Χάος στην εταιρία: Ισορροπώντας ανάμεσα στη διαφοροποίηση και την ομογενοποίηση

Σίγουρα θα έχει τύχει να βρεθείς σε εταιρίες όπου το κάθε τμήμα δεν γνωρίζει τι κάνει το διπλανό του. Ο κάθε υπάλληλος ξέρει μόνο το δικό του κομμάτι ευθύνης και δεν έχει καμιά ιδέα για το τι γίνεται πέρα από αυτό και εσύ προσπαθείς απεγνωσμένα να βγάλεις άκρη. Αυτό το άγχος έχει δημιουργηθεί επειδή η εταιρία έχει εφαρμόσει μεγάλη διαφοροποίηση στη λειτουργία της.

Βλέπεις η διαφοροποίηση της οργάνωσης μιας επιχείρησης, ο καταμερισμός, δηλαδή, των εργασιών, υποτίθεται ότι βοηθά τους ανθρώπους να εξειδικευτούν σε αυτό που κάνουν και να γίνουν, επομένως, πιο παραγωγικοί.

Ωστόσο, οι επιχειρήσεις συχνά διαπιστώνουν ότι η διαφοροποίηση της οργάνωσης περιορίζει την επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων και αποτρέπει τους υπαλλήλους από το να μαθαίνουν ο ένας από τον άλλο.

Ως αποτέλεσμα, οι υπάλληλοι διαφορετικών λειτουργιών ή επιχειρησιακών περιοχών αναπτύσσουν έναν ανεξάρτητο προσανατολισμό, τείνουν δηλαδή να θεωρούν το ρόλο τους στον οργανισμό αποκλειστικά σύμφωνα με το χρονικό ορίζοντα, τους σκοπούς και τις κατευθύνσεις του τμήματός τους.

Π.χ. το τμήμα παραγωγής μιας επιχείρησης τείνει να εστιάζει στον έλεγχο του κόστους και τη βελτίωση της ποιότητας του παραγόμενου προϊόντος, ενώ το τμήμα έρευνας και ανάπτυξης στη βελτίωση των παραγωγικών διαδικασιών και την ανάπτυξη νέων προϊόντων. Όταν διαφορετικές λειτουργίες κατανοούν τα πράγματα διαφορετικά, η επικοινωνία αποτυγχάνει και ο συντονισμός καθίσταται δύσκολος, αν όχι ανέφικτος. 

Η διευκόλυνση της επικοινωνίας και του συντονισμού μεταξύ των τμημάτων αποτελεί μεγάλη πρόκληση για επιχειρήσεις με υψηλό βαθμό διαφοροποίησης. Για το λόγο αυτό:

• η εξειδίκευση θα πρέπει να περιορίζεται στο βαθμό που απαιτείται προκειμένου να κτιστούν οι θεμελιώδεις ικανότητες της επιχείρησης που της προσδίδουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και
• να επιλέγονται οι μηχανισμοί ομογενοποίησης που αντισταθμίζουν την έλλειψη συντονισμού και επικοινωνίας λόγω εξειδίκευσης.

Μηχανισμοί ομογενοποίησης

Ας δούμε, όμως, ορισμένους μηχανισμούς ομογενοποίησης:

• Ένα επιπλέον κλιμάκιο στην ιεραρχία. Π.χ. δύο τμήματα με διαφορετικούς προσανατολισμούς αναφέρονται στον ίδιο προϊστάμενο, που αναλαμβάνει να τα συντονίσει
• Άμεση επαφή. Π.χ. συναντήσεις και συνεργασίες των τμημάτων για το συντονισμό των δραστηριοτήτων τους
• Δημιουργία συνδέσμου. Π.χ. από κάθε τμήμα, ένα στέλεχος αναλαμβάνει την επικοινωνία και το συντονισμό μεταξύ του τμήματός του και των άλλων τμημάτων
• Ειδική ομάδα εργασίας ή μόνιμη επιτροπή από στελέχη διαφορετικών τμημάτων για το συντονισμό των κοινών θεμάτων
• Υπεύθυνος συντονισμού. Π.χ. η δημιουργία θέσεως γενικού διευθυντή που αναλαμβάνει αποκλειστικά το συντονισμό και επικοινωνία μεταξύ των διευθύνσεων

Παρατηρούμε, λοιπόν, ότι καθώς αυξάνει η διαφοροποίηση και η αναπτύσσεται η ιεραρχία, τείνει να επικρατεί στις επιχειρήσεις η κάθετη επικοινωνία, δηλαδή η επικοινωνία μεταξύ προϊσταμένου και υφισταμένου. Η οριζόντια επικοινωνία και, κατά συνέπεια, ο συντονισμός μεταξύ των τμημάτων δυσχεραίνει. Το κενό αυτό καλούνται να καλύψουν οι μηχανισμοί ομογενοποίησης, φέρνοντας σε επαφή συναδέλφους από διαφορετικά πεδία.

Αν θες να βρεις κι εσύ τη σωστή ισορροπία για την επιχείρησή σου, επικοινώνησε μαζί μας