ημέρας να αισθάνεσαι ότι όντως η μέρα είχε κάποιο νόημα, τότε χρειάζεται να βρεις έναν τρόπο να περιορίσεις τέτοιες καταστάσεις.

Για να διαχειριστείς τον συνάδελφο με τρόπο που θα σε βοηθήσει στη διαχείριση του χρόνου σου, θα χρειαστεί να γίνεις πολύ καλός στην επικοινωνία.

Μια καλή ιδέα είναι να μοιράζεσαι εγκαίρως μαζί του τις πληροφορίες για το meeting. Για παράδειγμα, μπορείς να στείλεις αναλυτικά bullets για το θέμα ή ακόμα και την παρουσίασή σου. Ο λόγος να το κάνεις αυτό, είναι πως αν στη συνάντησή σας όλα είναι καινούρια για τους παρευρισκόμενους, δύσκολα θα γίνει κάποια παραγωγική συζήτηση, καθώς όλοι θα επεξεργάζονται ακόμη τις νέες πληροφορίες. Και αυτό έχει ως αποτέλεσμα ακόμα περισσότερα meeting.

Αν όμως μοιραστείς μαζί του τις πληροφορίες νωρίτερα, περιορίζεις τα ατελείωτα meeting και πάρε – δώσε άσκοπων email. Επιπλέον τον ενθαρρύνεις να έρθει στο meeting καλύτερα προετοιμασμένος, ώστε να γίνει μια παραγωγική συζήτηση. Ίσως μάλιστα διαπιστώσεις κι εσύ, ότι με αυτό τον τρόπο εξαλείφεται ακόμα και η ανάγκη για meeting.

#3 Ο προϊστάμενος: Δημιούργησέ του εμπιστοσύνη

Όσο πιο υψηλά στην ιεραρχία είναι κάποιος, τόσο πιο πιεσμένος νιώθει. Στην πραγματικότητα όμως, δεν είναι τόσο το βάρος της δουλειάς που καταπονεί τον manager σου. Είναι το βάρος του να νιώθει υπεύθυνος για όλα και πάντα.

Αυτό που αποζητά σε αυτή την κατάσταση είναι κάποιον που μπορεί να τον βοηθήσει να αντισταθμίσει αυτή την ψυχική πίεση.

Ως απευθείας υφιστάμενός του, υπάρχει ένας εύκολος τρόπος να διαχειριστείς την κατάσταση και αυτός είναι να είσαι αξιόπιστος. Να μπορείς να τον κάνεις δηλαδή να βασίζεται σε εσένα και να είναι ήσυχος πως ότι ανέλαβες θα προχωρήσει σωστά.

Πρέπει λοιπόν να μπορεί να σου αναθέτει κάτι και να μην χρειάζεται να ανησυχεί γι’ αυτό μέχρι να ολοκληρωθεί και να το ελέγξει. Αν μπορείς να σου αναθέσει μια εργασία και πρακτικά να θεωρήσει ότι βγαίνει από τη λίστα του, έχεις κάνει τον εαυτό σου εξαιρετικά πολύτιμο.

Θες να γίνεις πολύτιμος στη δουλειά σου; Δες εδώ

Όχι μόνο του σώζεις πολύ χρόνο, αλλά του δίνεις και την πολυπόθητη ψυχική ηρεμία και ανακούφιση ώστε να εστιάσει σε άλλα πράγματα που απαιτούν την προσοχή του.

Αυτό απαιτεί εμπιστοσύνη, που είναι και το κλειδί για να έχεις την ελευθερία να ορίζεις εσύ το δικό σου πρόγραμμα και όρια. Αν ο προϊστάμενος μπορεί να βασίζεται σε εσένα για να κάνεις τη δουλειά, θα νιώθει λιγότερο την ανάγκη να τσεκάρει το πώς κάνεις τη δουλειά, το πότε έρχεσαι, πότε φεύγεις κλπ.

Όπως βλέπεις, αν προσεγγίσεις το ημερήσιο πρόγραμμά σου με την οπτική του να βοηθήσεις τους γύρω σου και κυρίως να καταλάβεις τι χρειάζονται και ποιες είναι οι ανάγκες τους, θα μπορείς να είσαι πάντα ένα βήμα μπροστά και να μην σε καθυστερούν. Κι όταν δοκιμάσεις τα παραπάνω, επικοινώνησε μαζί μου για να μου πεις πως πήγε.