Πώς οργανώνεται μια επιχείρηση καθώς αναπτύσσεται;

Καθώς αναπτύσσεται η επιχείρηση, αλλάζουν και οι ανάγκες της.

Μια επιχείρηση αναπτύσσεται και οργανώνεται σε λειτουργίες, όταν επιλέγει ένα σχεδιασμό που ομαδοποιεί τους υπαλλήλους στη βάση κοινών δεξιοτήτων και ειδικοτήτων ή στη βάση κοινής χρήσης των ιδίων πόρων.

Για παράδειγμα, σε ένα εστιατόριο, στη λειτουργία της σάλας εντάσσονται οι σερβιτόροι και οι βοηθοί σερβιτόρου και στη λειτουργία της κουζίνας οι μάγειροι, οι βοηθοί, η λάντζα κ.λπ.

Όταν η επιχείρηση αναπτύσσεται και απαιτείται να ανταποκριθεί σε ολοένα και πιο περίπλοκες απαιτήσεις του περιβάλλοντος, προστίθενται επιπλέον λειτουργίες, π.χ. σταδιακά μια επιχείρηση καθώς αναπτύσσεται παύει να απασχολεί εξωτερικό λογιστή και δημιουργεί δικό της λογιστήριο.

Τα χαρακτηριστικά όσων εργάζονται στην ίδια λειτουργική ομάδα

Η οργάνωση σε λειτουργίες αναπτύσσεται πρώτα απ’ όλα επειδή παρέχει στους ανθρώπους τη δυνατότητα να μαθαίνουν ο ένας από τον άλλο και να γίνονται πιο εξειδικευμένοι και παραγωγικοί. Όταν άνθρωποι με παρόμοιες δεξιότητες ενσωματώνονται σε μια λειτουργική ομάδα, μπορούν να βρουν τρόπους να λύνουν προβλήματα με τον καλύτερο τρόπο, καθώς και να εκτελούν τις εργασίες τους με πιο αποδοτικούς τρόπους, καθώς μαθαίνει ο ένας από τους άλλους.

Οι πιο έμπειροι και ικανοί μπορούν να εκπαιδεύσουν τους νεοεισερχόμενους, καθώς και να επιβλέπουν την εργασία τους. Με αυτό τον τρόπο, η επιχείρηση αυξάνει το απόθεμα δεξιοτήτων και ικανοτήτων που κατέχει.

Επίσης, οι άνθρωποι που εργάζονται σε λειτουργίες μπορούν να επιβλέπουν ο ένας την εργασία του άλλου και να ελέγχουν τη συμπεριφορά του καθενός.

Πέρα από τους προϊσταμένους, οι συνάδελφοι μπορούν να παρακολουθούν και να επιβλέπουν αλλήλους, καθώς και να διασφαλίζουν ότι οι εργασίες της λειτουργίας τους (π.χ. παραγωγή) εκτελούνται κανονικά και χωρίς προβλήματα. Αυτού του είδους η συνεργασία είναι πολύτιμη, όταν η φύση της εργασίας είναι πολύ περίπλοκη και η επίβλεψη από ένα προϊστάμενο εξαιρετικά δύσκολη.

Τέλος, οι άνθρωποι που εργάζονται για χρόνια μαζί στην ίδια λειτουργική ομάδα αναπτύσσουν πρότυπα συμπεριφοράς και υιοθετούν αξίες που τους επιτρέπουν να γίνονται πιο αποτελεσματικοί σε αυτό που κάνουν. Γίνονται μέλη μιας ομάδας που δεσμεύονται με τις δραστηριότητες της επιχείρησης. Αυτή η δέσμευση μπορεί να εξελιχθεί σε μια θεμελιώδη ικανότητα για την επιχείρηση.

Επομένως, όλες οι επιχειρήσεις οργανώνονται αρχικά με βάση τις λειτουργίες, γιατί αυτό τους επιτρέπει να διαχειριστούν πιο αποδοτικά την αυξανόμενη εξειδίκευση και τον καταμερισμό της εργασίας.

Τα προβλήματα αυτού του μοντέλου

Ωστόσο, καθώς αναπτύσσεται περαιτέρω η επιχείρηση, η λειτουργική δομή μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα. Τα προβλήματα αυτά είναι συνήθως αποτέλεσμα της επιτυχίας της επιχείρησης: καθώς οι δεξιότητες και οι ικανότητες αυξάνουν και η επιχείρηση είναι σε θέση να προσφέρει καλύτερα ή μεγαλύτερης ποικιλίας προϊόντα και υπηρεσίες, η ικανότητα της επιχείρησης να εξυπηρετεί τις ανάγκες της διευρυμένης γραμμής παραγωγής της φθάνει στα όριά της.

Για παράδειγμα, το τμήμα πωλήσεων δεν μπορεί να εστιάσει πια την προσοχή του στην εισαγωγή νέων προϊόντων στην αγορά (λόγω αυξημένων πωλήσεων των υφιστάμενων προϊόντων), ή οι απαιτήσεις των πελατών είναι πλέον τόσο αυξημένες που δεν είναι εύκολο να τις διαχειριστεί κανείς. Επίσης, η αυξανόμενη ζήτηση μπορεί να εξωθήσει στα όρια την παραγωγή της επιχείρησης, με αποτέλεσμα να αυξηθεί το κόστος παραγωγής.

Αν θες να δημιουργήσεις μια επιτυχημένη στρατηγική για την επιχείρησή σου, δες εδώ

Σε μια επιτυχημένη επιχείρηση, λοιπόν, προκύπτει το πρόβλημα του πώς να διατηρήσει τον έλεγχο των ολοένα και πιο περίπλοκων δραστηριοτήτων της, καθώς αναπτύσσεται και διαφοροποιείται. Η επιχείρηση αντιμετωπίζει προβλήματα ελέγχου που την εμποδίζουν να συντονίσει τις δραστηριότητές της, καθώς παράγει ολοένα και μεγαλύτερη ποικιλία προϊόντων, καθώς δραστηριοποιείται σε διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές και καθώς αντιμετωπίζει τον αυξανόμενο ανταγωνισμό για τους ίδιους πελάτες.

Για την αντιμετώπιση των παραπάνω προβλημάτων, μεγάλες επιχειρήσεις επιλέγουν να οργανωθούν κατά υποδιαιρέσεις (π.χ. μια βιομηχανία τροφίμων μπορεί να οργανωθεί σε διάφορα τμήματα για τα κατεψυγμένα λαχανικά, τα προϊόντα ζύμης, τις κονσέρβες κ.λπ.), κατά γεωγραφικές περιοχές (π.χ. μια αλυσίδα με πολλά υποκαταστήματα μπορεί να έχει περιφερειακές διευθύνσεις ανά γεωγραφική περιοχή) ή κατά τμήματα της αγοράς που εξυπηρετούν (π.χ. εταιρικοί πελάτες και οικιακοί πελάτες).