4 βασικοί λόγοι που χάνεις χρόνο στη δουλειά σου και πως να τους αντιμετωπίσεις

Τί κάνεις όταν έχεις αναλάβει μια σημαντική εργασία στο γραφείο αλλά βλέπεις πως έχεις χάσει πολύτιμο χρόνο στη δουλειά και δεν προλαβαίνεις την προθεσμία;

Για τους περισσότερους, αυτό σημαίνει περισσότερες ώρες στο γραφείο, περισσότερο άγχος και φυσικά λιγότερος χρόνος για όλα τα υπόλοιπα. Κάτι που ίσως να προτιμούσαν να αποφύγουν.

Το πρόβλημα είναι πως ο χρόνος είναι πολύ εύκολο να χαθεί χωρίς να το αντιληφθείς και συχνά στον εργασιακό χώρο, η απώλεια αυτή οδηγεί σε κακή παραγωγικότητα και επιπλέον υπερωρίες. Και εδώ φταίνε πολλές φορές όχι μόνο εξωγενείς παράγοντες, αλλά και εμείς. Με τον τρόπο με τον οποίο εμείς αντιδρούμε σε αυτούς όπως και με τις δικές μας συνήθειες.

Αν θες λοιπόν να αυξήσεις την παραγωγικότητα σου, να αλλάξεις τον τρόπο που διαχειρίζεσαι το χρόνο στη δουλειά και να αποφύγεις επιπλέον ώρες και προβλήματα, είναι σημαντικό να βρεις ποιες είναι οι μαύρες τρύπες που ρουφάνε το χρόνο σου και να τις κλείσεις.

Μερικοί από του πιο βασικούς και κλασικούς λόγους είναι οι παρακάτω:

#1 Τσεκάρεις συνεχώς internet και social media

Αν και η τεχνολογία έχει προσφέρει τόση βοήθεια και ευκολίες, όταν μιλάμε για χάσιμο χρόνου είναι από τους πρώτους και βασικότερους ύποπτους. Και αυτό για δύο λόγους.

Ο ένας είναι πως έχει την τάση να εισβάλει και να προσπαθεί να τραβήξει την προσοχή μας με κάθε τρόπο και ο δεύτερος είναι πως έχει τον τρόπο να μας επιβραβεύει, με αποτέλεσμα και εμείς οι ίδιοι να εθιζόμαστε σε αυτή. Δεν είναι περίεργο λοιπόν που το internet και τα social media βρίσκονται σε αυτήν τη λίστα.

Και αυτό γιατί τα διάφορα βίντεο, εικόνες, κλπ στις διάφορες ιστοσελίδες καθώς και τα like και τα σχόλια σε αναρτήσεις που έχεις κάνει σε κάποια πλατφόρμα κοινωνικής δικτύωσης, αποτελούν ένα είδος επιβράβευσης. Ως αποτέλεσμα αυτού του μηχανισμού, δημιουργείται μια αυτόματη διαδικασία, μια επιθυμία να θες, να ελέγχεις συχνά κάποιο site ή το λογαριασμό σου στο Facebook.

Αυτή όμως η συνήθεια αν επαναλαμβάνεται πολλές φορές μέσα στη μέρα, καταλήγει σε απώλεια χρόνου. Χρόνο που θα μπορούσες να είχες ξοδέψει, εστιάζοντας στην εργασία που έχεις να κάνεις.

Φυσικά το internet αλλά και τα social media είναι και αυτά ένα είδος εργαλείου και παίζουν το ρόλο τους. Για να αποφύγεις όμως τη σπατάλη και το χάσιμο χρόνου, μπορείς να προγραμματίσεις συγκεκριμένο χρόνο μέσα στη μέρα για να αφιερώσεις σε αυτά και να ελέγξεις για απαντήσεις και νέα μηνύματα.

#2 Έχεις μεγάλο και δύσκαμπτο πρόγραμμα

Το να έχεις μια λίστα με τα πράγματα που έχεις να κάνεις μέσα στη μέρα, είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο που σε βοηθάει να μειώσεις το στρες και να θυμάσαι τα ραντεβού σου.

Ωστόσο όσο μεγαλώνει αυτή η λίστα και όσο πιο δύσκαμπτο γίνεται το πρόγραμμά σου, τα πλεονεκτήματα που έχει αρχίζουν και χάνονται. Αυτό γιατί όσο καλά και να προγραμματίσεις κάτι, σχεδόν πάντα θα τύχει κάτι που δεν είχες προβλέψει, και αυτό θα σου αλλάξει λίγο τα σχέδια και θα σε πάει πίσω.

Ως αποτέλεσμα, ξοδεύεις περισσότερο χρόνο στη δουλειά σε πράγματα που είναι πρώτα στη λίστα και έχεις λιγότερο χρόνο για εκείνα που είναι προγραμματισμένα για αργότερα. Αυτό μπορεί να αποτελέσει πρόβλημα όταν καταλήγεις να αφιερώνεις λιγότερη ώρα σε αυτά που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.

Για να το αποφύγεις αυτό και να κάνεις τον προγραμματισμό σου πιο αποτελεσματικό, θέσε προτεραιότητες και αντί για μεγάλες και πολύπλοκες λίστες, απλά σημείωσε τα τρία  πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει οπωσδήποτε να γίνουν.

Έτσι, θα έχεις και μεγαλύτερη ευελιξία στο πρόγραμμα σου και θα ξέρεις που να εστιάσεις κάθε φορά.

Για να διαχειρίζεσαι αποτελεσματικά το χρόνο στη δουλειά, δες εδώ

#3 Αποσπάσαι από συναδέλφους

Ένα σενάριο που παίζει πολύ σε κάθε εργασία, είναι οι συχνές διακοπές από τους άλλους για ασήμαντα θέματα.

Σίγουρα θα σου έχουν τύχει και εσένα τέτοια περιστατικά. Εκεί που είσαι απόλυτα προσηλωμένος στα χαρτιά που έχεις μπροστά σου, ξαφνικά έρχεται ένας συνάδελφος είτε για να ρωτήσει κάτι ασήμαντο που μπορούσε να το μάθει και αλλού, είτε για να πιάσει κουβέντα. Ακόμα και αν ο συνάδελφος δε μείνει για πολύ, η προσοχή σου μετακινείται αλλού κάτι που έχει ως αποτέλεσμα να χαθεί πολύτιμος χρόνος.

Φυσικά δεν προτείνω να σκύβεις το κεφάλι και να μη μιλάς με κανέναν μέχρι να σχολάσεις. Η επικοινωνία με τους άλλους είναι απαραίτητη και ακόμα και η χαλαρή κουβέντα χρειάζεται για να δημιουργηθούν και να εμβαθύνουν οι συναδελφικές σχέσεις. Το βασικό πρόβλημα όμως εδώ ξεκινάει όταν χάνεις πολύτιμο χρόνο στη δουλειά σου, σταματώντας ότι κάνεις για να δώσεις σημασία σε κάτι που δεν είναι ούτε σημαντικό, ούτε και επείγει.

Ένας τρόπος να αντιμετωπίσεις τέτοιες περιπτώσεις, είναι να έχεις ένα εμφανές σημάδι που να δείχνει στους άλλους πως αυτήν τη στιγμή, είσαι απασχολημένος και απορροφημένος. Όπως για παράδειγμα να φοράς ακουστικά όταν έχεις μια σημαντική εργασία. Με αυτόν τον τρόπο θα γνωρίζουν πως δε θες να σε διακόψουν, εκτός αν είναι για κάτι σημαντικό και σχετικό με τη δουλειά. 

#4 Δεν έχεις διαμορφώσει το περιβάλλον για επιτυχία

Σου ζητείται από έναν συνάδελφο να δώσεις ένα αντίγραφο από ένα σημαντικό έγγραφο που έχεις στο γραφείο σου. Αρχίζεις λοιπόν να ψάχνεις το πρωτότυπο για να το φωτοτυπήσεις, αλλά ακριβώς επειδή στο γραφείο σου γίνεται ένας κακός χαμός από σκόρπιους φακέλους και χαρτιά, η αναζήτηση αυτή γίνεται περιπέτεια. Μια περιπέτεια η οποία θα πάρει αρκετό από το χρόνο σου.

Εικόνες σαν την παραπάνω, είναι πολύ συνηθισμένες στον εργασιακό χώρο. Η αταξία και η κακή οργάνωση σε καθυστερούν και στην ουσία σου κλέβουν πολύ περισσότερο χρόνο από εκείνον που θα ξοδέψεις για να επαναφέρεις την τάξη. Επιπλέον, αν στο γραφείο σου επικρατεί ένα χάος, είναι πολύ εύκολο να χάσεις μια λεπτομέρεια ή να ξεχάσεις κάτι, με αποτέλεσμα να γίνουν λάθη και να μην προλαβαίνεις τις προθεσμίες.

Φυσικά όλα αυτά μπορούν να αποφευχθούν αν οργανωθείς αποτελεσματικά. Αυτό μπορεί να γίνει επενδύοντας σε μερικούς φακέλους, ώστε να δημιουργήσεις ένα αποτελεσματικό σύστημα ταξινόμησης και αποκτώντας τη συνήθεια να ελέγχεις αν όλα είναι στη θέση τους πριν αποχωρήσεις.

Κι αν θες να δεις πως όλα τα παραπάνω, μπορούν να εφαρμοστούν στην πράξη, είμαι στη διάθεσή σου.