Γίναμε όλοι διευθυντές: Τα προβλήματα που προκύπτουν από την ιεραρχία σε μια επιχείρηση

Σε μια έρευνα που διεξήχθη είχε διαπιστωθεί ότι ενώ την περίοδο 1914 – 1928, ο στόλος του Βρετανικού Ναυτικού είχε μειωθεί κατά 68%, το πλήθος των αξιωματικών στεριάς που ήταν υπεύθυνοι για τη διαχείριση του στόλου είχε αυξηθεί κατά 40% και το πλήθος των ανώτατων αξιωματικών στο Λονδίνο κατά 79%. Πώς μπορεί να συνέβη κάτι τέτοιο και τι προβλήματα δημιούργησε;

Έχει παρατηρηθεί λοιπόν και εμπειρικά ότι ένας προϊστάμενος επιθυμεί να έχει πολλούς υφισταμένους και όχι ανταγωνιστές, καθώς και ότι οι προϊστάμενοι εργάζονται ο ένας για τον άλλο. Οι διευθυντές εκτιμούν τη θέση τους στην ιεραρχία. Όσοι λιγότεροι διευθυντές και όσοι περισσότεροι κατώτεροι διευθυντές, τόσο μεγαλύτερη η «αυτοκρατορία» και η καταξίωση.

Δεν εκπλήσσει, επομένως, που οι διευθυντές επιδιώκουν να αυξήσουν τον αριθμό των υφισταμένων τους. Καθώς, τα ιεραρχικά κλιμάκια αυξάνουν, π.χ. ο απλός υπάλληλος αποκτά «βοηθό», οι προϊστάμενοι δαπανούν όλο και περισσότερο χρόνο για την παρακολούθηση και τον έλεγχο των υφισταμένων τους και – εν τέλει – εφευρίσκουν ασχολίες και υποχρεώσεις, ούτως ώστε να μην εργάζονται, αλλά να γεμίζουν τον χρόνο τους με καθήκοντα επίβλεψης και συντονισμού.

Η διόγκωση, ωστόσο, της ιεραρχίας δημιουργεί πολλά προβλήματα:

#1 Προβλήματα επικοινωνίας

Η ύπαρξη πολλών ιεραρχικών κλιμακίων δυσχεραίνει την επικοινωνία. Καθώς η αλυσίδα των διαταγών μακραίνει, η επικοινωνία μεταξύ της ανώτατης διοίκησης και της βάσης της ιεραρχίας απαιτεί περισσότερο χρόνο.

Η λήψη αποφάσεων καθυστερεί και η καθυστέρηση επηρεάζει την επίδοση της επιχείρησης, που χρειάζεται να ανταποκρίνεται άμεσα στις ανάγκες των πελατών ή τις κινήσεις των ανταγωνιστών. Άλλο ένα σημαντικό πρόβλημα είναι το «χαλασμένο τηλέφωνο». Η πληροφορία διαστρεβλώνεται καθώς κινείται μεταξύ των διαφορετικών κλιμακίων.

Το μήνυμα που ξεκινά από το ένα άκρο μιας αλυσίδας ανθρώπων είναι αρκετά διαφορετικό από αυτό που καταλήγει στο άλλο άκρο. Επίσης, οι διευθυντές μπορούν να χειραγωγήσουν την πληροφορία για ίδιον όφελος. Η απόκρυψη ή η επιλεκτική μεταφορά μιας πληροφορίας μπορεί να επηρεάσει δραστικά τη λήψη αποφάσεων και να δημιουργήσει προβλήματα επικοινωνίας.

Αν θες να ξεπεραστούν οποιαδήποτε επικοινωνιακά εμπόδια στην επιχείρησή σου, δες εδώ

Όταν συμβαίνει αυτό, η ανώτατη διοίκηση χάνει τον έλεγχο του τι συμβαίνει στη βάση (κάποιο ενδιάμεσο στέλεχος έχει φροντίσει για αυτό). Αλλά και η βάση ενδεχομένως να αποκρύψει κάποιο πρόβλημα που ανέκυψε, αν κρίνει ότι αυτό θα επηρεάσει την αξιολόγησή της. Οπότε, η ανώτατη διοίκηση δεν γνωρίζει τι συμβαίνει στη βάση.

#2 Προβλήματα υποκίνησης

Καθώς ο αριθμός των κλιμακίων στην ιεραρχία αυξάνει, η σχετική διαφορά στην εξουσία που κατέχει κάθε προϊστάμενος μειώνεται, καθώς και το πεδίο της ευθύνης του.

Ωστόσο, όσο μεγαλύτερη εξουσία και πεδίο ευθύνης έχει κάποιος, τόσο περισσότερο υποκινείται από τον επιχειρησιακό του ρόλο. Επίσης, όταν οι αρμοδιότητες είναι υπερβολικά κατακερματισμένες, είναι πολύ εύκολο όλοι να δηλώνουν αναρμόδιοι και να επιρρίπτουν την ευθύνη λήψης μιας απόφασης ο ένας στον άλλο.

#3 Γραφειοκρατικά κόστη

Οι διευθυντές κοστίζουν χρήματα. Όσοι περισσότεροι, τόσο μεγαλύτερο το γραφειοκρατικό κόστος, το κόστος δηλαδή συντονισμού και λειτουργίας μιας επιχείρησης.

Συνοψίζοντας, η αρχή της ελάχιστης αλυσίδας διαταγών ορίζει ότι μια επιχείρηση θα πρέπει να επιλέγει τα ελάχιστα δυνατά ιεραρχικά κλιμάκια που της είναι απαραίτητα, δεδομένων των σκοπών της και του περιβάλλοντος στο οποίο λειτουργεί.

Ασφαλώς, ένα …πυρηνικό εργοστάσιο δεν μπορεί να διοικηθεί με μια χαλαρή ιεραρχία, αλλά η προσθήκη ιεραρχικών κλιμακίων μόνο και μόνο για την ανάγκη καταξίωσης των στελεχών δεν προσθέτει αξία στην επιχείρηση, αντίθετα αφαιρεί.