Αποδοτική ανάθεση: Πώς να είσαι πιο παραγωγικός χωρίς να υπερφορτώνεις τον εαυτό σου

Αν έχεις μια θέση με πολλές ευθύνες και ασχολίες, όπως για παράδειγμα το να είσαι manager σε κάποια εταιρία ή τη δική σου επιχείρηση, τότε είναι πολύ πιθανό να θες να τα έχεις όλα υπό έλεγχο και συνεπώς να τα παίρνεις όλα πάνω σου.

Όμως αυτή η νοοτροπία, οδηγεί σε εξάντληση και έντονο στρες.

Δεν έχει σημασία πόσο ικανός είσαι και πόσα πράγματα μπορείς να κάνεις. Όσο σκληρά και αν δουλέψεις υπάρχει πάντα ένα όριο στο τί μπορείς να διαχειριστείς μόνος σου.

Γι’ αυτό λοιπόν, μη διστάζεις να ζητήσεις υποστήριξη και βοήθεια και να αναθέσεις ένα μέρος του έργου ή ακόμα και ολόκληρο το project, σε κάποιον άλλο.

Βέβαια, καταλαβαίνω πως όσο εύκολο ακούγεται αυτό, άλλο τόσο δύσκολο είναι. Πολλές φορές νιώθεις πως δε μπορείς να εμπιστευτείς κάποιον άλλο και πώς από τη στιγμή που εσύ γνωρίζεις απ’ έξω το τί πρέπει να γίνει, εσύ είσαι και αυτός που θα πρέπει να ασχοληθεί.

Όμως αυτή η εργασία αξίζει το χρόνο σου;

Ο χρόνος που έχεις διαθέσιμος είναι περιορισμένος και οι εργασίες που απαιτούν την προσοχή σου είναι πολλές. Αν λοιπόν σηκώνεις όλο αυτό το βάρος στις πλάτες σου, κάποια στιγμή θα το νιώσεις να σε πλακώνει.

Η ανάθεση εργασιών είναι μια εξαιρετικά χρήσιμη δεξιότητα και μια από τις πιο κλασικές τεχνικές διαχείρισης χρόνου. Και αντίθετα με το τί μπορεί να πιστεύει κανείς, είναι πολύ αποδοτική και αποτελεσματική αρκεί φυσικά να την κάνεις σωστά.

Πότε αναθέτουμε μια εργασία;

Φυσικά, το γεγονός πως η ανάθεση εργασιών σου γλιτώνει χρόνο, δε σημαίνει πως πρέπει απλά να κάθεσαι σε μια άκρη και να διατάζεις τους άλλους. Ούτε σημαίνει πως πρέπει να αναθέτεις τα πάντα σε άλλους. Κάτι τέτοιο δημιουργεί περισσότερα προβλήματα απ’ ότι λύνει.

Για να είναι η ανάθεση εργασιών, μια επικερδής διαδικασία χρειάζονται κάποιες προϋποθέσεις.

Προκειμένου να μάθεις όλα τα μυστικά της αποτελεσματικής διαχείρισης χρόνου, δες εδώ

Πρώτον, πρέπει να μην είναι ανάγκη να γίνει από σένα

Ο βασικός σκοπός της ανάθεσης εργασιών είναι η οικονομία χρόνου και η παραγωγικότητα. Αυτό το πετυχαίνεις τινάζοντας από πάνω σου εκείνες τις εργασίες που δεν είναι και τόσο σημαντικές αλλά πρέπει να γίνουν, ώστε να μπορείς να συγκεντρωθείς σε εκείνες που είναι περισσότερο σημαντικές και σε εκείνες που δε μπορεί να τις κάνει κάποιος άλλος.

Γι’ αυτό λοιπόν πριν ζητήσεις από κάποιον άλλο να σε βοηθήσει, ρώτα τον εαυτό σου. Είμαι το μόνο άτομο που μπορεί να το κάνει, και αν όχι, είναι κάτι που μπορώ να το αναθέσω σε κάποιον άλλο;

Δεύτερον, δεν αναθέτεις μια εργασία σε όποιον να ‘ναι

Πριν αναθέσεις ένα έργο σε κάποιον, θα πρέπει να λάβεις πρώτα κάποια πράγματα υπ’ όψιν. Τί γνώσεις και εμπειρίες έχει, πόσο απασχολημένος είναι ήδη και φυσικά αν το αντικείμενο της εργασίας του ευθυγραμμίζεται με αυτά που ήδη τον απασχολούν. Εξίσου σημαντικό είναι να σκεφτείς αν με την ανάθεση αυτή, θα τον βοηθήσεις να εξελιχθεί και να αποκτήσει εμπειρία και νέες γνώσεις.

Άλλωστε, η αποτελεσματική ανάθεση μιας εργασίας είναι μια διαδικασία win-win και φυσικά είναι κάτι το οποίο και η άλλη πλευρά νοιάζεται να φέρει εις πέρας. 

Τρίτον, δίνε πάντα ακριβείς οδηγίες και λεπτομέρειες

Δεν έχει σημασία αν κάτι είναι προφανές και αυτονόητο. Σιγουρέψου πως το άτομο που θα αναλάβει να φέρει εις πέρας μια εργασία, γνωρίζει ακριβώς τί θες και ποιά διαδικασία χρειάζεται να ακολουθήσει.

Το να είσαι όσο πιο λεπτομερής και ξεκάθαρος γίνεται από την αρχή, είναι μια στρατηγική που θα σε βοηθήσει να αποφύγεις πολλές παρεξηγήσεις και παρερμηνείες. Έτσι γλιτώνετε και οι δύο το χρόνο που θα ξοδεύατε αργότερα για να συνεννοηθείτε και να διορθώσετε σφάλματα και λάθη.

Τέταρτον, έχε εμπιστοσύνη αλλά μην αμελείς και τον έλεγχο της προόδου

Είναι σημαντικό να δείχνεις εμπιστοσύνη όταν ζητάς από κάποιον να αναλάβει κάτι. Δώσε του την ελευθερία και το χώρο να τα βγάλει πέρα με το δικό του τρόπο. Με αυτόν τον τρόπο, από τη μία του τονώνεις το ηθικό και την αυτοπεποίθηση, και από την άλλη χτίζεις μια σχέση σεβασμού και κατανόησης. Ένα είδος σχέσης που είναι πολύ σημαντική και απαραίτητη, ιδιαίτερα στον εργασιακό χώρο. 

Αυτό βέβαια δε σημαίνει πως δεν ελέγχεις και καθόλου. Άλλωστε, πρέπει να διατηρείς τον έλεγχο. Γι’ αυτό το λόγο, μην αμελείς να τσεκάρεις την πρόοδο του περιστασιακά, για να επιβεβαιώσεις πως όλα πάνε όπως πρέπει. Αν χρειαστεί, μπορείς να προσφέρεις χρήσιμη και εποικοδομητική ανατροφοδότηση (feedback).

Πέμπτον, θυμήσου να επιβραβεύεις

Αν η ανάθεση μια εργασίας έχει στεφθεί με επιτυχία, μην αμελήσεις να δώσεις συγχαρητήρια, να ευχαριστήσεις και να επιβραβεύσεις με κάποιο τρόπο τον άνθρωπο που την έφερε εις πέρας.

Η επιβράβευση μιας προσπάθειας είναι απαραίτητη καθώς δείχνει την αποδοχή σου και δίνει την ικανοποίηση και το κίνητρο σε κάποιον, να προσφέρει ακόμα περισσότερα στο μέλλον. Χωρίς αυτή είναι πολύ πιθανό να νιώσει κανείς πως δεν αναγνωρίζεται η αξία του και πως δεν ανήκει σε μια ομάδα.