Πόσο καλά Οργανωμένος είσαι;

Όπως λέει και το ανέκδοτο, είναι καλό να είσαι οργανωμένος.

Πόσο συχνά πιάνεις τον εαυτό σου να σκέφτεται ότι ήρθε η ώρα να οργανωθείς …και καταλήγεις να μην το καταφέρνεις; Πολλές φορές, η κακή οργάνωση σημαίνει μειωμένη παραγωγικότητα και χαμένες ευκαιρίες και συχνά οδηγεί σε αυξημένη αναβλητικότητα και στρες.

Το καλό είναι ότι υπάρχουν μερικά απλά εργαλεία που μπορείς να χρησιμοποιήσεις και που θα σε βοηθήσουν να οργανωθείς και να παραμείνεις οργανωμένος. Ακόμα καλύτερα, είναι εργαλεία που μπορείς να χρησιμοποιήσεις είτε στη δουλειά σου, είτε στο σπίτι σου.

Αυτά τα εργαλεία είναι ένας συνδυασμός διαχείρισης χρόνου και προσωπικού κινήτρου. Επτά απλά βήματα που θα σε βοηθήσουν να ανασάνεις και αν δεις τα πράγματα καλύτερα και ευκολότερα.

#1. Ξεκαθάρισε τι θες να κάνεις

Αν είσαι από αυτούς τους ανθρώπους που παλεύουν να θυμηθούν ακόμα και τα πιο απλά πράγματα που έχουν να κάνουν (να ξέρεις ότι δεν είσαι μόνος σου), τότε κάνε λίστα. Άσχετα με το αν είναι για πράγματα που θέλεις ή που πρέπει να κάνεις. Αν δεν σου κάνει μία λίστα, τότε κάνε περισσότερες.

Πολλοί αρκούνται στο να κάνουν μία λίστα μόνο, ενώ άλλοι φτιάχνουν τις λίστες τους διαφορετικά. Μπορείς να φτιάξεις μία λίστα με μακροπρόθεσμους στόχους. Άλλοι φτιάχνουν μικρότερες με όσα χρειάζονται να επιτύχουν για να φτάσουν τον κάθε στόχο. Χαρτί ή ηλεκτρονικά, είναι δικό σου θέμα.

#2. Αποφάσισε πότε θες να το κάνεις

Πολλές έρευνες έχουν δείξει ότι το μυαλό μας είναι ρυθμισμένο να επαναφέρει στην επιφάνεια οτιδήποτε έχουμε σε εκκρεμότητα. Ίσως γι’ αυτό όταν έχεις κάτι σημαντικό να κάνεις, πετάγεσαι στον ύπνο σου και το σκέφτεσαι.

Αυτό που είναι ενδιαφέρον, είναι το γεγονός ότι αν κάνεις λίστα με τα πράγματα που θες να κάνεις και ακόμα σημαντικότερα, αν ορίσεις και ημερομηνίες, τότε το μυαλό σου ηρεμεί και μπορείς να λειτουργήσεις καλύτερα. Τουλάχιστον μέχρι να χάσεις την προθεσμία που είχες ορίσει!

#3. Δώσε χρόνο στον εαυτό σου

Δεν γίνεται να οργανωθείς μέσα σε πέντε λεπτά. Οπότε καλό είναι να χαλαρώσεις και να αφήσεις χρόνο για να γίνουν τα πράγματα.

Σε καθημερινή βάση, προτιμότερα το πρωί, αφιέρωσε πέντε με δέκα λεπτά για να προγραμματίσεις τι έχεις να κάνεις. Αν χρησιμοποιείς τα ΜΜΜ ακόμα καλύτερα, γιατί θα μπορέσεις να χρησιμοποιήσεις τον χρόνο αυτό, χωρίς να έχεις περισπάσεις από το γραφείο.

Ακόμα κι αν το βάλεις στη μέση της ημέρας, καλό θα είναι να φύγεις από τον χώρο εργασίας και να πας κάπου ήρεμα να οργανωθείς.

#4. Αποφάσισε τι είναι σημαντικό και τι επείγον

Απλά τα πράγματα. Πολύς κόσμος «χάνεται» και κάνει λάθη ανάμεσα σε ότι είναι σημαντικό και ότι είναι επείγον. Ο σωστός διαχωρισμός είναι απαραίτητος για να γίνει σωστή κατανομή εργασιών μέσα στην ημέρα.

Θες να γίνεις πραγματικά πιο οργανωμένος; Δες εδώ

#5. Σπάσε σε κομμάτια τις εργασίες και κάνε κατανομή

Κάθε εργασία στη λίστα σου πρέπει να γίνει άμεσα; Μπορείς να κάνεις κάποια πράγματα τώρα και κάποια αργότερα; Ίσως θες να σπάσεις σε κομμάτια και να τα δώσεις σε κάποιους άλλους να τα κάνουν.

Η κατανομή εργασίας σε τρίτους είναι εξίσου σημαντική ικανότητα. Αν ο χρόνος που θα σου πάρει να εξηγήσεις κάτι είναι όσο κι ο χρόνος που θες για να το κάνεις, τότε ίσως είναι καλύτερα να το κάνεις μόνος σου.

#6. Μην ξαφνιαστείς αν προκύψουν κι άλλα

Υπάρχει περίπτωση να οργανωθείς για τις εργασίες της ημέρας και μόλις γυρίσεις στο γραφείο σου, να δεις ένα e–mail που θα σου τα ανατρέπει όλα. Ακόμα κι αν συμβεί αυτό, δεν πειράζει.

Αντί να εκνευρίζεσαι, ξέρεις τι άλλο υπάρχει στη λίστα σου που είναι επείγον ή σημαντικό, οπότε μπορείς να επαναδιαπραγματευθείς τις διορίες που έχεις για να χωρέσεις και το «έκτακτο» συμβάν.

#7. Παρακολούθα τα πράγματα

Ειδικά όταν είσαι απασχολημένος, είναι πολύ εύκολο να σου ξεφύγουν τα πράγματα εκτός χρόνου. Ειδικά στο φόρτο και την ένταση ενός γραφείου, μπορεί να χάσεις την αίσθηση του χρόνου και να καταλήξεις με εκκρεμότητες που θα πρέπει να αναβάλεις για την επόμενη ημέρα.

Ειδικά στην αρχή θα είναι δυσκολότερα τα πράγματα, ακριβώς γιατί δεν έχεις οργανώσει ποτέ την ημέρα σου. Από την στιγμή που θα συνηθίσεις την διαδικασία, κάθε μέρα σου θα είναι ευκολότερη και γρηγορότερη και θα είσαι μόνιμα πιο οργανωμένος.