Μπερδεμένες Οδηγίες: Πώς να ξεκαθαρίζεις τα πράγματα στη δουλειά

Τι να κάνεις όταν στη δουλειά σου δίνουν μπερδεμένες οδηγίες

Ο προϊστάμενός σου είναι καλός σε πολλά πράγματα. Αλλά στο να σου δίνεις κατευθύνσεις και οδηγίες όταν πρέπει να κάνεις κάτι; Όχι και τόσο.

Ίσως είναι τόσο ασαφής με τις οδηγίες του που στο τέλος κάθε meeting νιώθεις ότι δεν έχεις ιδέα τι πρέπει να κάνεις μετά. Ίσως, αντίθετα, πάει στο άλλο άκρο και δίνεις τόσες πολλές λεπτομέρειες, που είσαι σίγουρος ότι θα ήταν καλύτερα να το κάνει μόνος του. Ή ίσως χρησιμοποιεί τόση αργκό και συντομεύσεις που συνειδητοποιείς ότι χρειάζεσαι μεταφραστή για να τον καταλάβεις.

Όποιες κι αν είναι οι ακριβείς συνθήκες με τις οποίες δουλεύεις, κατανοείς ότι θα ήταν πιο εύκολο να βρεις την έξοδο από ένα λαβύρινθο, απ’ ότι να αποκρυπτογραφήσεις ποια πρέπει να είναι η επόμενη ενέργειά σου.

Οπότε τι κάνεις; Πως αποκτάς αυτή την τόσο χρειαζούμενη διαύγεια, χωρίς να δείχνεις πιεστικός ή (ακόμα χειρότερα) άσχετος; Οι ακόλουθες 4 ερωτήσεις αποτελούν καλή αφετηρία.

#1 Ποιος είναι ο τελικός στόχος που θέλουμε να επιτύχουμε;

Μερικές φορές, είναι εύκολο για τον προϊστάμενο να φτάσει σε μεγάλο βάθος ανάλυσης όταν αναθέτει κάτι. Παθιάζεται τόσο με τις λεπτομέρειες που σύντομα χάνετε όλοι το δάσος για τα δέντρα. Καταλήγετε δηλαδή με μηδενική εντύπωση για το τι είναι τελικά αυτό που σας ζητάει.

Οπότε μια ερώτηση όπως η παραπάνω μπορεί να τον ενθαρρύνει να κάνει ένα βήμα πίσω και να δει και πάλι τη μεγάλη εικόνα. Όταν αφήσει στην άκρη όλες αυτές τις απίθανες λεπτομέρειες, τι ακριβώς είναι αυτό που στοχεύει να πετύχει;

Ίσως θέλει να φτιάξεις μια αναφορά γεμάτη δεδομένα και αποτελέσματα για κάποιο προσεχές meeting. Ή ίσως θέλει να κάνεις μια περίληψη και αναφορά για ένα project ώστε να δείξει στους ανωτέρους του που βρίσκονται τα πράγματα.

Σε κάθε περίπτωση, χρησιμοποίησε αυτή την ερώτηση για να τον κάνεις να εστιάσει και πάλι στην ουσία του αιτήματός του, να αφήσει στην άκρη τις μπερδεμένες οδηγίες και να μπορείς να κάνεις βήματα μπροστά γνωρίζοντας ότι έχετε και οι δύο τον ίδιο στόχο κατά νου. 

#2 Πως σου φαίνεται κάτι τέτοιο;

Αν ο προϊστάμενος σού πει απλά γενικότητες και σου δώσει πολύ ασαφείς οδηγίες, τότε αυτό συνήθως είναι ένδειξη πως δεν έχει κι ο ίδιος ιδέα από πού να ξεκινήσει, κι είναι κι ο λόγος που σου πετάει το «μπαλάκι».

Οπότε σε αυτή την περίπτωση το να τον ρωτήσεις: «ΟΚ, και πως το κάνω αυτό;» δεν πρόκειται να σε βοηθήσει και πολύ.

Αντίθετα, είναι καλή ιδέα να κάτσεις πρώτα και να ερευνήσεις όλες τις πληροφορίες και οδηγίες που έχεις μέχρι στιγμής, ώστε να φτιάξεις ένα πρόχειρο πλάνο επίθεσης.

Και όταν θα έχεις μια αίσθηση του πώς να προσεγγίσεις το θέμα, φέρε τα προτεινόμενα βήματα σε γνώση του προϊσταμένου και ρώτα: «Είναι οκ κάτι τέτοιο;» για να επιβεβαιώσεις ότι έχεις κατανοήσει σωστά αυτό που πρέπει να κάνεις.

Οι πιθανότητες λένε ότι μπορεί να πάρεις μια απάντηση του τύπου: «Ναι, είναι μια χαρά!» από τον προϊστάμενο, ώστε να ξεκινήσεις δυνατά με το πλάνο που δημιούργησες.

#3 Έχεις ένα παράδειγμα;

Ορισμένες φορές, όσες διευκρινήσεις κι αν ζητήσεις, ορισμένοι άνθρωποι πάντα θα σου δίνουν μπερδεμένες οδηγίες. Τότε είναι εξαιρετικά βοηθητικό να ζητήσεις ένα παράδειγμα να έχεις ως σημείο αναφοράς.

Μήπως έχει ο προϊστάμενος μια παλιότερη αναφορά στην οποία μπορείς να βασιστείς; Ή μήπως έχει κάποιο παράδειγμα από άλλο τμήμα, το οποίο μπορείς να ακολουθήσεις και να βελτιώσεις ή μετατρέψεις ώστε να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας;

Μερικές φορές είναι πιο εύκολο να δείξουμε πως θέλουμε να γίνει κάτι, παρά να το εξηγήσουμε. Οπότε, ρώτα τον προϊστάμενο αν έχει κάποιο δείγμα ή παράδειγμα που μπορεί να μοιραστεί μαζί σου. Αυτό μπορεί να σε βοηθήσει πολύ, χωρίς να χρειαστεί να κάνεις ατελείωτες ερωτήσεις.

Για να μπορείς να πλοηγείσαι με επιτυχία στις δυσκολίες της δουλειάς, δες εδώ

#4 Μπορείς να μου το εξηγήσεις περισσότερο;

Ξέμεινες από έξυπνες ερωτήσεις και ακόμα δεν είσαι βέβαιος για το τι ακριβώς χρειάζεται ο προϊστάμενος από εσένα. Και ενώ είσαι έτοιμος να ξεκινήσεις το project κάνοντας την καλύτερη υπόθεση που μπορείς για το τι χρειάζεται, είναι πάντα καλύτερα να ρωτήσεις ξεκάθαρα για περισσότερες διευκρινήσεις.

Ναι, το να παραδεχτείς ότι δεν καταλαβαίνεις κάτι μπορεί να δείχνει λίγο ταπεινωτικό ορισμένες φορές. Παρ’ όλα αυτά, είναι καλύτερο από το να επενδύσεις χρόνο, ενέργεια και προσπάθεια σε κάτι που τελικά δεν είναι ζητούμενο.

Όταν λοιπόν νιώθεις αμφιβολία, παραδέξου ότι είσαι μπερδεμένος και ζήτα κι άλλες οδηγίες. Ζήτα όσες οδηγίες χρειάζεται ώστε να φύγεις από τη συζήτηση βέβαιος ότι έχεις καταλάβει τι χρειάζεται. Αυτό είναι καλύτερο από το να επιστρέψεις πίσω με παρανοήσεις.

Κανείς δεν θέλει να νιώθει αβέβαια όταν το αφεντικό του τού δίνει μπερδεμένες οδηγίες. Και το να ζητήσεις επιπλέον διευκρινήσεις συνήθως είναι αρκετό για να σε κάνει να νιώθεις άβολα σα να φταις εσύ που δεν κατάλαβες τι ακριβώς ζητάει.

Παρ’ όλα αυτά οι ανωτέρω τέσσερις ερωτήσεις μπορούν αν σε βοηθήσουν να πάρεις τις λεπτομέρειες που θες, να κατανοήσεις ακόμα και τις μπερδεμένες οδηγίες και κυριότερα να μη δείχνεις ότι είναι δικό σου το φταίξιμο που δεν κατάλαβες. Και, θυμήσου –όσο ντροπιαστικό κι αν δείχνει- ποτέ μην διστάζεις να ρωτήσεις. Στο κάτω –κάτω είναι πολύ καλύτερο από τις άλλες εναλλακτικές.