7 συμβουλές για να αντεπεξέλθεις στο αυξημένο Φόρτο Εργασίας

Τι κάνεις όταν αντιμετωπίζεις αυξημένο φόρτο εργασίας;

Μπορεί να είσαι συνηθισμένος στην πολλή δουλειά, αλλά κατά καιρούς έρχονται φάσεις στις οποίες ο όγκος δουλειάς και το φόρτο εργασίας που πρέπει να φέρεις εις πέρας είναι τόσο μεγάλος, που ξεπερνά τα όρια των αντοχών σου.

Φοβάσαι ότι δεν θα καταφέρεις να τελειώσεις ποτέ και σε πιάνει πανικός.

Κάποιες φορές μάλιστα ήταν δική σου επιλογή να αναλάβεις τόσα πολλά πρότζεκτ ταυτόχρονα, αλλά μετά έφτασες στο σημείο να αμφιβάλεις για το αν μπορείς να τα παραδώσεις όλα εγκαίρως.

Κάθε φορά που βρίσκεσαι αντιμέτωπος με υπέρμετρο φόρτο εργασίας χρειάζεται πριν από όλα να κάνεις ένα βήμα πίσω, να πάρεις μια βαθιά ανάσα και να διαπιστώσεις τι είναι εφικτό και τι όχι.

Ακολουθούν εφτά βασικές συμβουλές, οι οποίες θα σου φανούν χρήσιμες όταν ο όγκος της δουλειάς σου υπερβαίνει κατά πολύ τα συνηθισμένα επίπεδα, αλλά και που θα σε βοηθήσουν να αποφύγεις τον υπερβολικό φόρτο εργασίας.

#1. Αποδέξου ότι δεν μπορείς να τα κάνεις όλα

Ίσως είσαι κι εσύ από εκείνους που έχουν την τάση να πιστεύουν ότι έχουν τη δυνατότητα να κάνουν πολύ περισσότερα από όσα μπορούν στην πραγματικότητα, με αποτέλεσμα να αναλαμβάνουν όλες και περισσότερες αρμοδιότητες, ολοένα και περισσότερα πρότζεκτ.

Σίγουρα σου έχουν παρουσιαστεί ευκαιρίες να αναλάβεις περισσότερη δουλειά από αυτή που προβλέπεται και απαιτείται για τη θέση σου ή το βασικό σου ρόλο. Επίσης είναι λογικό το φόρτο εργασίας να μην είναι απόλυτα ίδιος σε μόνιμη βάση.

Ενίοτε τα πράγματα είναι ήρεμα και όλα κυλούν ομαλά κι άλλοτε προκύπτουν διάφορα έκτακτα θέματα που πρέπει να επιλυθούν, κι αυτό κοστίζει χρόνο και κόπο. Κάποιες φορές πάλι, υποκύπτεις στην πρόκληση να κάνεις κάτι επιπλέον ή καλύτερο από το σύνηθες.

Κι όμως πρέπει να είσαι ρεαλιστής. Πρέπει να έχεις το θάρρος και να είσαι έτοιμος να παραδεχτείς ότι η κατάσταση έχει ξεφύγει. Αναγνώρισε το γεγονός ότι δεν μπορείς να τα κάνεις όλα και αναζήτησε καλύτερες και πιο πρακτικές λύσεις.

Ακόμα κι όταν έχεις να αντιμετωπίσεις μια κατάσταση στην οποία τα πράγματα δεν πηγαίνουν όπως τα σχεδίασες και τα προγραμμάτισες αρχικά, πρέπει να είσαι σε θέση να παραδεχτείς με ειλικρίνεια στον εαυτό σου και στους συνεργάτες ή τους ανωτέρους σου ότι δεν πάει άλλο κι ότι οι συνθήκες για σένα είναι δυσμενείς, τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε προσωπικό επίπεδο.

Όσο εξασκείς την ικανότητα σου να αντιλαμβάνεσαι εγκαίρως τι είναι εφικτό και τι όχι και είσαι ειλικρινής με τις αντοχές και τις δυνατότητές σου, τόσο πιο γρήγορα θα ανταπεξέρχεσαι στο φόρτο εργασίας που αναλαμβάνεις.

#2. Αφιέρωσε χρόνο στον προγραμματισμό

Όταν επενδύσεις τον απαραίτητο χρόνο για να κάνεις έναν αποτελεσματικό σχεδιασμό των καθηκόντων σου και να προγραμματίσεις τον τρόπο και τα βήματα της δουλειάς σου, εξοικονομείς τελικά πολλαπλάσιο χρόνο.

Ξεκινώντας κατευθείαν να δουλεύεις βιαστικά και παρορμητικά, ξοδεύεις αρκετό χρόνο στην πορεία προσπαθώντας να προχωρήσεις τη δουλειά σου σπασμωδικά και χωρίς οργάνωση και συντονισμό.

Για παράδειγμα, πριν ξεκινήσεις ένα νέο πρότζεκτ, αφιέρωσε χρόνο για να σκεφτείς τα παρακάτω:

• Ποιος είναι ο σκοπός του πρότζεκτ;
• Πόσο σημαντικό είναι;
• Τι χρειάζεται για να είναι έτοιμο να παραδοθεί;
• Ποιο θα ήταν το καλύτερο δυνατό και ποιο το χειρότερο δυνατό αποτέλεσμα;
• Ποιοι είναι οι σημαντικότεροι δείκτες απόδοσης;
• Υπάρχει ένα συγκεκριμένο πλάνο για την πορεία του πρότζεκτ ή κάποιοι ενδιάμεσοι στόχοι;
• Με ποιον πρέπει να συνεργαστώ γι’ αυτό το πρότζεκτ;
• Ποιες είναι οι αρμοδιότητες των συνεργατών;
• Υπάρχουν κάποια σημεία, στα οποία μπορώ να συμβιβαστώ με κάτι λιγότερο ακριβές;
• Ποια είναι τα στάδια απολογισμού της πορείας του πρότζεκτ;
• Ποιες είναι οι ενδεχόμενες προκλήσεις που μπορεί να συναντήσουμε στην πορεία και ποιες είναι οι πιθανές λύσεις αντιμετώπισής τους;

Έχοντας εκ των προτέρων πλήρη εικόνα των καθηκόντων σου, το ακριβές αντικείμενο του πρότζεκτ και των επιθυμητών αποτελεσμάτων, γλιτώνεις πολύ χρόνο από άσκοπες κινήσεις και περιττή δουλειά. Ο αρχικός προγραμματισμός σε βοηθά επίσης να ξεκαθαρίσεις τις προτεραιότητες και να τηρήσεις τα χρονοδιαγράμματα και τελικά να εξασφαλίσεις τον απαιτούμενο χρόνο για να δουλέψεις συγκεντρωμένα και αφοσιωμένος στους στόχους σου.

#3. Επικεντρώσου σε ό,τι έχει προτεραιότητα

Είναι αδύνατο να έχουν όλα τα πράγματα προτεραιότητα, αν και πολλές φορές μας δίνεται αυτή η εντύπωση.

Σε ό,τι κι αν κάνεις, θα υπάρχει πάντα κάτι που επείγει πραγματικά, κάτι που είναι πιο σημαντικό ή κάτι που έχει μεγαλύτερη αξία από τις υπόλοιπες εργασίες σου.

Ένας τρόπος για να αυξήσεις την παραγωγικότητά σου και να εστιάσεις σε εκείνα που έχουν τη μεγαλύτερη προτεραιότητα είναι να χωρίσεις τα καθήκοντά σου σε τέσσερις κατηγορίες με βάση δύο κριτήρια: το πόσο σημαντική και το πόσο επείγουσα είναι μια δουλειά.

Έτσι θα μπορείς να ξεχωρίσεις εύκολα τα πιο σοβαρά, ώστε να ασχοληθείς κατά προτεραιότητα με αυτά.

Οι τέσσερις κατηγορίες είναι οι εξής:

1. Επείγοντα και σημαντικά (πρέπει να τα κάνεις άμεσα).
2. Σημαντικά, αλλά όχι επείγοντα (πρέπει να ορίσεις μια χρονική στιγμή για να τα κάνεις αργότερα).
3. Επείγοντα, αλλά όχι σημαντικά (μπορείς να τα αναθέσεις σε κάποιον άλλον).
4. Ούτε επείγοντα, ούτε σημαντικά (μπορείς να τα αγνοήσεις τελείως).

Μια άλλη μέθοδος για να ξεχωρίζεις τις πιο σημαντικές υποχρεώσεις είναι να ορίζεις κάθε μέρα πριν ξεκινήσεις να δουλεύεις τα πέντε πράγματα που έχουν απόλυτη προτεραιότητα για εκείνη τη μέρα. Έπειτα ξεκινάς να δουλεύεις σε αυτό που κρίνεις ως το πιο σημαντικό. Στο τέλος της μέρας κάνεις μια ανασκόπηση για να δεις κατά πόσον ολοκλήρωσες αυτά τα πέντε πράγματα.

Αν δεις ότι δεν τα κατάφερες όλα, τότε την επόμενη μέρα ξεκινάς με εκείνα που έμειναν από την προηγούμενη, κρίνοντας αντίστοιχα ποιο είναι το σημαντικότερο.

Αν μέσα στη μέρα σου ανατεθούν επιπλέον δουλειές, πρέπει να αποτιμήσεις τη βαρύτητά τους σε σχέση με τις προτεραιότητες που έχεις θέσει.

Για να μάθεις όλα τα μυστικά της διαχείρισης χρόνου, δες εδώ

#4. Μην ασχολείσαι με πολλά πράγματα ταυτόχρονα

Το ότι είμαστε αποδοτικότεροι όταν κάνουμε διάφορες δουλειές ταυτόχρονα, το λεγόμενο Multitasking, είναι δυστυχώς μύθος! Ο εγκέφαλος δεν μπορεί να επεξεργαστεί αποτελεσματικά περισσότερα από ένα πράγματα, όταν αυτά απαιτούν προσοχή και συγκέντρωση.

Γι’ αυτό είναι απαραίτητο να καταστρώσεις τη λίστα με τις δουλειές που έχουν προτεραιότητα, όπως αναφέραμε παραπάνω, ώστε να ξεκινήσεις να δουλεύεις σε αυτό που είναι το πιο επείγον ή το πιο σημαντικό και στη συνέχεια να προχωρήσεις μία-μία τις υπόλοιπες δουλειές της λίστας.

Όταν διαμοιράζεις τη συγκέντρωσή σου σε διαφορετικές περιοχές εργασίας, δε γίνεται να κρατήσεις ένα υψηλό επίπεδο απόδοσης. Δε θα είσαι 100% παρών σε όλα τα καθήκοντά σου.

Αν κατανείμεις κατάλληλα το χρόνο σου και θέσεις αυστηρά όρια για συγκεκριμένες δραστηριότητες και υποχρεώσεις, δε θα νιώθεις τόσο καταβεβλημένος και εξαντλημένος με όλα αυτά που έχεις να κάνεις.

#5. Εργάσου παρά τον φόρτο εργασίας σε χρονικά διαστήματα

Για να διατηρήσεις την ενέργεια σου, ώστε να είσαι συνεχώς παραγωγικός και να ανταπεξέλθεις στο αυξημένο φόρτο εργασίας, είναι αναγκαίο να κάνεις διάλειμμα ανά τακτά χρονικά διαστήματα.

Αρκετά αποτελεσματική γι’ αυτό το σκοπό είναι η παρακάτω μέθοδος, που λειτουργεί ως εξής:

α. Εργάσου 50 λεπτά για μια συγκεκριμένη δουλειά.

β. Μετά κάνε ένα δεκάλεπτο διάλειμμα. Το σημαντικό είναι να σηκωθείς από το γραφείο σου. Μπορείς να κάνεις μια γρήγορη βόλτα, να φας κάτι θρεπτικό ή να κουβεντιάσεις με κάποιον.

γ. Στη συνέχεια εργάσου ακόμα 50 λεπτά για την ίδια δουλειά.

δ. Έπειτα κάνε διάλειμμα για ακόμα 10 λεπτά.

ε. Το μικρό αυτό διάλειμμα ακολουθεί ένα ακόμα πενηντάλεπτο συγκεντρωμένης δουλειάς.

στ. Το επόμενο διάλειμμα είναι μεγάλο. Σταμάτησε για 30 περίπου λεπτά, ώστε να ξεφύγει το μυαλό σου εντελώς από τη δουλειά. Μπορείς να αφιερώσεις αυτό τον χρόνο στο κανονικό γεύμα της μέρας, ίσως για μερικές σωματικές ασκήσεις, για έναν μεγαλύτερο περίπατο ή για να διαβάσεις ένα μυθιστόρημα ή κάποιο περιοδικό, ώστε να χαλαρώσει το μυαλό σου.

ζ. Μετά το μεγάλο σου διάλειμμα, επαναλαμβάνεις τα βήματα α.-στ..

Χάρη σε αυτά τα διαλείμματα, τα επίπεδα της ενέργειάς σου διατηρούνται σταθερά, η ποιότητα της δουλειάς σου βελτιώνεται και μειώνονται κατά πολύ οι πιθανότητες να πάθεις υπερκόπωση.

#6. Αφιέρωσε χρόνο στον απολογισμό

Ξέρεις ακριβώς πού διαθέτεις το χρόνο σου καθημερινά; Μήπως ξοδεύεις πάρα πολύ χρόνο για κάποιες εργασίες εις βάρος μεγαλύτερων ευκαιριών;

Αφιέρωσε κάποιο χρόνο για να εξετάσεις σε ποιες ασχολίες και σε ποια πρότζεκτ διαθέτεις το χρόνο σου. Το αποτέλεσμα θα σε εκπλήξει και θα σου δώσει μια ξεκάθαρη εικόνα, ώστε να μπορέσεις να οργανώσεις διαφορετικά το χρόνο σου και να κανονίσεις σε ποια καθήκοντα πρέπει να δώσεις περισσότερο χρόνο.

Ένας απλός τρόπο για να κάνεις αυτό τον αναγκαίο απολογισμό είναι ο παρακάτω:

Σε ένα χαρτί σχεδιάζεις τρεις στήλες. Στην πρώτη στήλη βάζεις τις δουλειές που έχουν προτεραιότητα. Στη δεύτερη στήλη τις δουλειές που κάνεις καλά. Στην τρίτη στήλη γράφεις δουλειές μικρότερης αξίας.

Δίπλα σε κάθε δουλειά που σημειώνεις στην ανάλογη στήλη, γράφεις το χρόνο που χρειάστηκες γι’ αυτή. Στο τέλος της εβδομάδας, πρόσθεσε για κάθε στήλη το χρόνο που αφιέρωσες στις αντίστοιχες δουλειές.

Αν δεις ότι ξοδεύεις πάρα πολύ χρόνο σε συγκεκριμένες δουλειές, δες πώς μπορείς να προσαρμόσεις την ενασχόλησή σου για τις δουλειές της δεύτερης και της τρίτης στήλης, ώστε να είναι πιο ουσιώδης και με μεγαλύτερη συγκέντρωση για να μην τραβάει σε μάκρος.

#7. Προστάτευσε την αυτοπεποίθησή σου

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να προστατεύσεις την αυτοπεποίθησή σου, ώστε να αποφύγεις να καταβάλεις τον εαυτό σου, να αγχωθείς πολύ ή και να χάσεις την πίστη σου στις ικανότητές σου.

Όταν αντλείς καθημερινά δύναμη από την πίστη στον εαυτό σου, είσαι σε θέση να αντιμετωπίσεις πιο αποτελεσματικά τα προβλήματα που προκύπτουν, να μαθαίνεις πιο γρήγορα καινούρια πράγματα, να ανταποκρίνεσαι σε ό,τι σου ζητηθεί, να προσαρμόζεσαι σε τυχόν αλλαγές και να επωφελείσαι από πιθανές ευκαιρίες.

Η αυτοπεποίθηση σου δίνει την ικανότητα να μετατρέπεις το φόβο σε συγκεντρωμένη και ήρεμη σκέψη, επικοινωνία και δράση. Είναι το κλειδί για να βρίσκεται πάντα το μυαλό σου στην ιδανική κατάσταση για να δημιουργεί και να παράγει αποτελέσματα.

Έχοντας πίστη στον εαυτό σου και στις ικανότητές σου, είσαι σε θέση να διακρίνεις και να σκεφτείς τρόπους για να εκμεταλλευτείς κάθε ευκαιρία που σου παρουσιάζεται ή να ξεπεράσεις τις προκλήσεις που αντιμετωπίζεις καθημερινά.

Επιτυχία παρά τον φόρτο εργασίας

Είναι σκληρό να προσπαθείς να ανταπεξέλθεις σε αυξημένο φόρτο εργασίας και η συχνή έκθεση σε αυτόν μπορεί να σου προκαλέσει πρόσθετο άγχος, απογοήτευση, ακόμα και υπερκόπωση.

Το σίγουρο είναι ότι μπορείς να καταπιαστείς με το πρόβλημα, αντί να συμβιβαστείς με τις μακροπρόθεσμες συνέπειές του.

Οι συμβουλές που αναπτύξαμε παραπάνω θα σε βοηθήσουν να τα βγάλεις πέρα σε περιπτώσεις που έρχεσαι αντιμέτωπος με αυξημένο φόρτο εργασίας, ξεχωρίζοντας τα σημαντικά και τα επείγοντα και δίνοντας χρόνο για προγραμματισμό, για ανάπαυλα, αλλά και για ανασκόπηση.

Αν όμως συνεχίζεις να δυσκολεύεσαι να τα βγάλεις πέρα, αν βλέπεις ότι όλη αυτή η κατάσταση επηρεάζει αρνητικά την σωματική και πνευματική σου υγεία, ίσως είναι πιο συνετό να απευθυνθείς σε κάποιον ειδικό που μπορεί να σε βοηθήσει πιο στοχευμένα. Μην παλεύεις να τα κάνεις όλα μόνος σου, παραμένοντας δυστυχισμένος και φτάνοντας στο σημείο να μην μπορείς πλέον να ανταπεξέλθεις.

Πρέπει να κάνεις τις απαραίτητες αλλαγές για χάρη της δικής σου πνευματικής και ψυχικής υγείας.