Αποτελεσματική Διαπραγμάτευση: 3+1 στάδια για το κλείσιμο μιας συμφωνίας

Η διαπραγμάτευση είναι μια από τις πιο συνηθισμένες διαδικασίες της ανθρώπινης επαφής και επικοινωνίας. Την χρησιμοποιούμε παντού. Στις συζυγικές διαφωνίες, όταν οργανώνουμε μια έξοδο με φίλους, όταν βρισκόμαστε με πελάτες και συναδέλφους. Κάθε φορά που υπάρχει κάποιου είδους σύγκρουση, κάθε φορά που θέλουμε να ζητήσουμε κάτι από κάποιον άλλο, διαπραγματευόμαστε.

Αυτό μάλιστα είναι κάτι που ξεκινάμε να το κάνουμε από μικρή ηλικία. Αρκεί να παρατηρήσουμε πως συμπεριφέρονται τα μικρά παιδιά όταν θέλουν κάτι και το καταλαβαίνουμε αμέσως.

Ενώ όμως κάποιες φορές το αποτέλεσμα δεν έχει τόση σημασία, υπάρχουν στιγμές που η έκβαση μιας διαπραγμάτευσης μπορεί να κρίνει την άμεση επιτυχία της επιχείρησης σου και τις καριέρας σου. Μια καλή συμφωνία, μια αύξηση ή μια προαγωγή μπορούν να αλλάξουν αρκετά την επαγγελματική σου ζωή και να επηρεάσουν το μέλλον σου.

Άρα η ικανότητά μας για επιτυχή διαπραγμάτευση, αποτελεί μια εξαιρετικά σημαντική δεξιότητα που μας βοηθάει να πετυχαίνουμε στόχους, να κλείνουμε συμφωνίες και γενικότερα να τα πηγαίνουμε καλύτερα με τους γύρω μας.

#1. Προετοιμασία

Όπως αναφέρει ο αρχαίος κινέζος στρατηγός Sun Tzu στο βιβλίο «Η τέχνη του πολέμου», αν γνωρίζεις τον εαυτό σου και τον αντίπαλο σου δεν έχεις να φοβάσαι το αποτέλεσμα εκατό μαχών. Η προετοιμασία είναι ίσως το πιο σημαντικό στάδιο στη διαπραγμάτευση. Εδώ θέτουμε τους στόχους μας, τα όρια μέχρι τα οποία μπορούμε να υποχωρήσουμε και σχεδιάζουμε τη στρατηγική μας.

Για να γίνει αυτό θα πρέπει να γνωρίζουμε ακριβώς τι θέλουμε να πετύχουμε και να γνωρίζουμε και την άλλη πλευρά. Πως αντιδράει, τι στόχους έχει και τι επιχειρήματα πιθανών να χρησιμοποιήσει.

#2. Διαπραγμάτευση

Οι άνθρωποι δε συνηθίζουν να δίνουν χωρίς να αισθάνονται πως κερδίζουν κάτι και αυτοί. Η ουσία μιας διαπραγμάτευσης λοιπόν είναι να πετύχουμε το λεγόμενο win-win. Ξεκινάμε από μια αρχική θέση, η οποία προφανώς δεν είναι ο τελικός μας στόχος και κάνουμε σταδιακές υποχωρήσεις, παραθέτοντας παράλληλα τα επιχειρήματα μας.

Αν η αντίπαλη πλευρά έχει απορίες και ενδοιασμούς, την ακούμε προσεκτικά και κοιτάμε να βρούμε μια λύση γνωρίζοντας πάντα ποια είναι τα όρια μας και οι κόκκινες γραμμές μας.

Τα συναισθήματα παίζουν σημαντικό ρόλο στην διαπραγμάτευση και τη λήψη αποφάσεων. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να παραμένουμε ήρεμοι κατά τη διάρκεια και να μην φέρουμε τον αντίπαλο μας σε μια θέση που να τον κάνει να απορρίψει την πρόταση μας. Ακόμα και αν είναι ξεκάθαρα τα πλεονεκτήματα που έχει για αυτόν.

#3. Κλείσιμο Συμφωνίας

Παρατηρούμε τα μη λεκτικά σημάδια που στέλνει ο συνομιλητής μας και κοιτάμε για σημάδια που δείχνουν ότι είμαστε κοντά στην επίτευξη συμφωνίας. Αν τα αντεπιχειρήματα του εξασθενούν, αν οι θέσεις και των δύο συγκλίνουν και η γλώσσα του σώματος δείχνει πως υπάρχει ενδιαφέρον τότε μπορούμε να κάνουμε κινήσεις για να σφραγίσουμε τη συμφωνία.

Κάνουμε ξεκάθαρες τις παραχωρήσεις και τις συμφωνίες που έχουν γίνει μέχρι στιγμής και χρησιμοποιούμε δηλώσεις που δείχνουν ότι έχουμε φτάσει στο κλείσιμο της συμφωνίας όπως «Αυτή είναι μια πολύ καλή πρόταση, πιστεύω ότι συμφωνούμε» κλπ. Αν η αντίπαλη πλευρά απαντήσει ανάλογα τότε έχουμε κλείσει τη συμφωνία.

Όταν η διαπραγμάτευση αποτυγχάνει

Δεν καταλήγουν όλες οι διαπραγματεύσεις όπως έχουμε σχεδιάσει. Υπάρχουν φορές που η αντίπαλη πλευρά δε δέχεται καν να μπει στη διαδικασία. Για αυτές τις περιπτώσεις λοιπόν, είναι απαραίτητο να έχουμε εξετάσει από πριν ποιες είναι οι εναλλακτικές μας προτάσεις και τι άλλες επιλογές έχουμε.

Για παράδειγμα, αν η διαπραγμάτευση αφορά το ενοίκιο ενός σπιτιού στα 280€ και ξέρουμε ότι υπάρχει και άλλη επιλογή με ενοίκιο 260€, τότε η δεύτερη επιλογή αποτελεί την εναλλακτική μας πρόταση.

Το να έχουμε εναλλακτικό σχέδιο δράσης είναι πολύ σημαντικό. Μπαίνουμε με μεγαλύτερη άνεση και σιγουριά στη διαπραγματευτική διαδικασία, γνωρίζοντας ότι υπάρχουν και άλλες λύσεις και μπορούμε να προστατεύσουμε τον εαυτό μας ευκολότερα από το να δεχτεί όρους που δεν είναι προς το συμφέρον του.

Το να μάθεις να είσαι καλός διαπραγματευτής δεν είναι εύκολη διαδικασία. Είναι όμως μια δεξιότητα η οποία αποτελεί κλειδί στον επαγγελματικό τομέα. Αλλά ακόμα και στην προσωπική σου ζωή θα σε βοηθήσει να διεκδικήσεις περισσότερες ευκαιρίες και να διατηρήσεις καλύτερες σχέσεις με τους γύρω σου λύνοντας τις συγκρούσεις και τις διαφωνίες με έναν ειρηνικό τρόπο.