Τι σημαίνει ότι μια επιχείρηση είναι καλά στημένη; Μεταξύ ομογενοποίησης και διαφοροποίησης

Έχουμε αναφέρει σε προηγούμενα άρθρα ότι η τέχνη της οργάνωσης των ανθρώπων σε επιχειρήσεις περιλαμβάνει αποφάσεις. Και οι αποφάσεις αυτές μπορεί να αφορούν το είδος της εξειδίκευσης της εργασίας, των μηχανισμών ομογενοποίησης, του βαθμού συγκεντρωτισμού των αποφάσεων, καθώς και του βαθμού τυποποίησης που θα επιλεγεί.

Αλλά ποιοι παράγοντες καθορίζουν αυτές τις αποφάσεις;

#1. Η μορφή οργάνωσης που είναι κατάλληλη για μια επιχείρηση εξαρτάται από τις συγκεκριμένες συνθήκες με τις οποίες είναι αντιμέτωπη, όπως είναι το περιβάλλον στο οποίο ανταγωνίζεται, την τεχνολογία την οποία χρησιμοποιεί, τη φύση των εργασιών που εκτελεί, καθώς και το είδος των ανθρώπων που απασχολεί.

#2. Μια επιχείρηση με την οργάνωση που επιλέγει, καλείται να προετοιμαστεί για τα απρόοπτα τα οποία μπορεί να αντιμετωπίσει. Με άλλα λόγια, η επιχείρηση δομεί την εσωτερική της οργάνωση για να μπορέσει να ελέγξει το περιβάλλον της.

Αν θες να βελτιώσεις την οργανωτική δομή της επιχείρησης σου, δες εδώ

#3. Η ένταση και η περιπλοκότητα των δυνάμεων του επιχειρησιακού περιβάλλοντος (άρα η αβεβαιότητα) έχουν ευθεία επίδραση στο εύρος της οργανωτικής διαφοροποίησης της επιχείρησης.

#4. Το πλήθος των λειτουργιών και των τμημάτων μιας επιχείρησης αντανακλά την ανάγκη της επιχείρησης να διαχειριστεί τις συναλλαγές της με δυνάμεις του περιβάλλοντός της. Π.χ. σε μια επιχείρηση όπου η διαχείριση των σχέσεων με τους προμηθευτές είναι ζωτικής σημασίας, δημιουργείται τμήμα προμηθειών, αν η τεχνολογία συνεχώς εξελίσσεται δημιουργείται τμήμα έρευνας και ανάπτυξης, αν η ένταση του ανταγωνισμού είναι ισχυρή, δημιουργείται τμήμα πωλήσεων και μάρκετινγκ κ.ο.κ.

Άρα η αυξημένη αβεβαιότητα, οδηγεί σε αυξημένη διαφοροποίηση και επακόλουθα αυξημένη ανάγκη για μηχανισμούς ομογενοποίησης.

Επίσης, όσο πιο σταθερό είναι το επιχειρησιακό περιβάλλον, οι επιχειρήσεις τείνουν να οργανώνονται σαν μια καλοκουρδισμένη μηχανή:

Κάθε υπάλληλος εργάζεται χωριστά και ειδικεύεται σε σαφώς προσδιορισμένα καθήκοντα, δίνεται υπερβολική έμφαση στην ιεραρχία ως μοναδικός μηχανισμός ομογενοποίησης, η λήψη των αποφάσεων λαμβάνεται στην κορυφή, η επικοινωνία που επικρατεί είναι μεταξύ προϊσταμένου και υφισταμένου και η εκτέλεση των διαδικασιών βασίζεται σε ρητούς κανόνες και σαφείς, τυποποιημένες οδηγίες εργασίας.

Τι συμβαίνει όμως με τις ευέλικτες επιχειρήσεις;

Από την άλλη μεριά, επιχειρήσεις που καλούνται να είναι ευέλικτες και προσαρμόσιμες σε ένα μεταβαλλόμενο επιχειρησιακό περιβάλλον τείνουν να οργανώνονται σαν ένα ζώντα οργανισμό: η αρμοδιότητα λήψης αποφάσεων διαχέεται σε όλα τα κλιμάκια της ιεραρχίας και οι υπάλληλοι θεωρούν ότι εξουσιοδοτούνται να λαμβάνουν αποφάσεις όπως υπαγορεύουν οι ανάγκες της επιχείρησης.

Οι ρόλοι είναι χαλαρά προσδιορισμένοι, οι υπάλληλοι εκτελούν ποικίλα καθήκοντα και αναπτύσσουν δεξιότητες σε νέες δραστηριότητες. Εργαζόμενοι από διαφορετικές λειτουργίες, συνεργάζονται για να επιλύουν προβλήματα και ο ένας εμπλέκεται στις δραστηριότητες του άλλου.

Κατά συνέπεια, είναι συνήθεις οι μικτές ομάδες εργασίες και οι επιτροπές, ενώ ο συντονισμός επιτυγχάνεται με κανόνες και πρότυπα συμπεριφοράς που αναδύονται από την αλληλεπίδραση των ανθρώπων. Έμφαση δίνεται στην ηγεσία και όχι στην επίσημη θέση στην ιεραρχία, ενώ οι αξίες που επικρατούν είναι η αξιοσύνη και η ικανότητα για καινοτομία.

Τελικά ποια μορφή οργάνωσης υπερτερεί;

Σίγουρα η δεύτερη μορφή οργάνωσης προάγει την ομαδική εργασία και την προσωπική ανάπτυξη για τη βελτίωση των παραμέτρων της ποιότητας, του χρόνου και του κόστους και ενδεχομένως να είναι πιο δημοφιλής στις μέρες μας.

Θα εμπιστευόσασταν, όμως, μια τέτοια οργάνωση σε κρίσιμους οργανισμούς, όπως οι ένοπλες δυνάμεις ή ένα πυρηνικό εργοστάσιο, όπου ο κάθε υπάλληλος θα αυτοσχεδίαζε και θα δοκίμαζε καινοτόμες λύσεις;

Αλλά ακόμα, πόσες πιθανότητες εύρυθμης λειτουργίας έχει η κουζίνα ενός μεγάλου εστιατορίου, όταν η έννοια της πειθαρχίας είναι άγνωστη λέξη;

Καθώς απόλυτες απαντήσεις δεν υπάρχουν, όπως δεν υπάρχουν και συνταγές επιτυχίας, η επιτυχημένη οργάνωση μιας επιχείρησης είναι εν τέλει αποτέλεσμα της διορατικότητας και της σοφίας ενός έμπειρου στελέχους.