Πώς μπορώ να ελέγξω την επιχείρησή μου, χωρίς να ορίσω επιπλέον προϊστάμενους;

Τελικά πόσους προϊστάμενους χρειάζεται η επιχείρησή σου;

Όταν υπάρχουν όρια στη χρησιμότητα της άμεσης προσωπικής εποπτείας από ένα διευθυντή (π.χ. ο διευθυντής έχει να συντονίσει πολύπλοκες εργασίες και υπάρχει σημαντικός βαθμός αλληλοσύνδεσης των εργασιών που εκτελούν οι υφιστάμενοί του, με αποτέλεσμα να μην μπορεί να διαχειριστεί αποτελεσματικά μεγάλο αριθμό υφισταμένων), τότε η επιχείρηση καλείται να επιλέξει μεταξύ της αύξησης της ιεραρχικής της δομής (με τα προβλήματα που μπορεί να συνεπάγεται) και της αναζήτησης άλλων μέσων για να ελέγξει τις δραστηριότητές της.

Ας εξετάσουμε, λοιπόν, τις εναλλακτικές που έχει στη διάθεσή της κάθε επιχείρηση.

Κατ’ αρχάς, όταν η επιχείρηση επιλέγει την αύξηση της οριζόντιας διαφοροποίησής της, δημιουργεί νέα, εξειδικευμένα τμήματα και λειτουργίες. Με αυτό τον τρόπο διατηρεί τον έλεγχο των υπαλλήλων της, χωρίς να αυξάνει τα ιεραρχικά κλιμάκια (θα λέγαμε ότι πλαταίνει αντί να ψηλώνει).

Κάθε υποδιαίρεση της επιχείρησης, π.χ. πωλήσεις, παραγωγή, προμήθειες, έρευνα και ανάπτυξη κ.λ.π., μπορεί να έχει τη δική της ιεραρχική δομή, ανάλογα με τις ανάγκες της. Για παράδειγμα, η παραγωγή παραδοσιακά έχει αρκετά κλιμάκια, γιατί απαιτείται στενός και αυστηρός έλεγχος ποιότητας και κόστους και τήρηση προθεσμιών, ενώ η έρευνα και η ανάπτυξη συνήθως έχει πολύ λίγα, γιατί δεν έχει νόημα να επιβλέπεις σε συνεχή βάση ερευνητικές προσπάθειες που μπορεί να αποδώσουν καρπούς μετά από χρόνια.

Τα προβλήματα της ιεραρχικής δομής

Η αύξηση, ωστόσο, της οριζόντιας διαφοροποίησης δημιουργεί προβλήματα συντονισμού και υποκίνησης. Για το λόγο αυτό, καθίσταται απαραίτητη η αποκέντρωση της λήψης αποφάσεων και η τυποποίηση του τρόπου λειτουργίας της επιχείρησης.

Πράγματι, με την αυξημένη εξειδίκευση, η επιχείρηση χάνει τη συνολική εικόνα των σκοπών που επιδιώκει. Η ανώτατη διοίκηση καλείται να λάβει αποφάσεις για τόσα πολλά εξειδικευμένα θέματα και να συντονίσει τόσους πολλούς προϊστάμενους, που στο τέλος ξεχνά τα μείζονα, δηλαδή τους σκοπούς και τη στόχευση της επιχείρησης.

Όταν η εξουσία αποκεντρώνεται, η αρμοδιότητα λήψης αποφάσεων εκχωρείται σε όλα τα ιεραρχικά κλιμάκια και μειώνεται το διοικητικό βάρος παρακολούθησης των υφισταμένων. Επιτέλους, ο διευθύνων σύμβουλος μπορεί να απαλλαγεί από την υποχρέωση να εγκρίνει την αγορά φωτοτυπικού χαρτιού!

Συνήθως, η εκχώρηση αρμοδιοτήτων συνοδεύεται από την κατάργηση ενδιάμεσων ιεραρχικών κλιμακίων, καθώς πλέον δεν απαιτείται οι διευθυντές να παρακολουθούν τους προϊστάμενους.

Αν θες να βελτιώσεις την οργάνωση της επιχείρησής σου, δες εδώ

Επίσης, η τυποποίηση των δραστηριοτήτων, τις καθιστά πιο προβλέψιμες. Οι κανόνες και οι οδηγίες σε εργασίες, τα πρότυπα συμπεριφοράς και οι αξίες υποκαθιστούν την άμεση επίβλεψη. Οι κανόνες δηλαδή αντικαθιστούν την άμεση επαφή.

Η ομαδικότητα υποκαθιστά την ιεραρχία της επιχείρησης

Τέλος, οι προσωπικές σχέσεις και οι ανεπίσημοι δεσμοί που συνδέουν τα μέλη μιας επιχείρησης μειώνουν σημαντικά την ανάγκη ελέγχου. Όταν τα μέλη μιας επιχείρησης νοιώθουν ότι αποτελούν μια ομάδα, όπου ο ένας εργάζεται για τον άλλο και ο ένας φροντίζει για το συμφέρον του άλλου και όλοι μαζί για το κοινό συμφέρον, τότε η ανάγκη συντονισμού και υποκίνησης είναι αρκετά πιο μικρή.

Το δίκτυο των προσωπικών σχέσεων που αναπτύσσεται συχνά καθιστά την επίσημη ιεραρχική δομή λιγότερο χρήσιμη (π.χ. δύο υπάλληλοι που γνωρίζονται προσωπικά μπορούν να παρακάμψουν την επίσημη ιεραρχία και τις τυπικές διαδικασίες και να δώσουν άμεσα λύση σε ένα πρόβλημα που απασχολεί τον οργανισμό).