3 Τips για να γράφεις Email που θα κάνουν τη διαφορά

Όχι άλλα βαρετά email…

Ένα κακά σχεδιασμένο email μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα στην επιτυχία και την αποτυχία. Το πως θα δομήσεις το κείμενο και το περιεχόμενο του, παίζει μεγάλο ρόλο στο τι μπορείς να καταφέρεις και τι εντύπωση θα δώσεις στον παραλήπτη.

Για αυτό το λόγο ακολουθούν τρεις βασικές συμβουλές για να γίνουν τα email σου ξεκάθαρα και να αποσπούν αμεσότερες και ποιοτικότερες απαντήσεις από συναδέλφους και πελάτες.

#1 Χρησιμοποίησε λέξεις-κλειδιά στον τίτλο του θέματος

Το πρώτο πράγμα που βλέπει ο παραλήπτης ενός email είναι το όνομα σου και το θέμα ή αλλιώς τον τίτλο που του έχεις δώσει. Είναι όχι απλά βασικό αλλά απαραίτητο, ο τίτλος του θέματος να δηλώνει ξεκάθαρα το σκοπό του email και συγκεκριμένα να γνωρίζουν οι παραλήπτες τι θέλεις από αυτούς.

Ένας απλός και εύκολος τρόπος να το πετύχεις αυτό είναι να χρησιμοποιείς κάποιες λέξεις-κλειδιά στον τίτλο του θέματος που να δηλώνουν τον χαρακτήρα του email. Κάποια από αυτά είναι τα παρακάτω:

• ΕΝΕΡΓΕΙΑ – Με αυτή τη λέξη-κλειδί δηλώνεις στον παραλήπτη πως θες να κάνει κάτι.

• ΥΠΟΓΡΑΦΗ – Βάζοντας αυτή τη λέξη-κλειδί δείχνεις στον παραλήπτη πως κάτι χρειάζεται την υπογραφή του.

• ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ – Με αυτόν τον τρόπο δηλώνεις πως ο σκοπός του email είναι η πληροφόρηση και δε χρειάζεται κάποια απάντηση ή ενέργεια από τον παραλήπτη.

• ΑΠΟΦΑΣΗ – Με αυτή τη λέξη-κλειδί δείχνεις πως απαιτείται μια απόφαση από τον παραλήπτη.

• ΑΙΤΗΜΑ – Βάζοντας αυτή τη λέξη-κλειδί δηλώνεις πως ζητάς την άδεια ή την έγκριση του παραλήπτη για κάποιο θέμα.

• ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ – Με αυτόν τον τρόπο δείχνεις πως χρειάζεται συντονισμός για κάποιο θέμα με τον παραλήπτη.

Την επόμενη φορά που θα στείλεις με email μια αναφορά δοκίμασε στον τίτλο του θέματος να βάλεις μια λέξη-κλειδί. Θα μοιάζει κάπως έτσι: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ – Αναφορά Τριμήνου.

Και αν θέλεις να στείλεις ένα email στον διευθυντή σου για να εγκρίνει μια άδεια μπορείς να γράψεις το «ΑΙΤΗΜΑ – Άδεια». Αν πάλι είσαι υπεύθυνος μιας ομάδας για ένα συγκεκριμένο πρότζεκτ και θες να ζητήσεις μια εβδομαδιαία αναφορά από διάφορα μέλη της ομάδας, μπορείς να γράψεις στον τίτλο θέματος «ΕΝΕΡΓΕΙΑ – Εβδομαδιαία αναφορά».

Ίσως το να χρησιμοποιήσεις λέξεις-κλειδιά για να υπογραμμίσεις το σκοπό και το νόημα του email σού φαίνεται υπερβολικό, κραυγαλέο και προφανές, ειδικά από τη στιγμή που είναι στα κεφαλαία. Όμως έτσι τα email σου αναμφίβολα θα ξεχωρίζουν στα εισερχόμενα του παραλήπτη, ο οποίος δε θα χρειάζεται να μαντέψει το σκοπό του μηνύματος σου.

Επίσης με αυτόν τον τρόπο αναγκάζεις κάπως τον εαυτό σου να σκεφτεί τι πραγματικά θες από κάποιον πριν το στείλεις. Έτσι αποφεύγεις να συνεισφέρεις άσκοπα στο χάος που επικρατεί στα εισερχόμενα του.

Θες να αναβαθμίσεις τις επικοινωνιακές σου δεξιότητες στο γραφείο; Δες εδώ

#2 Ξεκίνα το μήνυμα σου με μια περιεκτική δήλωση-ρεζουμέ

Είναι σημαντικό να ξεκινάς το μήνυμα σου με μια σύντομη και περιεκτική δήλωση που να αναγγέλλει το σκοπό του email και ποια ενέργεια χρειάζεται. Αυτή η δήλωση πρέπει να απαντά άμεσα στα ακόλουθα πέντε ερωτήματα: Ποιος, τι, που, πως, πότε και γιατί.

Μια αποτελεσματική εισαγωγή στο μήνυμά σου φιλτράρει ουσιαστικά τις πιο σημαντικές πληροφορίες που πρέπει να ξέρει άμεσα ο παραλήπτης. Με αυτόν τον τρόπο τον βοηθάει να κατανοήσει πιο γρήγορα το μήνυμα σου και να μπορέσει να δράσει ή να πάρει μια απόφαση άμεσα.

Αυτό είναι πολύ σημαντικό, γιατί ο παραλήπτης δε χρειάζεται να γνωρίζει όλες τις λεπτομέρειες και το υπόβαθρο μιας απόφασης ή ανακοίνωσης. Αυτό που θέλει άμεσα να γνωρίζει είναι το πως τον επηρεάζουν οι πληροφορίες ενός email.

Ξεκίνα λοιπόν τα email σου με το ρεζουμέ ουσιαστικά του μηνύματος σου. Μπορείς επίσης να υπογραμμίσεις το συγκεκριμένο κομμάτι του κειμένου ώστε το νόημα να είναι απόλυτα ξεκάθαρο.

#3 Κάνε οικονομία στις λέξεις

Είτε μιλάμε για προφορική επικοινωνία, είτε μιλάμε για γραπτό λόγο, το να μπορείς να συμπτύξεις το νόημα σε όσο λιγότερες λέξεις γίνεται, είναι το κλειδί στην αποτελεσματική επικοινωνία. Για αυτό το λόγο λοιπόν χρειάζεται να κάνεις οικονομία στις λέξεις.

Τα σύντομα email είναι αποτελεσματικότερα από τα μεγάλα. Περιέχουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σε όσο πιο μικρό κείμενο γίνεται ώστε να μην ξεχειλώνει και ο παραλήπτης να μην τις ψάχνει χάνοντας χρόνο.

Επίσης, απόφυγε την παθητική φωνή καθώς κάνει τις προτάσεις να δείχνουν μεγαλύτερες. Βάλε την ενεργητική φωνή στο κείμενό σου γιατί έτσι είναι περισσότερο ξεκάθαρο ποιος κάνει κάποια ενέργεια. Με αυτόν τον τρόπο ουσιαστικά κάνεις τα ρήματα των προτάσεων να δουλεύουν για σένα.

Φυσικά μπορεί τα μικρά, περιεκτικά και σύντομα email να είναι αποτελεσματικότερα όμως αν κάτι απαιτεί επιπλέον λεπτομέρειες τότε εννοείται πως θα τις συμπεριλάβεις. Άλλωστε το όλο νόημα είναι να καταλάβει ο παραλήπτης τον σκοπό του email όσο πιο άμεσα γίνεται.

Τέλος, για να αποφύγεις τα υπερφορτωμένα εισερχόμενα όταν θες να στείλεις ένα αρχείο, στείλε ένα σύνδεσμο σε κάποιο site που μπορεί να το κατεβάσει (π.χ. cloud εφαρμογή) και μην το επισυνάπτεις. Με αυτόν τον τρόπο υποχρεώνεις τον παραλήπτη να μπει στη σελίδα που βρίσκεται το αρχείο και να το κατεβάσει από εκεί. Έτσι θα έχει πάντα την πιο πρόσφατη και ανανεωμένη έκδοση του αρχείου και δε θα χρειάζεται να στείλεις κάθε φορά νέο email.

Επίσης για λόγους ασφάλειας, μια τέτοια ιστοσελίδα μπορεί να επιβεβαιώσει πως ο παραλήπτης έχει τα κατάλληλα δικαιώματα πριν αποκτήσει πρόσβαση σε ευαίσθητα αρχεία. Κάτι που δύσκολα αποφεύγεται σε περίπτωση που επισυνάψεις το λάθος αρχείο σε λάθος email.

Οι παραπάνω συμβουλές ίσως σου φαίνονται απλές και προφανείς όμως εισάγουν έναν αέρα σαφήνειας και διαύγειας που οι συνάδελφοι και οι πελάτες σου θα εκτιμήσουν.